Economie și bazele contabilității

Registre de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatii ec.-fin. consemnate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.

Principalele registre de contabilitate sunt: Registrul - jurnal, Registrul - inventar si Rregistrul Cartea Mare. Registrul jurnal si Registrul inventar au regim de inregistrare la organele fiscale. Acestea se numeroteaza, se snuruiesc si se parafeaza inainte de depunere la organele fiscale pt. inregistrare. Aceste registre inregistrate la organele fiscale pot fi admise ca proba in cazul litigiilor unitatilor patrimoniale sau in caz de faliment.

Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, op. cu op., fara spatii libere si fara stersaturi, toate miscarile patrimoniului unitatii. Operatiile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc si in cursul aceleasi zile, pot fi recapitulate intr-un document centralizator. Registrul - jurnal se poate prezenta sub forma unui registru - jurnal general, iar unitatile cu volum mare de operatii pot utiliza pt. detaliere registre - jurnal auxiliare pt. operatii de casa si banca, decontari cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor. Periodic, de regula lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizeaza in registrul jurnal general. Se intocmeste intr-un singur exemplar. Orice inregistrare in Registrul - jurnal tb. sa cuprinda elem. cu privire la: felul, nr. si data doc. justificativ, sumele corespunzatoare operatiilor efectuate, explicatii privind operatiile respective si conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat.

Registrul - inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza anual si grupat toate elem. patrimoniale inventariate de unitati. Se intocmeste intr-un singur exemplar. La sf. fiecarui an, in acest registru se inscriu elementele de inventar dupa natura lor, suficient de detaliate pt. a putea justifica continutul fiecarui dintre posturile bilantului. La baza intocmirii acestui jurnal se afla listele de inventariere care se intocmesc lunar si procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale.

Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar si sistematic inregistrarile efectuate in Registrul – jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare si creditoare, soldul final. Registrul Cartea Mare contine cate o fila pt. fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Continutul acestui registru sta la baza intocmirii balantei de verificare.

Registrul Cartea Mare se poate prezenta sub urmatoarele forme:

a) fisa de cont pt. operatiuni diverse – este utilizata pt. evidenta analitica a furnizorilor, a clientilor, a creditorilor;

b) fisa de cont pt. valori materiale – este folosita pt. evidenta analitica a val. materiale (materiale, produse, mf);

c) cartea mare (sah) – serveste pt. organizarea contabilitatii sintetice si se vor deschide doua fise: una pt. debit si una pt. credit.

d) cartea mare centralizatoare – se completeaza numai la sf lunii si serveste pt. stabilirea rulajelor si soldurilor fiecarui cont sintetic, cumulat de la inceputul anului.

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat, completate astfel incat sa permita identificarea si controlul operatiilor efectuate. Ele se pastreaza in unitate impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lor, timp de 10 ani de la data inchiderii ex. fin. in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, tb. reconstituite in termen de max. 30 de zile de la constatare.

Pe langa aceste registre de contabilitate, agentii economici au obligatia de a intocmi lunar alte doua jurnale, cu ajutorul carora sa se realizeze concordanta intre inregistrarile contabile si documentele justificative. Aceste jurnale sunt:

1) Jurnal pentru vanzari – se intocmeste zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative.

Serveste pentru:

- inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii;

- stabilirea lunara a TVA colectata;

- controlul operatiunilor inregistrate in contabilitate, evidentiindu-se urmatoarele corelatii: totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare sa fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vanzari sau prestari de servicii si totalul coloanei TVA din jurnal sa fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427 (TVA colectata) din balanta de verificare.

2) Jurnal pentru cumparari – se completeaza zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative pt. operatiile respective.

Serveste pentru:

- inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii;

- stabilirea lunara a TVA deductibila;

- controlul operatiilor inregistrate in contabilitate, evidentiindu-se urmatoarea corelatie: totalul sumelor din coloana de TVA sa corespunda cu rulajul debitor al contului 4426 (TVA deductibila) din balanta de verificare.

Aviz de insotire a marfii

Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului;

- document ce sta la baza intocmirii facturii;

- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, a aceleasi unitati, dispersate teritorial;

- document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati in cazul transferului.

Se intocmeste in trei exemplare de culori diferite (albastru, rosu si verde) de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, a marfurilor sau a altor valori materiale, facandu-se mentiunea “Urmeaza factura”.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea “Fara factura”.

Pe avizul de insotire a marfii emis pt. valori materiale trimise spre prelucrare la terti, se face mentiunea “Pt. prelucrare la terti”.

Avizul de insotire a marfii circula:

- la furnizor:

- la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului pt. semnare de primire (exemplarul albastru);

- la compartimentul desfacere, pt. inregistrarea cantitatilor livrate si pt. intocmirea facturii (rosu si verde);

- la compartimentul financiar-contabil atasat la factura (verde);

- la cumparator:

- la magazie pt. incarcarea in gestiune, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (albastru);

- la compartimentul aprovizionare pt. inregistrarea cantitatilor aprovizionate (albastru);

- la compartimentul financiar-contabil pt. inregistrarea in contabilitate, atasat la factura (albastru).

Se arhiveaza:

- la furnizor:

- la compartimentul desfacere (rosu);

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (verde);

- la cumparator:

- la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (albastru).