Comunicare cu presa

Biroul de presa este un department care are ca sarcina principala stabilirea si mentinerea relatiilor de comunicare intre organizatie si mass-media. Este direct subordinat conducerii organizatiei si trebuie sa fie in permanenta legatura ca sa poata sa exprime in fata presei informatiile corecte si trebuie sa existe o cooperare permanenta cu toate departamentele.

Activitati specifice biroului de presa:

- cautarea si selectarea informatiei in interiorul organizatiei (ei trebuie sa solicite informatia, sa fie in contact cu cei care lucreaza in interior dar si in exterior, cu partenerii, cu concurenta);

- crearea si reactualizarea documentelor de baza referitoare la organizatie;

- crearea materialelor si organizarea manifestarilor pentru presa (conferinta de presa, briefing, vizita de presa, etc);

- crearea de contacte individuale cu jurnalistii (sa cunoasca tipurile de media care exista si sa stabileasca contacte cu ei, sa stie cine se ocupa de domeniile respective, sa stabileasca relatii bune cu jurnalistii si sa le mentina);

- cautarea si selectarea informatiilor externe (o arhiva cu materiale in care e pomenita institutia lor pentru a sti ce se scrie in presa pentru a vedea ce trebuie indreptat, daca constata ca se vorbeste in mod negativ despre organizatie atunci trebuie sa anunte pe toti pentru a repara situatia) - revista presei;

Organizarea biroului de presa:

- unde va fi amenajat

- cati membrii, cu ce se ocupa

- trebuie sa fie in incinta organizatiei si aproape de conducere

- plasata intr-un loc accesibil pentru jurnalisti

- sa fie un spatiu adecvat

Ce echipamente sunt necesare:

- telefon cu iesire in exterior, fax

- calculator conectat la internet

- televizor sa urmareasca emisiunile

- imprimanta, xerox, videoplayer pentru a inregistra

Numar de membrii: dupa buget, dupa marimea organizatiei.

Criterii de alegere a angajatilor: competenta profesionala, studii de specialitate.

Aptitudinile unui reprezentatnt al biroului de presa:

- sa fie sociabil, sa aiba tact, rabdare

- abilitatea de a ceda uneori in fata jurnalistilor sau sa creeze impresia aceasta

- prezenta de spirit, imaginatie, capabil de a se descurca in situatii limita

- capacitate de analiza si sinteza, simt organizatoric

- abilitati de comunicare, disponibilitate

C2

Fisierele de presa

Activitatea oricarui birou de presa incepe cu realizarea fisierelor de presa. Astfel ca un fisier de presa bine realizat permite:

- recenzarea jurnalistilor din institutiile de presa care ar putea fi interesati de informatiile pe care le distribuiti;

- trimiterea comunicatelor, a dosarelor de presa, a invitatiilor pentru conferintele de presa sau pentru voiajele de presa catre persoanle potrivite in momentele potrivite;

- mentinerea relatiei cu jurnalistii dupa ce li s-a transmis o anumita informatie;

- o reactie prompta dupa ce o informatie a fost pusa in circulatie de catre presa;

Fisierele de presa reprezinta documente complexe si extrem de bine structurate, documente care se bazeaza pe criterii logice si functionale.

Tipologia fisierelor de presa:

Acestea se impart in patru mari categorii: doua referitoare la institutiile de presa si altele doua referitoare la jurnalisti.

1) Fisierele pentru institutiile de presa pot fi clasificate in doua mari categorii:

a) fisierul referitor la presa de informare generala

- pentru agentii de presa, posturi de radio si TV sau cotidiene

- pentru saptamanale de informare in general

Obs: Fiecare dintre aceste fisiere poate fi ramificate tinand cont de aspectul geografic (fisiere de presa centrala, regionala, locala).

b) fisierul pentru presa specializata cuprinde urmatoarele tipuri:

- dupa domeniu: economic, politic, presa financiara, stiintifica sau tehnica, culturala, sportiva

- dupa periodicitate: zilnica, saptamanala, bilunara, lunara

- dupa publicul tinta: feminina, pentru copii, pentru tineret si pensionari

- dupa hobby-uri: de gradinarit, de pescuit, de gatit

2) Fisierele referitoare la jurnalisti:

a) fisierul sistematic al jurnalistilor in care ziaristii sunt grupati dupa urmatoarele criterii: jurnalistii presei nationale, presei locale si corespondenti zonali ai agentiilor de presa, corespondentii presei straine;

b) fisierul alfabetic al jurnalistilor: jurnalistii pot fi grupati indiferent de profilul institutiei dupa criteriul numelor;

Intocmirea fisierelor de presa

Un fisier de presa se realizeaza tinand seama de un ansamblu de criterii. Aceste criterii sunt strans legate de obiectivele organizatiei si a publicului tinta vizat. Inainte de a intocmi fisierele de presa trebuie sa definim si apoi sa clasificam diferitele tipuri de public interesate direct sau indirect de informatiile furnizate de catre organizatia pe care o reprezentam.

Pentru a lamuri aspectul acesta trebuie sa ne punem urmatoarele intrebari:

- de unde isi iau informatiile aceste categorii de public?

- ce publicatii citesc aceste categorii de public?

- care sunt posturile radio si TV pe care le urmaresc?

- ce emisiuni sau rubrici prefera?

Dupa ce au fost alcatuite listele cu titlurile de publicatii se trece la rasfoirea acestora pentru a observa care este structura lor, ce tipuri de pagini si ce rubrici specifice contin.

Pe baza acestor informatii se poate realiza o selectare a publicatiilor care pot fi interesate de mesajele organizatiei. In egala masura se intocmeste o lista a jurnailstilor specializati pe diferite domenii avand drept repere fie distributia lor in caseta tehnica fie tinand seama de semnaturile care apar mai frecvent in anumite rubrici.

Continutul fisierelor de presa

Fisierele de presa trebuie constituite sistematic pe baza unor criterii logice si foarte important, trebuie aduse la zi in mod constant. Ele vor contine informatii referitoare la urmatoarele caracteristici ale ale sistemului mass-media:

a) fisierele referitoare la institutiile de presa vor cuprinde urmatoarele date:

- numele publicatiei sau al postului, adresa, numar de telefon, fax, posta electronica, site internet, grupul de presa si/sau societatea din care face parte;

- periodicitatea aparitiilor ori a difuzarii programelor de interes, tiraje sau rate de audienta, zona de distributie;

- caracteristici socio-economice sau socio-profesionale ale publicului specific, ziua si ora limita (deadline) pana la care pot fi trimise informatiile;

- teme si subiecte tratate in mod predilect de acea institutie de presa, numele redactorului sef, numele responsabililor de departamente sau rubrici;