Subiecte managementul cumpărării

1. Elemente generale privind mg aprov

Aprovizionarea constă în totalitatea activităţilor implicate de obţinerea materiilor prime, materialelor, componentelor, pieselor de schimb, combustibililor, energiei necesare transpunerii în fapt a proiectelor unor produse şi obţinerii unor cantităţi prestabilite din aceste produse.Funcţionarea corespunzătoare a oricărei întreprinderi implică asigurarea la timp, în structura şi volumele necesare, a resurselor de materii prime, materiale, combustibili şi piese de schimb necesare derulării neîntrerupte a proceselor operatorii care fac obiectul de activitate al unei organizaţii. În condiţiile specifice economiei de piaţă, decizia de cumpărare devine tot mai complexă atât pentru consumatorii individuali, cât şi pentru cei industriali. În acest context, marketingul a devenit unul dintre instrumentele fundamentale de eficientizare a activităţilor organizaţiilor.Aprovizionarea resurselor materiale reprezintă activitatea prin care se asigură elementele necesare consumului producţiei, în volumul şi structura care să genereze o activitate cu un profit cât mai ridicat a unităţilor economice.Achiziţionarea reprezintă o acţiune de angajament financiar, de cumpărare a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzacţie monetară efectivă.Alimentarea reprezintă o acţiune de finalizare a procesului de aprovizionare prin trecerea în consum a resurselor materiale aduse, sau sosite, de la furnizori Desfacerea produselor înseamnă activitatea prin care se asigură vânzarea rezultatelor producţiei industriale.

2.Activitati specifice mg aprov

Managementul aprovizionării ca şi componentă a funcţiunii comerciale a întreprinderii asigură echilibrul între necesităţi şi disponibilul de resurse materiale ce poate fi asigurat de o întreprindere. Activitatea de aprovizionare urmăreşte asigurarea completă şi complexă a unităţii economice cu resurse materiale şi echipamente tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate şi cu un cost minim.Activitati specifice: 1).Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare desfăşurării, la parametrii proiectaţi a activităţii de ansamblu a unităţii economice, în primul rând a celei productive;2).Fundamentarea tehnico-economică a planului strategic şi a programelor de asigurare materială şi energetică a unităţii;3). Dimensionarea consumurilor materiale şi energetice ca bază de fundamentare a necesităţilor concretizată în elaborarea de consumuri specifice analitice;4).Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a cantităţilor economice de comandă pentru diversele tipuri de resurse materiale utilizate în cadrul organizaţiei;5).Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care să reliefeze modul de folosire a resurselor ca şi forma concretă de regăsire a acestora pe parcursul fabricaţiei;6).Alegerea furnizorilor care prezintă condiţiile cele mai avantajoase de ofertă şi asigură garanţie în vederea livrărilor pe termen scurt şi lung;7).Concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi prin negociere, emiterea de comenzi şi încheierea de contracte;8).Urmărirea operativă a derulării contractelor de aprovizionare, întocmirea fişelor pe furnizori;9).Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a partizilor de materiale sosite de la furnizori;10).Stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea internă a fluxurilor de circulaţie alegerea sistemelor eficiente de depozitare efectuarea operaţiilor de dezasamblare şi de depozitare aranjare a resurselor materiale în magazii şi depozite;11).Organizarea raţională a sistemului de servire ritmică cu resurse materiale a subunităţilor de consum ale întreprinderii, în strictă concordanţă cu cerinţele acestora, cu programele de fabricaţie care au stat la baza elaborării celor de aprovizionare;12).Controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele stabilite pentru eliminarea efectelor negative ale fenomene-lor de lipsă a materialelor din stoc, respectiv de suprastocare;13).Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi energetice pe destinaţiile de consum.

