Secretariat și Corespondență

1. CORESPONDENTA DE AFACERI

1.1. SCRISOAREA DE AFACERI

Orice scrisoare echivaleaza cu o carte de vizita a celui care o expediaza.

Acest fapt este de o deosebita importanta în cazul corespondentei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societatii / firmei care-l trimite, un mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfasurare a unei tranzactii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie asadar un element esential în cadrul unei tranzactii, iar modalitatile de realizare a acestora s-au îmbunatatit si amplificat de-a lungul deceniilor devenind – dupa unii autori – aproape o stiinta.

Pentru a capta atentia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceputa încât:

- sa poata fi citita cu usurinta, frazele sa fie precise, clare, exprimate într-o succesiune logica, pentru a exclude posibilitatea unei întelegeri eronate a mesajului;

- sa se evite frazele lungi, exprimarile întortocheate sau exagerate, repetarile ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât sa lungeasca si sa îngreuneze lectura si întelegerea mesajului pe care vrem sa-l transmitem;

- sa se realizeze fixarea ideilor în propozitii scurte, grupate logic în paragrafe;

- sa includa formulele necesare de politete si respect fata de destinatar.

- sa se realizeze concordanta dintre tonul acesteia si continut; în functie de mesajul de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.

- sa fie redactata corect, deoarece scrisoarea poate fi folosita adesea ca document în relatiile dintre parteneri.

Corectitudinea, vizeaza atât aspectele legate de continutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotatii etc.), cât si de aspectele legate de corectitudinea gramaticala a exprimarii sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii se realizeaza prin folosirea unei terminologii specifice si printr-o larga selectie de fraze mai mult sau mai putin stereotipe. Este de asemenea necesara însusirea unei anumite modalitati de exprimare, influentata de obicei de o tendinta stilistica sau de alta, fiecare dintre ele subordonata scopului de abordare pozitiva a mesajului de catre destinatar.

Scrisorile de afaceri se diferentiaza în functie de evenimentul care le genereaza. Astfel, se întâlnesc:

- scrisori în prima forma (simple);

- scrisori de raspuns (la solicitari anterioare);

- scrisori de solicitare plati;

- scrisori concise de informare (sumar);

- scrisori pentru personalul de conducere;

- scrisori speciale: de recomandare, de anuntarea unor evenimente, raspuns la o invitatie si confirmarea ei,

- cereri si raspuns pentru acordarea de referinte, cu date personale;

- cereri de demisie si de confirmarea demisiei;

- scrisori de felicitare/condoleante;

- scrisori oficiale pentru:

- anunturi, publicitare; comenzi si confirmare de comenzi.

4 Forma de prezentare a scrisorii

Subordonata obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii pozitive asupra partenerului – forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul sau la obtinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei.

Astfel, pe lânga selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin folosirea unui material de scris corespunzator – hârtie de calitate superioara, o panglica buna – dar si o dactilografiere corecta si estetica.

Pentru corespondenta oficiala (de afaceri, tehnica etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; este posibila folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesitati tehnice sau de eficienta. În cazul operatiunilor repetabile care au în vedere obiecte de serie sau de mica valoare, se pot folosi – pentru anumite etape ale tranzactiei – si formulare tipizate. Acestea includ: cererea de oferta, oferta, specificatiile tehnice, factura, instructiunile de transport etc.

Pentru a obtine un aspect estetic al scrisorii trebuie sa se respecte câteva cerinte:

- plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în functie de lungimea acestuia;

- lasarea unei margini de 2,5 – 3 cm., în partea stânga a colii de hârtie;

- alinierea capetelor de rând în partea dreapta a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lasând un spatiu de minimum 1 cm.;

- evitarea despartirii cuvintelor în silabe la capatul rândului;

- dispunerea textului în paragrafe, lasând între acestea un interval suplimentar fata de rândurile din text;

- continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua rânduri (la fila de continuare se fac în coltul din dreapta jos al primei file urmatoarele mentiuni: -/ 2);