Comunicare organizațională curs

Argument pentru necesitatea unei perspective manageriale asupra comunicării în organizaţii

Am tot privit cum aşteaptă ziariştii, cum năvălesc spre o uşă care se deschide, cum pun întrebări la care capătă sau nu răspuns. Am văzut cum se formează şi se folosesc sursele. Am citit despre jurnalismul de investigaţie, Cod Deontologic si Cod Penal.

Am văzut cum devin oamenii de orice profesie “ziarişti” sau ziarişti. Faima primilor se răsfrânge asupra celorlalţi. Cu faima de “pleavă, ziaristul trebuie să-şi facă nume. Sau aşa înseamnă că-l are?

Ca să ajungă să-şi facă nume şi semnătura să-i fie respectată, să-l caute cititorul în paginile unei publicaţii pentru că l-a descoperit integru şi vrea să afle ce mai “zice”, ziaristul trebuie să deschidă uşi; trebuie să găsească “cheia” potrivită fără ca aceasta, “cheia”, să se întoarcă împotriva sa. Si, mai ales, nu trebuie să-şi închidă uşa singur cu greşeli de începător. Nu trebuie să bâjbâie.

Modul de a se prezenta, modul de a citi în ceea ce citeşte, vede şi i se spune ar fi una dintre chei. Faptul că ştie că poate fi “citit “ la rândul său ar fi o altă cheie. Pe acelaşi lanţ de chei ar fi pregătirea sa, sursele pe care ştie să şi le formeze, să le folosească, să le respecte.

Ziaristul este el însuşi manager: conduce un ziar, un post de radio sau de televiziune, dar se conduce întâi după principii şi norme deontologice. Conduce întâi discuţia şi gestionează timp; conduce investigaţia şi gestionează timp şi spaţiu tipografic sau de emisie. Ziaristul este intermediar între interlocutorul său şi cititori, radioascultători, telespectatori. In faţa lor îşi gestionează informaţia.

Ziaristul se prezintă în faţa unei persoane care deţine informaţie, care gestionează imaginea proprie, imaginea unei personalităţi sau pe cea a instituţiei pe care o reprezintă; se află, în acelaşi timp, pe poziţia de a-i răspunde la întrebări. Să numim această persoană manager.

Un manager are principii si norme specifice poziţiei sale. Stie despre ziarist că este curios şi că pune întrebări “periculoase”, şi “ce ştie el despre organizare, planificare, producţie, vânzare?”.

Ziaristul îşi poate pune aceeaşi întrebare: ce ştie un manager despre comunicare?

Un punct comun între ziarist şi manager este informaţia. Unul vrea s-o obţină de la celălalt, iar acest “celălalt” vrea sau nu s-o ofere. Ambii au reguli de comunicare si conduită. Ambii au un anumit interes.

In numărul din luna februarie 2000 al revistei “Manager club”, la pagina 9, citând sursa “World Learning”–sunt publicate “Reguli de lucru cu presa în cadrul unui interviu”.

Se spune că presa este a patra putere în stat, iar managerul modern trebuie să ştie să lucreze cu presa. “Altfel, tot presa îl va sancţiona drastic, rezultatul fiind pierderi financiare şi de imagine greu de calculat şi, mai ales, greu de recuperat”.

Managerii sunt sfătuiţi:

-Să spună ceea ce au de spus de la bun început, mai ales în cazul presei audio-vizuale cunoscută pentru “superficialitatea” sa, datorată în parte costului unui minut de emisie, în parte permanentei crize de timp cu care se confruntă posturile de radio si de televiziune. “O declaraţie scurtă nu poate fi preluată decât integral şi corect”;

-Să se exprime pe înţelesul tuturor. Fiecare declaraţie trebuie să fie concepută astfel încât să fie înţeleasă de cei cărora li se adresează: training, P.R. sau sustenabilitate nu sunt termeni comuni;

-Să spună şi motivul pentru care nu pot oferi o informatie (nu o cunosc, nu sunt siguri de ea, este confidenţială). Formule de genul “Nu am nici un comentariu de făcut” sunt mai mult acuzatoare decât diplomatice.

-Să aleagă cele mai precise şi revelante cifre, de exemplu: “3 din 5 consumatori folosesc produsul nostru”;

-Să ceară clarificări în cazul în care nu au înţeles, dar fără a inversa rolurile.

-Să îşi controleze discursul pentru că tot ce spui poate fi folosit împotriva ta ;

-In cazul unor întrebări delicate şi de neevitat, să folosească jumătăţile de adevăruri, dar să rămână cât mai aproape de adevăr.

