Control și Audit Intern

CAPITOLUL 1

BAZELE TEORETICE ALE CONTROLULUI ECONOMIC, FINANCIAR ŞI GESTIONAR

Obiective:

1. Precizarea înţelesurilor noţiunii de control şi descrierea modelului general al unei acţiuni de control.

2. Descrierea rolului controlului intern în conducerea activităţilor economico-sociale.

3. Descrierea rolului controlului exercitat de stat în organizarea şi conducerea administrativă a societăţii.

4. Precizarea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească un bun sistem de control economic, financiar şi gestionar , dar şi a limitelor şi restricţiilor căreia i se supune această activitate.

5. Clasificarea principalelor forme de control, precizarea conţinutului acestora şi descrierea funcţiilor controlului financiar şi gestionar.

1.1. Definirea noţiunii de control

Orice activitatea umană, pentru a fi eficientă, trebuie să se desfăşoare în baza unor reguli sau norme. În acelaşi timp, existenţa regulilor sau normelor impune exercitarea unui control asupra modului în care acestea sunt respectate. Deci, într-o manieră foarte simplă, controlul înseamnă aprecierea conformităţii cu o normă, un standard, un model.

Într-o accepţiune mai largă, controlul reprezintă o activitate specific umană (prin aceasta înţelegând că se desfăşoară în mod conştient şi urmăreşte întotdeauna un scop), care constă în verificarea şi analiza permanentă, periodică sau inopinată a unor procese, fenomene, operaţii, informaţii, rezultate dintr-un domeniu oarecare, în scopul preîntâmpinării şi lichidării eventualelor neajunsuri.

În acest fel, controlul asigură cunoaşterea temeinică şi detaliată a realităţilor economico-sociale, dar nu se poate limita la atât. Mai important este, însă, ca el să facă judecăţi de conformitate, interpretând stările de lucruri constatate printr-o raportare continuă a acestora la obiectivele de atins, normele fixate anticipat sau regulile de desfăşurare prestabilite. Va fi posibil, în acest fel, să se determine abaterile, să se stabilească semnificaţia şi implicaţiile lor, să se identifice cauzele care le-au generat şi să se elaboreze măsurile ce se impun pentru evitarea repetării lor în viitor.

O concluzie imediată este că activitatea de control presupune cel puţin trei elemente esenţiale: cunoaştere, constatare, comparare, respectiv cunoaşterea stărilor de lucruri ideale, constatarea realităţilor practice şi compararea acestora. În unele situaţii pot interveni anumite toleranţe, care trebuie judecate în context. Concluziile sunt cele care finalizează acţiunile de control.

Ţinând cont de cele spuse până aici putem prezenta modelul general al oricărei acţiuni de control:

a) Stabilirea situaţiei ideale (care ar trebui să existe sau "de dorit"), lucru care se realizează pe baza programelor, planurilor, normelor, devizelor, modelelor, organigramelor, previziunilor etc.;

b) Precizarea toleranţelor admise, adică a devierilor sau abaterilor maxime de la situaţia ideală, care sunt permise în desfăşurarea activităţii şi care trebuie cunoscute anticipat;

c) Determinarea situaţiei reale, existentă la un moment dat sau rezultată după executarea integrală a sarcinilor, constatată direct sau indirect de către organele de control;

d) Compararea celor două situaţii (ideală şi reală) şi stabilirea abaterilor sau a diferenţelor dintre ele; se vor avea în vedere aici şi eventualele toleranţe admise;

e) Formularea concluziilor ce se desprind din acţiunea de control; este vorba în primul rând de interpretarea abaterilor şi de precizarea semnificaţiei lor, dar poate cuprinde şi propunerea sau adoptarea măsurilor ce se impun.

O menţiune care mai trebuie făcută în legătură cu finalizarea unei acţiuni de control este aceea că măsurile de luat în urma controlului nu sunt întotdeauna de competenţa organelor care îl efectuează.

1.2. Rolul controlului în conducerea activităţilor economice

Controlul are o sferă de acţiune aproape nelimitată, fiind implicat în toate activităţile umane organizate. El se manifestă ca un atribut de bază al conducerii, contribuind la armonizarea acţiunilor individuale, la asamblarea acestora într-un tot organic şi unitar. Ne gândim la faptul că orice conducere are, pe lângă atributele sale de prevedere, organizare, coordonare şi comandă, şi sarcina de a controla totalitatea acţiunilor întreprinse, pe toată durata desfăşurării lor. Asta înseamnă că mecanismele controlului se manifestă ca atribut al conducerii atât la nivelul fiecărei unităţi patrimoniale (care este vital interesată să-şi îmbunătăţească performanţele economice şi financiare), cât şi la nivelul organelor administraţiei publice (care gestionează interesele statului şi ale colectivităţilor locale) şi chiar la nivelul întregii societăţi civile (incluzând în acest caz pe toţi protagoniştii vieţii economice şi sociale, care trebuie să fie corect informaţi şi, prin aceasta, protejaţi împotriva unor riscuri potenţiale).

Rolul controlului în conducerea activităţilor economico-sociale este mai uşor de apreciat dacă privim lucrurile în mod sistemic. Este cunoscut faptul că, în viziunea lor cibernetică, activităţile economico-sociale au o desfăşurare ciclică, începând cu definirea scopului sau obiectivelor de atins, alegerea mijloacelor şi metodelor de lucru, organizarea şi desfăşurarea muncii, încheindu-se cu evaluarea efectului obţinut. Prin compararea efectului cu scopul propus se stabilesc modalităţile de reglare sau de autoreglare a sistemului. Intervenţia controlului se manifestă în toate etapele proiectării, organizării şi desfăşurării activităţilor economico-sociale, dar mai ales în faza finală, când rezultatele obţinute (concepute ca realităţi concrete) trebuie raportate la scop (adică la situaţia care ar trebui să existe, denumită generic "situaţie ideală" sau "situaţie de dorit"). Cu această ocazie controlul stabileşte nu numai abaterile înregistrate, dar şi căile de remediere a lor.