Corespondență comercială

CAPITOLUL 1

INTRODUCERE ÎN CORESPONDENŢA DE AFACERI

Este un lucru bine cunoscut că orice scrisoare echivalează cu o carte de vizită a celui ce o expediază.

Acest fapt este de o deosebită importanţă în cazul corespondenţei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant ai societăţii / firmei care-l trimite, un mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfăşurare a unei tranzacţii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aşadar un element esenţial în cadrul unei tranzacţii, iar modalităţile de realizare a acestora s-au îmbunătăţit şi amplificat de-a lungul deceniilor devenind - după unii autori - aproape o ştiinţă.

Totuşi nu trebuie pierdut din vedere faptul că datorită dezvoltării tehnicilor de comunicare pe de o parte, cât şi amplificării schimburilor la nivel mondial, pe de altă parte, au apărut şi modalităţi noi şi rapide de transmitere a mesajelor; dar în ciuda existenţei telegrafului şi a telefonului, a telexului şi telefaxului, scrisorile comerciale continuă să-şi păstreze locul şi funcţia lor.

În fapt, abstracţie făcând de costul ridicat al mijloacelor de comunicare modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate în scris; în plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului şi a destinatarului cunoştinţe care sunt incluse în tehnicile de redactare a corespondenţei de afaceri în forma sa clasică.

Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizată din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie să corespundă regulilor de claritate, concizie şi curtoazie, circumscrise modalităţii comune de gândire care se concretizează în ceea ce literatura de specialitate numeşte stil comercial.

Pentru a capta atenţia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel concepută încât să poată fi citită cu uşurinţă, frazele să fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logică, pentru a exclude posibilitatea unei înţelegeri eronate a mesajului.

Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimările întortocheate sau ex¬agerate, repetările ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât să lungească şi să îngreuneze lectura şi înţelegerea mesajului pe care vrem să-l transmitem.

Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţii scurte, grupate logic în paragrafe.

Totuşi, deşi concisă, o scrisoare trebuie să includă formulele necesare de politeţe şi respect faţă de destinatar.

Un alt aspect ce trebuie reţinut la redactarea unei scrisori este concordanţa dintre tonul acesteia şi conţinut, în funcţie de mesajul pe care dorim să-l transmitem; acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.

Corectitudinea constituie de asemenea o cerinţă importantă în redactarea corespon¬denţei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în relaţiile dintre parteneri.

Când ne referim Ia corectitudine, avem în vedere atât aspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaţii etc.), cât şi de aspectele legate de corectitudinea gramaticală a exprimării sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizează prin folosirea unei terminologii specifice şi printr-o largă selecţie de fraze mai mult sau mai puţin stereotipe. Este de asemenea necesara însuşirea unei anumite modalităţi de exprimare, influenţată de obicei de o tendinţă stilistică sau de alta, fiecare dintre ele subordonată scopului de abordare pozitivă a mesajului de către destinatar.

1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay Out of the Letter)

Subordonată obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la obţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei.

Astfel, pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesită şi o formă de prezentare atrăgătoare, realizată prin folosirea unui material de scris corespunzător - hârtie de calitate superioară, o panglică bună, dar şi o dactilografiere corectă şi estetică.

Pentru corespondenţa oficială (de afaceri, tehnică etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibilă şi folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesităţi tehnice sau de eficienţă, în cazul operaţiunilor repetabile care au în vedere obiecte de serie sau de mică valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzacţiei şi formulare tipizate. Acestea includ cererea de ofertă, oferta, specificaţiile tehnice, lista de colisaj, factura, instrucţiunile de transport etc.

Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerinţe:

-plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în funcţie de lungimea acestuia;

-lăsarea unei margini de 2,5-3 cm în partea stângă a colii de hârtie;

-alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lăsând un spaţiu de minimum 1 cm.;

-evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;

-dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă de rândurile din text;

-continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două rânduri (la fila de continuare se fac în colţul din dreapta jos al primei file următoarele menţiuni: -/ 2; sau - over);

-menţionarea pe a doua filă a antetului de report (constând din denumirea ex¬peditorului şi a destinatarului), a datei scrisorii şi a numărului de pagini.