Presa este o lume mică, în care există legături deosebit de strânse şi nenumăraţi corespondenţi locali care de-abia aşteaptă să arunce o “bombă” citând o altă sursă.

“Când supliciul s-a încheiat”, interviul adică, managerii mai primesc două-trei sfaturi:

-Să nu-l întrebe pe reporter ce se va întâmpla cu materialul. “Este inutil. Orice reporter bun nu îţi va spune”.

-Să nu ceară să vadă materialul înainte de publicare/difuzare, ci să-şi exprime disponibilitatea de a confirma anumite date pe care le va folosi reporterul în prezentare.

-Să nu facă o dramă şi să nu ceară explicaţii dacă materialul nu apare. Motivul invocat va fi spaţiul tipografic/de emisie redus, selecţia, reprogramarea materialelor şi alte asemenea explicaţii, “în fond, logice”.

“Pentru mulţi, un interviu este un supliciu. Mai mult de jumătate din intervievaţi nu-şi aduc aminte, la final, ce au răspuns.”

Majoritatea reporterilor sunt agresivi, unii chiar nepoliticoşi. La unii, acest comportament face parte din arsenalul propriu de a “descoase” interlocutorul. La alţii…” In cazul în care eşti întrerupt, ascultă şi apoi continuă, calm, ideea” .

De ce poate fi un interviu un supliciu ? Ce ştie un manager despre comunicare?

Cum îl poate influenţa în profesia sa? Ce rol îi atribuie în activitatea sa şi a celor pe care-i conduce?

Asist.univ.dr. Olimpia State în “Comunicarea si managementul” (revista “Marketing şi Management” nr.4-1999, p.216), explică: “societatea de astăzi se clădeşte pe producţia, managementul şi utilizarea informaţiei. Managerii sunt asediaţi continuu de date. Succesul lor este condiţionat de felul în care reuşesc să comunice, să gestioneze şi să utilizeze informaţiile pentru a lua decizii efective şi la timp”.

Gestionarea imensului volum de informaţii este una dintre funcţiile de bază ale comunicării. Intreprinderile constituie sisteme, componentele invididuale fiind intercorelate prin scopuri şi obiective.

“De modul cum managerii utilizează informaţia pentru a comunica unii cu alţii şi cu personalul depinde reuşita activităţii întreprinderii”.

Comunicarea leagă dezvoltarea individuală de dezvoltarea întreprinderii, urmăreşte să suscite o relaţie osmotică între salariat şi întreprindere. Tehnicile de motivare vizează acelaşi obiectiv: să motiveze, să familiarizeze cu riscul, să favorizeze spiritul de iniţiativă. Ele pun accent pe plaja consensuală dintre dorinţele individului şi interesul întreprinderii şi creează o imagine familială a întreprinderii: la locul de muncă întreprinderea devine o familie. Este un indiciu că întreprinderea se interesează de omul complet, care nu-şi lasă personalitatea la vestiar.

Comunicarea neagă ideea de interese opuse: îi transformă pe protagoniştii unei lupte în interlocutorii unei dezbateri. Comunicarea este un instrument al managementului: contribuie la consensul oamenilor într-o întreprindere; prezintă interesul întreprinderii ca direct suprapus intereselor salariaţilor; contribuie pentru a face din întreprindere o entitate omogenă prin obiective comune şi apelează la o reală participare, de “a întreprinde împreună” în jurul unei idei de asociere.

Limbajul nu presupune numai adoptarea unei limbi comune, ci cuprinde obiceiuri, ritualuri, proceduri de lucru, norme care ţin de specificitatea întreprinderii şi constituie puncte de reper împărţite pe salariaţi.

Un suport domină arhitectura de limbaj: deviza întreprinderii. “Tema comună” trebuie să fie un concept mobilizator, atractiv şi anticipativ. Valoarea sa provine mai întâi din faptul că a presupus o discuţie şi un consens asupra aspiraţiilor grupului.

Managementul poate să utilizeze comunicarea pentru a sensibiliza, explica şi contribui la adoptarea deciziilor.

Comunicarea este un levier al schimbării: nu se mulţumeşte să exprime identitatea prezentă a întreprinderii, ci şi pe cea proiectată în viitor.

Intr-o lume în care comunicarea reprezintă sistemul nervos al planetei, ea este considerată reţeaua de vitalitate a întreprinderii.

Comunicarea nu este un scop, ci mijlocul de adaptare, supleţea şi flexibilitatea întreprinderilor la scopurile lor.

“Intreprindere ” s.f. uzină, fabrică, unitate; “întreprinde” vb. a se apuca de, a executa, a face, a presta, a îndeplini.