Corespondența economică - scrisori și acte

Cererea personala

este o scrisoare prin care o persoana fizica, în calitate de cetatean sau salariat, solicita din partea organizatiei unde lucreaza sau din partea institutiilor si organelor de stat care îndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevazute de lege.

Cererea personala se mai numeste si petitie, cel care o adreseaza petitionar, iar dreptul, prevazut de lege, drept de petitionare. Dreptul de petitionare este reglementat prin lege, care garanteaza exercitarea lui. Legea prevede si modalitatile de exercitare si sanctiunile pentru unitatile sau salariatii care nesocotesc acest drept.

Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structura se deosebeste de cererea oficiala, fiind compusa din urmatoarele elemente:

– formula de apel (de adresare) mentioneaza functia conducatorului unitatii careia i se adreseaza cererea, însotita de cuvântul ,,Domnule ”

– textul scrisorii (cererii) se amplaseaza în centrul paginii, în raport cu celelalte elemente. Redactarea textului trebuie sa tina seama de anumite reguli de aranjare a elementelor într-o ordine prestabilita. Astfel: introducerea începe cu expresia ,,Subsemnatul(a)” urmata de numele, prenumele, locul de munca, calitatea, adresa petitionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii si constituie obiectul acesteia. În multe cazuri, ea este urmata de o motivare fundamentata; aceasta poate lipsi însa în cazul cererilor simple ca: legalizari de acte, adeverinte etc.;

– încheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formula de respect, de multumire sau de salut;

– semnatura solicitantului se amplaseaza sub text, spre dreapta;

– adresarea scrisorii se face în subsolul paginii, realizata prin completarea formulei initiale cu denumirea unitatii (Domnului Director General al Institutului de Informatica Bucuresti).

În cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca si cele initiale, cu majuscule si fara prescurtari;

– data se amplaseaza la stânga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal, data cererii este considerata data la care a fost înregistrata la unitatea destinatara.

Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi însotite de un memoriu, prin care se detaliaza motivarea cererii. În unele cazuri, cererea, ca atare, îmbraca forma unui memoriu.

Memoriul întocmit de o persoana fizica este un document prin care aceasta expune documentat o problema legata de persoana sa, evenimente dintr-o perioada trecuta, legate de persoana autorului si care explica sau fundamenteaza obiectul cererii.

Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) – serveste pentru promovarea în munca sau pentru obtinerea unor grade în serviciu. Se aseamana cu cererea personala, având un scop bine definit, ce se arata, de obicei, în final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte în sustinerea obiectului solicitat.

Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica si motiva o anumita actiune savârsita ca urmare a unei dispozitii sau reiesind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fara sa fie o cerere propriu-zisa, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subînteleasa) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumita actiune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se întocmeste un deviz, care se prezinta conducerii însotit de schita de plan si de memoriul justificativ care demonstreaza utilitatea constructiei, eficienta economica, fundamentarea amplasarii constructiei întru-un anumit loc, termenul de executie etc. si, în final, se cere aprobarea pentru executarea constructiei.

Cererea de oferta

este o scrisoare initiala emisa de o firma cu scopul de a procura produse sau de a obtine executarea unor lucrari sau prestari de servicii. Cererea de oferta este documentul prin care se declanseaza efectiv dialogul precontractual între doi parteneri.

Mijloacele de informare pentru cererea de oferta sunt:

1) calea publicitara cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor si revistelor, Internetul;

2) calea discutiilor directe între parteneri;

3) calea comunicarilor telefonice;

4) calea scrisorilor (cereri de oferta);

Într-o cerere de oferta se poate solicita partenerului potential:

a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brosuri, prospecte sau specificatii ale marfurilor;

b) o cotatie sau o oferta completa, detalii cu privire la pret, conditii de plata si livrare;

În primul caz, cererea de oferta poate fi scurta, iar în al doilea caz este necesar sa se întocmeasca o cerere de oferta mai ampla care sa indice caracteristicile marfurilor dorite, cantitatea necesara, detalii despre livrare si ambalaj, conditii de plata etc.