Curs Managementul Proiectului

INTRODUCERE

Proiectele fac parte din viaţa noastră încă din cele mai vechi timpuri: Noe a construit arca, Apolodor din Damasc a construit podul peste Dunăre, Leonardo da Vinci a pictat Mona Lisa, Gustave Eiffel a costruit Turnul Eiffel, Henri Coandă a construit primul avion cu reacţie sau pur şi simplu fiecare dintre noi am organizat o petrecere sau am redactat un raport cu privire la o perioadă de activitate, toate acestea sunt proiecte. Se cunoaşte faptul că alte multe proiecte similare au fost finalizate cu succes chiar dacă adesea timpul şi bugetul programat pentru realizarea proiectului au fost depăşite.

Pe bună dreptate se poate pune întrebarea de ce se bucură astăzi managementul proiectelor de un atât de mare interes? Un posibil răspuns ar fi că pe de o parte s-a schimbat audienţa iar pe de altă parte miza este foarte mare. Literatura de specialitate evocă primul proiect care a folosit tehnici de gestiunea proiectului, dezvoltarea submarinului Polaris în anii ‘50 în SUA, şi aminteşte că a fost din punct de vedere tehnic şi administrativ un coşmar. Specialiştii au fost chemaţi să planifice şi să urmărească nenumărate studii, lucrări şi activităţi de producţie consumându-se munţi de hârtie pentru a documenta această muncă complicată. Oamenii credeau că managementul proiectelor este o disciplină de înaltă tehnologie caracterizată prin grafice şi tabele confuze iar realizare sa a durat extraordinar de mult fiind piatra de încercare a celor mai buni specialişti.

Cu certitudine încă este necesară îmbunătăţirea structurării problemelor tehnice complexe ridicate de diverse proiecte. Aceast lucru este necesar celor care vor să-şi facă o carieră din această meserie, pentru a înţelege cum se planifică şi cum se conduc proiectele, mai ales că în ultimii ani, proiectele sunt tot mai prezente în viaţa noastră. Tot mai multe organizaţii îşi îndeplinesc sarcinile prin realizarea de proiecte de toate tipurile şi mărimile.

În acelaşi timp a apărut o nouă specializare a managerului: managerii de proiect, oameni care chiar dacă nu şi-au propus niciodată în cariera lor să devină manageri de proiect, au înţeles ce este managementul proiectelor şi au învăţat să practice această meserie încât să fie capabili să realize un proiect cu succes pentru a înainta în carieră. În aceste cazuri, managementul proiectelor a devenit mai mult un cumul de cunoştinţe şi deprinderi necesare decât o carieră aleasă.

Prezenta lucrare ajută la înţelegerea principiilor de bază ale succesului în managementul proiectelor. Analizele tehnice complexe sunt simplifacte pentru a lua mai puţin de 10 minute pentru a fi înţelease. Cartea introduce lectorul în tipul de informaţii necesare pentru a planifica şi conduce proiectele ca şi în cele mai importante metode privind utilizarea informaţiilor în mod uşor şi eficient.

Adevărata provocare a oricăui proiect de succes este relaţia cu persoanele afectate muncii la proiect sau de care este nevoie să sprijine proiectul. Sunt prezentate sfaturi, sugestii şi modele pentru a identifica regulile jocului şi modul de implicare a lor în întregul proces de gestiune a proiectului.

Succesul managementului proiectului nu se realizează numai datorită cunoaşterii sau aplicării regulilor jocului. Tema acestei cărţi este ca tehnicile şi modelele de managementul proiectului să devină mai uşoare transformându-le în metode de gândire, căi de comunicare, moduri de comportare. Aceste metode sunt în esenţă încorporate în modul de a ne concepe munca în fiecare zi.

Să nu ne înşelăm, deşi tonul lucrării este conversaţional, ea explorează multe mijloace şi tehnici de gestiunea proiectului disponibile pentru ghidarea în planificarea proiectului, programarea derulării sale, planificarea bugetului, organizarea şi controlul specifice managemetului de proiect.

Informaţiile sunt prezentate într-o progresie logică, aceasta fiind şi calea care ar trebui urmată la slujbă (în afaceri). S-a încercat ca exemplele şi schemele (imaginile) să fie pline de sfaturi şi sugestii.

Obiectivul este să parcurgeţi cartea cu sentimentul că managementul proiectului de bună calitate este posibil şi cu determinarea de a-l practica!

Se poate citi această carte în maniere diferite, în funcţie de cunoştinţele anterioare de gestiunea proiectului, experienţă şi nevoile de informaţii curente.

Totuşi, este bina ca mai întâi să vă petreceţi ceva timp „scanând” cuprinsul şi răsfoind direct diferitele secţiuni ale cărţii pentru a vă face o impresie privind diferitele subiecte dezvoltate.