3.Locul compartimentului de aprovizionare in structura unitatilor economice

Atingerea de către o firmă a obiectivelor pentru care a fost constituită implică, pe lângă performarea în condiţii de eficienţă a proceselor operatorii, şi asigurarea ritmică a resurselor necesare desfăşurării acestora, şi de asemenea, valorificarea în condiţiile cele mai avantajoase a producţiei realizate. În acest scop, se impune găsirea celei mai adecvate şi avantajoase variante de organizare a compartimentelor de aprovizionare, desfacere şi marketing. În multe situaţii compartimentele de marketing şi de desfacere sunt reunite sub denumirea de compartiment, sector, sau departament de marketing.Modalităţile de reprezentare sunt diverse, în cele ce urmează fiind reprezentate cele mai relevante maniere de redare a unor asemenea organigrame, şi anume:organigrama pe scară orizontală,organigrama pe scară verticală,organigrama circulară.În funcţie de dimensiunile lor şi de profilul de activitate, organizaţiile prezintă trăsături caracteristice diverse. Ţinând cont de aceste elemente se pot elabora o serie întreagă de structuri organizatorice, în care compartimentele care au ca obiect direct de activitate aprovizionarea şi desfacerea produselor firmei ocupă poziţii variate, caracterizate de legături diverse cu celelalte componente ale structurii complexe din care fac parte. Pe lângă acestea, în literatura de specialitate sunt prezentate o serie de alte variante organizatorice, cum ar fi: structurarea pe divizii teritorial delimitate, structurarea pe tipuri de produse, structurarea hibridă, sau combinată.

La proiectarea structurii organizatorice este necesar să se ţină cont, cel puţin, de următoarele elemente:1).Gradul dorit de descentralizare a autorităţii în actul managerial;2).Nivelul de formalizare al normelor stabilite în cadrul organizaţiei;3).Nivelul de standardizare al activităţilor care fac obiectul de activitate al organizaţiei; 4).Complexitatea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei a cărei structură urmează a fi proiectată.

4. Sistemul de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de activitati distincte

În cadrul acestui sistem procesul de aprovizionare este scindat în principalele sale componente, şi anume: planificarea necesarului, contractarea reperelor de aprovizionat, aprovizionarea efectivă, depozitarea şi evidenţa materialelor. Sistemul presupune existenţa pentru fiecare dintre grupele de activităţi distincte amintite, a unor grupe de personal specializate. Avantajele adoptării sistemului de aprovizionare pe grupe de activităţi distincte sunt:1).Specializarea achizitorilor pe anumite tipuri de materiale , ceea ce le permite stabilirea unor relaţii permanente cu furnizorii şi o bună cunoaştere a capacităţii şi seriozităţii acestora în onorarea comenzilor la timp, la nivelurile cantitative şi calitative prestabilite;2).Posibilitatea cunoaşterii mai detaliate a pieţelor pentru fiecare grupă de materiale, datorită numărului relativ redus de repere a căror achiziţionare face obiectul de activitate al fiecăreia dintre grupele de aprovizionare. Dezavantajele acestui sistem se referă la următoarele aspecte:1).Nu creează condiţiile necesare pentru abordarea unitară a procesului de aprovizionare;2).În cazul unui nomenclator de materiale mai extins aplicarea sistemului ar presupune existenţa unui număr foarte mare de persoane angrenate în activităţile de aprovizionare;3).Sistemul ridică probleme privind urmărirea utilizării materialelor achiziţionate pe destinaţiile prestabilite de consum, datorită faptului că din acelaşi depozit se aprovizionează întreaga unitate cu materiale de un anumit tip;4). Sistemul poate fi aplicat numai în cazul în care numărul grupelor de materiale, şi corespunzător acestuia, gama materialelor utilizate în cadrul unităţii este relativ redus.

5.Organizarea compartimentului de aprovizionare pe grupe de aprovizionare, depozitare, control si utilizare, materiale omogene

Prezintă avantaje legate de specializarea activităţii lucrătorilor ca urmare a numărului redus de materiale şi de furnizori care revin unei grupe şi de posibilitatea stabilirii unor relaţii tradiţionale, de continuitate a conlucrării cu anumiţi furnizori.Dezavantajul constă în faptul că, pe plan intern, în cazul unui număr mare de puncte de consum, apar condiţii de necorelare a aprovizionării cu producţia, iar urmărirea modului de utilizare a materialelor pe destinaţii de consum este dificil.