Negocierea în Cadrul Grupului

Stilul participativ este specific activitatii de pregatire a echipelor de negociere, dar si sedintelor de lucru ale unor organizatii mai restrînse. E vorba despre conducerea activitatilor si muncii grupurilor restrînse, în care se iau decizii în comun cu privire la actiunile si activitatile grupului de catre cei care le vor si transpune în practica. În multe situatii, modelul birocratic al luarii deciziilor, potrivit caruia unii iau decizii iar altii trebuie sa le duca la îndeplinire, este înlocuit de modelul participativ la munca si management.

Capacitatea de negociere în cadrul grupului, a membrilor acestuia, si mai ales aptitudinile de negociere ale celui care conduce sedinta de negociere, reprezinta elementele hotarîtoare ce caracterizeaza procesul de luare a deciziilor cu privire la activitatea viitoare. Importanta acestor aptitudini devine evidenta atunci cînd participantii trebuie sa ajunga la un consens în ce priveste subiectul sedintei si cînd trebuie sa si armonizeze interesele si pozitiile.

Cîteva procese comunicationale specifice grupurilor sînt de natura sa produca consecinte asupra dinamicii si rezultatului negocierilor din interiorul acestora: organizarea întîlnirii, impactul stilului de comunicare al participantilor si al liderului, identificarea solutiilor acceptabile si de succes pentru activitatea grupului si realizarea consensului final ca premisa a unei bune angajari în îndeplinirea hotarîrilor.

5.1. ORGANIZAREA SEDINTEI DE LUCRU

Renuntarea la stilul birocratic nu înseamna si renuntarea la functia de conducere. Functia de lider, de conducator al echipei, este în continuare una consacrata si recunoscuta ca atare. Importanta acesteia este cu atît mai mult acceptata cu cît managerii stiu sa si exercite atributiile în cadrul grupului pe care l conduc.

5.1.1. Cerintele unei sedinte bine organizate

Anuntarea scopului

Participantii convocati la sedinta de lucru trebuie sa cunoasca din timp scopul acesteia, si nu la începutul sedintei sau pe parcursul acesteia. Daca participantii sînt anuntati si cunosc scopul discutiilor ce urmeaza a avea loc, se vor prezenta pregatiti în vederea bunei lor desfasurari.

O sedinta se programeaza atunci cînd:

- exista probleme care solicita discutii extinse si disponibilitate pentru comunicare între membrii echipei;

- apar solicitari noi pentru echipa manageriala si pentru organizatia pe care o conduce aceasta;

- trebuie sa se adopte un punct de vedere comun într o problema de importanta pentru organizatie sau o pozitie comuna pentru echipa.

Nu întotdeauna este necesara convocarea unei sedinte. Anumite informatii si chiar informari se pot transmite si prin intermediul mijloacelor de comunicare interna ale organizatiei.

Stabilirea participantilor

De regula, la sedintele de lucru participa toti membrii echipei de conducere sau ai echipei de negociere. În functie de scopul si continutul întîlnirii, pot fi invitate si alte persoane, care sînt competente în domeniul respectiv. Participarea largita ofera ocazia unei inventarieri mai largi a problemelor si nuantelor acestora, dar poate fi si sursa unor incompatibilitati ce vor trebui depasite.