Documente justificative contabile un prieten al realității

OBIECTIVE

1. Considerarea documentelor justificative drept avocat al partilor.

2. Ilustrarea câtorva motive de reconsiderare a rolului informational al documentelor justificative.

3. Prezentarea unor conditii de fond si forma aferente documentelor justificative.

4. Continut si circuit al câtorva documente justificative.

Am încercat sa construiesc în ochii cititorilor acestei carti o alta imagine a contabilitatii decât aceea a unei tehnici de gestionare a resurselor, drepturilor si obligatiilor aferente acestora. Pentru autorul acestor rânduri, contabilitatea înseamna de fapt o punte de comunicare între trecut si viitor, un aliat în orice proces decizional referitor la afaceri, dar si un veritabil avocat în eventualele dispute cu partenerii comerciali sau orice alta persoana interesata de informatii referitoare la o entitate.

La baza fortei probatorii în justitie, conferita contabilitatii, stau documentele justificative analizate în acest capitol, conditie sine qua non privind înregistrarea unor tranzactii economico-financiare.

De la asa-numitele documente primare (ex. factura, chitanta) si pâna la registrele de contabilitate (ex. registru jurnal, registru inventar) putem vorbi despre urmatoarele motive ale reconsiderarii rolului conferit documentelor justificative:

a) acestea ofera posibilitatea verificarii corectitudinii înregistrarilor contabile din punct de vederea al valorilor înscrise, conturilor utilizate sau perioadei de înregistrare;

b) sunt o sursa informationala referitoare la drepturile si obligatiile ce revin partilor ca urmare a tranzactiilor efectuate;

c) lipsa unor documente justificative ilustreaza fie înregistrarea unor tranzactii neautorizate, fie întreruperi ale circuitului acestor documente între partile implicate.

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991 republicata, documentele justificative ce stau la baza înregistrarilor contabile angajeaza raspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, ori le-au înregistrat în contabilitate, dupa caz. Dat fiind impactul pe care aceste documente îl exercita în evidentele contabile ale unei entitati, organismele normalizatoare au elaborat o serie de conditii de fond si forma, grupate astfel:

a) conditii de forma:

- utilizarea si completarea corecta;

- realitatea datelor înscrise;

- corectitudinea calculelor efectuate;

- semnatura persoanelor autorizate.

b) conditii de fond:

- conformitatea datelor înregistrate cu prevederile legale;

- realitatea fenomenului economic consemnat;

- eficienta operatiunilor înregistrate.

Îndeplinirea acestor conditii confera documentului forta probatorie.