Managementul în comerț

1.1. Funcţiile firmelor de comerţ

Organizarea este o categorie de o mare complexitate prin care se înţelege stabilirea şi delimitarea proceselor de muncă fizică şi intelectuală, a componentelor acestora şi gruparea pe posturi, formaţii de muncă, compartimente, în conformitate cu anumite criterii manageriale, economice, tehnice şi sociale în vederea realizării în cele mai bune condiţii a obiectivelor previzionate.

Organizarea este atât un proces cât şi un rezultat al obiectivelor firmei şi are două forme principale :

- organizarea de către manageri, ca o funcţie a organizării din cadrul procesului managerial;

- organizarea de către compartimente sau indivizi sub aspectul specializării activităţii lor.

În ceea ce priveşte firmele de comerţ, acestea îşi desfăşoară activitatea după prevederile Legii 54/1990 şi a Legii 31/1990, republicate şi adăugite, privitoare la organizarea şi conducerea societăţilor comerciale din România, completate şi republicate. O firmă de comerţ realizează o diversitate largă de activităţi cum ar fi: productive, servicii comerciale sau de comerţ propriu-zis.

Funcţia (sau funcţiunea) unei societăţi comerciale reprezintă ansamblul de activităţi - cu atribuţii şi sarcini specifice - grupate după omogenitate, destinaţie şi după anumite criterii organizatorice, orientate către atingerea obiectivelor organizaţionale ale firmei. Deosebim şase funcţii principale într-o firmă de comerţ.:

- funcţia comercială;

- funcţia de producţie;

- funcţia de cercetare-dezvoltare;

- funcţia de financiar-contabilă;

- funcţia de personal;

- funcţia de management.

1. Funcţia comercială (sau de marketing) grupează activităţile care asigură legătura cu mediul extern în scopul recepţionării semnalelor provenite dinspre mediu (cererea) dar şi al transmiterii propriei oferte spre piaţă.

Funcţia comercială este esenţială într-o firmă de comerţ. Ea asociază activităţile de bază ale firmelor din comerţ în două mari categorii: de aprovizionare şi de desfacere, care constau, în principal, din următoarele activităţi:

- cercetarea atentă a evoluţiei cererii şi a ofertei, a apariţiei şi evoluţiei produselor, a preţurilor, a concurenţei precum şi elaborarea de studii pentru fundamentarea politicii, strategiei şi tacticii firmei de comerţ;

- alegerea după criterii stabilite de conducerea firmei a furnizorilor şi a clienţilor (în special în comerţul angrosist);

- negocierea şi semnarea de contracte economice şi urmărirea realizării lor pe baza unor programe încheiate de comun acord cu furnizorii sau beneficiarii;

- stabilirea unor limite minime şi maxime ale stocurilor de mărfuri aprovizionate şi ale produselor consumate de firmă;

- participă la operaţiile de recepţia mărfurilor atunci când formele de aprovizionare-livrare o impun;

- stabilirea necesarului de mijloace de transport şi încheierea contractelor de asigurare;

- asigurarea distribuirii judicioase a mărfurilor în unităţile comerciale proprii;

- pregătirea condiţiilor necesare pentru participarea firmei la târguri, expoziţii şi saloane de mărfuri.

Orice firmă de comerţ nu poate funcţiona fără această funcţie principală. Lipsa funcţiei comerciale ar însemna că firma produce doar pentru sine, fără a ţine cont de cerinţele pieţei, ceea ce ar constitui o situaţie incompatibilă cu mecanismul de funcţionare al economiei de piaţă, bazat pe raportul cerere-ofertă.

2. Funcţia de producţie şi prestări de servicii reuneşte activităţile necesare proceselor de producţie din sfera circulaţiei mărfurilor cum ar fi: prelucrarea, mişcarea (manipularea, transportul, depozitarea) şi transformarea resurselor primare în mărfuri sau servicii comerciale.

Operaţiunile din cadrul acestei funcţii se pot grupa în trei categorii principale:

- activităţi de natură organizatorică, de pregătire a procesului de producţie din sfera circulaţiei mărfurilor cum ar fi: debitarea, sortarea, programarea, pregătirea, lansarea sau urmărirea producţiei;

- activităţi de fabricaţie (sau de execuţie) care se referă la prelucrarea, montarea, asamblarea sau ambalarea mărfurilor;

- activităţi auxiliare (sau de suport) pentru asigurarea continuităţii proceselor de fabricaţie precum: întreţinere, service, reparaţii, servicii post-vânzare etc.

Funcţia de producţie este singura dintre funcţiile unei firme de comerţ care asigură materializarea cererii. Există multe firme de alimentaţie publică, cooperative de consum din unele oraşe mici sau zone rurale cu o pondere mare a activităţilor din producţie. Astfel de firme comerciale pot fi cele de alimentaţie publică cu producţie proprie de preparate şi semipreparate culinare, cofetării, patiserii, brutării, croitorii, cizmării, cojocării, tinichigerii, frizerii, coafor, service auto, etc.

3. Funcţia de cercetare-dezvoltare grupează activităţile orientate spre studierea cererii consumatorilor, a caracteristicilor merceologice ale mărfurilor, de prognoză a vânzărilor şi a perspectivelor de extindere a afacerilor. Aceste sarcini se referă concret la proiectarea de noi produse şi servicii comerciale, dimensionarea şi amplasarea unor unităţi comerciale, cercetarea eficienţei introducerii de noi forme de vânzare, elaborarea unor studii de piaţă precum şi modernizarea logisticii comerciale.

Funcţia de cercetare-dezvoltare contribuie la introducerea progresului tehnico-ştiinţific în activitatea generală a unei societăţi comerciale. Importanţa ei este confirmată de practica economică, atunci când funcţia de cercetare-dezvoltare lipseşte, chiar dacă celelalte funcţii există, atunci firma comercială este condamnată la faliment.

4. Funcţia financiar-contabilă cuprinde activităţile legate de execuţia şi controlul financiar, folosirea raţională a capitalurilor proprii sau împrumutate, obţinerea şi repartizarea rezultatelor financiare ale firmei comerciale. Obiectivele acestei funcţii se referă la depistarea surselor de finanţare (proprii sau din exterior), gestionarea mijloacelor financiare şi evidenţierea rezultatelor financiare obţinute.

Prin intermediul acestei funcţii se asigură:

- cooperarea cu băncile şi celelalte instituţii financiare, societăţile de asigurări, furnizori, clienţi;

- determinarea nevoilor de capital pe termen scurt, mediu şi lung;

- stabilirea nivelurilor maxime ale stocurilor de mărfuri şi a celorlalte capitaluri circulante;

- realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli, a bilanţului contabil şi a altor rapoarte financiare periodice;

- calculul fondurilor disponibile pentru investiţii, a devidendelor şi a dobânzilor aferente;

- stabilirea preţurilor mărfurilor comerciale;

- efectuarea controlului financiar preventiv şi al auditului intern.

Toate aceste activităţi financiar-contabile sunt realizate în cadrul departamentului financiar-contabil condus de directorul economic (contabilul şef) al firmei comerciale. Fără existenţa resurselor financiare şi a funcţiei financiar-contabile într-o firmă comercială nu este posibilă desfăşurarea nici unei activităţi economice.

5. Funcţia de personal cuprinde activităţile destinate realizării echilibrului între interesele angajaţilor şi cele ale societăţii prin satisfacerea aspiraţiilor profesionale ale fiecărui salariat şi a obiectivelor firmei comerciale.