Contabilitatea activității de cazare, de turism și de alimentație publică

Caracteristici ale activităţii de cazare

Activitatea de cazare se desfăşoară în cadrul unor unităţi operative specifice, reprezentând o formă a prestărilor de servicii datorită caracterului nematerial al activităţilor pe care le presupune.

Dotarea unităţilor de cazare şi calitatea diferenţiată a serviciilor determină încadrarea lor în categorii diferite şi pe această bază a tarifelor pentru prestaţiile efectuate.

Clasificarea unităţilor de cazare se realizează după următoarele criterii:

a) după importanţă

- unităţi principale: hoteluri, hanuri turistice, moteluri, cabane.

- unităţi complementare: popasuri turistice, sate de vacanţă, turism rural prin închirieri de camere de la persoane fizice.

b) după condiţiile materiale şi gradul de confort unităţile de cazare sunt încadrate pe baza unei licenţe în categorii cărora li se atribuie de la 1 la 5 stele. Pornind de la acest criteu, se determină sistemul de tarifare pentru cazare în fiecare unitate.

Tarifele de cazare exprimă valoarea serviciilor prestate şi trebuie astfel dimensionate încât să asigure acoperirea cheltuielilor şi o marjă pentru obţinerea unui profit rezonabil. Tarifele de cazare sunt diferenţiate atât în funcţie de categoria unităţii cât şi de perioada de cazare (sezon şi extrasezon).

Concomitent cu cazarea, unităţile de cazare pot pune la dispoziţia turiştilor o serie de servicii cum sunt: servicii de tratament, frizerie, coafură, cosmetică, închirieri de obiecte, spălarea lenjeriei, servicii de agrement, servicii telefonice, schimb valutar.

Documentele şi evidenţa operativă a activităţii

de cazare hotelieră

Activitatea de cazare presupune două categorii de operaţiuni:

- operaţiuni de rezervare şi închiriere spaţiilor de cazare;

- operaţiuni de urmărire şi încasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spaţiilor de cazare se face pe baza comenzii fiecărui turist sau a comenzii de rezervare întocmită de agenţiile de turism, comenzi în care se înscriu: date de identificare a unităţii solicitante, numele şi numărul solicitanţilor, durata cazării.

Comenzile se înscriu în Registrul de evidenţă al comenzilor. În momentul cazării, recepţionerul completează datele de identificare a turiştilor în cartea de imobil şi întocmeşte diagrama grupului cu scopul de a repartiza locurile de cazare. Pe această bază se întocmeşte situaţia prestaţiilor şi a decontărilor care cuprinde: tariful, numărul de zile. suma de încasat, numărul de persoane.

Pentru celelalte categorii de servicii secţiile prestatoare transmit recepţiei bonuri de servicii care se înscriu în situaţia prestaţiilor şi decontărilor. Pe baza situaţiei întocmite se emite nota de plată şi apoi factura.

Evidenţa operativă a activităţii de cazare se realizează cu ajutorul următoarelor documente:

- diagrama locurilor libere şi ocupate care urmăreşte situaţia spaţiilor de cazare;

- situaţia prestaţiilor şi decontărilor care reflectă în orice moment sumele datorate de turişti şi încasarea lor pe tipuri de servicii;

- raportul de gestiune care stabileşte zilnic situaţia încasărilor distinct pe servicii prestate şi modalităţile de încasare.

Pe lângă documentele specifice, unităţile de cazare întocmesc şi alte documente comune şi altor activităţi cum sunt: factura, nota de recepţie, chitanţa, bon de consum, stat de salarii, fişa mijlocului fix, situaţia de calcul a amortizării, ordine de plată etc.

6.1.3. Contabilitatea operaţiilor privind activitatea de cazare

1. Operaţiile de cazare sunt considerate servicii prestate de unităţile specializate, ceea ce determină înregistrarea în contabilitate a creanţelor faţă de clienţi conform facturii emise pe baza notelor de plată pentru cazarea turiştilor, document care cuprinde tariful prestaţiilor şi TVA aferentă

4111 = %

704

4427

încasare: 5xx = 411

2. Pe baza notelor privind prestările de servicii, respectiv a bonurilor emise de secţiile de frizerie, coafură, cosmetică, curăţătorie şi a chitanţei se încasează contravaloarea prestaţiilor

5311 = %

704

4427

3. Pe lângă aceste operaţii specifice, unitatea de cazare înregistrează în cursul lunii colectarea tuturor cheltuielilor generate de activitatea acesteia

- amortizare 6811 = 281

- consum de materiale consumabile 602 = 302

- cheltuieli cu telefon, servicii poştale % = 401

626

4426

- cheltuieli cu salarii 641 = 421

- cheltuieli cu colaboratorii 621 = 401

- cheltuieli cu energia şi apa % = 401

605

4426