Jurnal pentru cumpărări - Consiliul Local Pleșoi

I. Prezentarea agentului economic:

Consiliul Local Plesoi a fost infiintat prin Legea 84/2004 incepand cu data de 04.04.2004.

Functioneaza conform Legii 215/2001 privind administratia publica locala.

Administratia publica in unitatilie administrativ-teritoriale se organizeaza si functioneaza in temeiul principiilor locale, descentralizarii serviciilor publice, legalitatii si la consultantei cetatenilor in solutionarea problemelor locale.

Consiliile locale ca autoritati deliberative si primarii ca autoritati executive.

Primaria comunei Plesoi se situeaza la 30 km de Craiova, si are o populatie mai mica de 3000 locuitori, ceea ce ii confera rangul de gradul III.

II. Analiza sistemului informatic

a) Determinarea obiectivelor informatice

Această etapă presupune realizarea unei baze de date cu ajutorul programului Microsoft Access, bază de date care să furnizeze informaţii referitoare la situaţia cantitativ-valorică a unei gestiuni de materiale.

Utilizatorul poate actualiza baza de date, actualizare care constă în: modificarea înregistrărilor din baza de date, adăugarea de noi înregistrări, ştergerea înregistrărilor curente.

b) Analiza circuitului informaţional existent în sistem

Documentele justificative, dovezi scrise ale faptelor economice şi financiare, în care operaţiile economice şi financiare se consemnează la locul şi în momentul efectuării lor, servesc pentru informarea operativă în legătură cu administrarea patrimoniului agentului economic.

Caracteristica esenţială a documentelor constă în faptul că ele reflectă situaţia patrimonială şi angajează răspunderea materială. De aceea, este necesar ca documentele să îndeplinească anumite cerinţe, atât în ceea ce priveşte structura cât şi circulaţia şi păstrarea lor. Astfel, fiecare document folosit ca act justificativ de către contabilitate trebuie să conţină unele elemente obligatorii, dintre care menţionăm: denumirea documentului; denumirea şi sediul agentului economic care îl întocmeşte; numărul şi data întocmirii; menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei ( când este cazul ); datele cantitative şi valorice ale operaţiei efectuate; semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei, ale celor care au sarcina exercitării controlului financiar preventiv sau dreptul să aprobe operaţiile respective.

Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească documentele justificative au în vedere aspectul formei şi al conţinutului. Sub aspectul formei, documentele justificative trebuie să fie autentice, exact întocmite şi să cuprindă calcule corecte. Sub aspectul conţinutului, în documentele justificative trebuie să se consemneze operaţii economice şi financiare care justificative trebuie să consemneze operaţii economice şi financiare care îndeplinesc prevederile legale, sunt reale, exacte, necesare şi oportune pentru patrimoniul agentului economic.

Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilităţii este stabilit Nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitate financiară şi contabilă, pe secţiuni, astfel:

• Materiale: nota de recepţie şi constatare de diferenţe, bon de primire (consignaţie), bon de predare-transfer, restituire, bon de consum, bon de consum colectiv, aviz de însoţire a mărfii, fişă de magazie, fişă de magazie a formularelor cu regim special;

• Mijloace băneşti şi decontări: chitanţa, chitanţa fiscală, registru de casă, factură.

Documentele identificate în sistem sunt urmatoarele:

• factura fiscală;

• chitanţa;

• ordin de plata;

FACTURA FISCALĂ

Factura fiscală este un formular cu regim special de înseriere şi numerotare ce serveşte ca:

• document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi mărfurilor livrate, a livrărilor executate sau a serviciilor prestate .

• ca document de însoţire a mărfii pe timpul transportului .

• ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului.

Este un document cu regim special care se întocmeşte de obicei în trei exemplare şi are rubrică distinctă pentru valoarea TVA stabilind astfel totalul de plată.

Factura se întocmeşte în trei exemplare : primul exemplar îi revine cumpărătorului, al doilea îi revine vânzătorului, iar al treilea rămâne la cotor.

CHITANŢA FISCALĂ

Chitanţa fiscală este un document cu regim special eliberat în scopul aprovizionării cu marfă în mod deosebit de către societăţile comerciale.

Societăţile comerciale completează la livrarea mărfurilor factură sau chitanţă fiscală, în această situaţie chitanţa fiscală constituie pentru societăţile comerciale cumpărătoare un document ce aprovizionează cu marfă.

Este un document de execuţie prin care se consemnează încasarea unei sume la casieria unitaţii. Se completează în două exemplare şi poate fi semnată şi ştampilată de către furnizor.

ORDIN DE PLATĂ

Ordinul de plată este un titlu de credit prin care se constată angajamentul clientului (semnatarului) de a plati el însuşi beneficiarului sau la ordinul acestuia, o sumă de bani, la o anumită dată.

Întocmirea unei scheme de flux informaţional (modul în care circulă documentele)

Fluxul informaţional reprezintă ansamblul datelor, informaţiilor, deciziilor referitoare la anumite activităţi, vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumită viteză, frecvenţă şi pe anumiţi suporţi informaţionali.

El presupune stabilirea prealabilă prin intermediul structurii organizatorice a punctelor de emisie şi recepţie, iar existenţa efectivă a acestuia presupune efectuarea unor operaţii ca: înregistrări; prelucrări; transmiteri; stocări.

Pentru caracterizarea fluxului informaţional prezintă interes urmărirea anumitor parametri: viteza de deplasare; conţinutul, forma, frecvenţa.

Evaluarea critică a sistemului informaţional existent

Deoarece cunoaştem sistemul informaţional care face obiectul automatizării, acesta este studiat pentru a i se determina toate punctele slabe, neajunsurile şi limitările, care trebuiesc corectate prin viitorul sistem informatic.

Pentru a se putea aprecia sistemul, trebuie să avem în vedere o serie criterii de calitate a informaţiilor, dintre care cele mai importante sunt:

• Operativitatea informaţiilor;

• Precizia informaţiei;

• Oportunitatea informaţiilor în timp şi spaţiu;

• Spaţiile şi implicit costurile de depozitare a datelor.

Evaluarea critică a sistemului informaţional existent este reprezentat de obiectivele sistemului, mijloacele şi metodele folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor, personalul şi costurile de funcţionare.

- Evaluarea critică a obiectivelor;

- Evaluarea critică a mijloacelor de calcul;

- Evaluarea critică a personalului;

- Evaluarea critică a costurilor.