Dacă debutaţi în managementul proiectelor şi aţi început să planificaţi un proiect, citiţi Partea I-a care explică cum se planifică rezultatele proiectului, activităţile, desfăşurarea în timp şi resursele. Dacă sunteţi interesat în a găsi calea de identificare şi organizare a oamenilor şi grupurilor care vor fi implicate în unele momente din proiect, începeţi cu partea a II-a.

Prezentarea din capitolul 4 despre cum se utilizează o diagramă reţea pentru a vă planifica proiectul este cea mai detaliată prezentare tehnică din carte. Tehnica însăşi nu ia decât 10 minute pentru a fi cunoscută dar explicaţiile şi ilustraţiile pot părea oarecum copleşitoare dacă nu aţi mai folosit graficele până acum. Dacă acum folosiţi pentru prima oară această tehnică, vă sugerăm să citiţi rapid întregul capitol şi să citiţi diferitele secţiuni de mai multe ori. Cu cât citiţi textul mai mult cu atât vi se par mai logice explicaţiile. Totuşi dacă detaliile tehnice sun prea „amănunţite”, puneţi cartea deoparte şi întoarceţi-vă la ea după un timp. Este foarte posibil ca a doua sau a treia oară să capete mai mult sens.

Oricum, planificaţi-vă să citiţi fiecare capitol al acestei cărţi de mai multe ori. Adesea, cu cât citiţi mai mult un capitol, cu atât mai mult sens capătă tehnicile şi abordările discutate şi uneori, o schimbare a responsabilităţilor creează nevoi pentru anumite tehnici pe care nu le-ţi mai folosit până acum.

PARTEA I – a

DEFINIŢI PROIECTUL ŞI

DEZVOLTAŢI PLANUL DE REALIZARE

În această parte:

Adesea cea mai dificilă parte privind proiectele noi este decizia cu ce (sau de unde) să începi. Aşteptările sunt numeroase iar timpul şi resursele sunt întodeauna restrânse.

În această primă parte se identifică mod în care se diferenţiază un proiect de alte activităţi şi se prezintă paşii pentru planificarea, organizarea şi monitorizarea unui proiect.

Se oferă tehnici şi abordări specifice pentru a defini în mod clar ce dorim să îndeplinească proiectul şi pe cine este nevoie să implicăm. Se arată cum stabilim sarcinile de îndeplinit şi cât de mult să realizăm aceaste sarcini. În final se explică cum se pot estima resursele necesare pentru a sprijini activităţile proiectului.

CAPITOLUL 1

CE ESTE MANAGEMENTUL PROIECTULUI ?

Obiective

- Să aruncăm o privire la elementele de bază ale fiecărui proiect;

- Să înţelegem de ce capotează un proiect;

- Să examinăm cerinţele pentru succesul proiectelor;

- Să descoperim spiritul managementului proiectelor.

Conţinut

1.1 CE ESTE UN PROIECT?

1.1.1 Să definim proiectele

1.1.2 Definirea managementului proiectelor

1.1.3 Detaliile sau dificultăţile sarcinilor

1.2 VIAŢA ŞI TIMPUL PROIECTULUI VOSTRU

1.2.1 Faza de concepere - Plecând de la rezultate

1.2.2 Faza de planificare sau definire - Stabilirea planului

1.2.3 Faza de organizare, start sau început - Fiţi pregătiţi!

1.2.4 Faza de realizare - La treabă!

1.2.5 Faza de finalizare sau încheiere – Gata!

1.2.6 Anticiparea celor mai comune greşeli

1.2.7 Ciclul de viaţă al proiectului

1.3 DETECTAREA TIMPURIE A POTENŢIALELOR CAPCANE

1.4 SPIRITUL MANAGEMENTULUI PROIECTELOR

1.4.1 Rolul managerului de proiect.

1.4.2 Primii paşi

1.4.3 Prevenirea potenţialelor scuze

1.4.4 Eliminarea falselor aşteptări

1.4.5 Avantajele managementului proiectului

Cuvinte cheie: proiect, fazele proiectului, planificare, ipoteze, echipa proiectului

1.1 CE ESTE UN PROIECT?

Indiferent de slujbă, îndeplinim o mulţime de sarcini în fiecare zi: pregătim un memoriu, conducem o reuniune, imaginăm o companie de vânzări, ne mutăm într-un birou nou. Sau poate ziua de lucru este mai mult aşa: să usurăm accesul la sistemul informaţional, să dezvoltăm o temă de cercetare în laborator sau să îmbunătăţim imaginea publică a organizaţiei. Nu toate aceste sarcini sunt proiecte dar care anume este proiect?