Sistem informatic de gestiune al unei firme - SC Alfa Birotică SA

Societatea SC Alfa Birotica SA este o companie cu sediul in Bucuresti, care are totodata si trei puncte de lucru in tara respectiv, Ploiesti, Brasov, Timisoara. Obiectul de activitate al acestei societati consta in distribuirea de produse de papetarie, lanturilor de librari din orasele in care SC Alfa Birotica SA isi desfasoara activitatea. Produsele comercializate de catre aceasta societate se inscriu in patru categoii, si anume: hartie de scris, hartie de impachetat, caiete, tipizate si consumabile( de ex: creta, burete, marker, etc).

Furnizorii cu care societatea colaboreaza au fost selectati in urma unor criterii riguroase cum ar fi : oferta de bunuri, seriozitate, calitate, promptitudine, imagine pe piata etc., astfel incat acestia au fost selectionati dintr-un numar restrans de orase : Bucuresti, Constanta, Timisoara, Craiova si Brasov. Societatea nu lucreaza decat cu furnizorii aflati pe o lista aprobata de conducerea SC Alfa Birotica SA

Sistemul informatic care a fost implementat in scopul gestionarii activitatii societatii are in vedere asigurarea unei “imagini fidele” din punct de vedere contabil, organizarea optima a trezoreriei in vederea evitarii incapacitatii de plata, existenta unei eficiente gestiuni a stocurilor, precum si asigurarea unei previzionari a fluxurilor de trezorerie si a si sistemului de aprovizionare.

Sistemul informatic functioneaza astfel :

Departamentul de achizitie prin intermediul responsabililor stabileste necesarul de aprovizionare si avand in vedere incadrarea in bugetul alocat si ofertele furnizorilor, emite comanda de cumparare, specificandu-se in acelasi timp si o data de livrare pentru a fi avuta in vedere de catre furnizori. Bugetul acestui departament este cuprins intre 50000 RON. si 100000 RON

Coamanda este primita de catre furnizori, care o onoreaza intotdeauna in conformitate cu data de livrare specificata. In acelasi timp cu livrarea produselor furnizorul emite factura de vanzare cumparare.

Etapele prevazute de sistemul informatic, odata cu livrarea produselor comandate sunt urmatoarele :

Receptia in cadrul societatii se realizeaza pe fiecare gestiune, identificata printr-un cod, de catre un gestionar la punctul de lucru in cauza. Produsele sunt verificate atat din punct de vedere cantitativ cat si din punct de vedere calitativ si este comparat bonul de comanda cu cel de livrare.In cazul in care sunt constatate anumite nereguli respectivele produse sunt returnate impreuna cu un bon de retur. In momentul receptiei se intocmente Nota de Intrare Receptie, consemnandu-se in gestiunea aferenta, data stocului si stocul respectiv.

Factura de vanzare cumparare este primita de departamentul contabil unde se compara cantitativ si valoric cu Nota de Intrare Receptie, in vedrea constatarii unor eventuale diferente. Concordanta facturii de vanzare cumparare cu Nota de Intrare Receptie determina inregistrarea in contabilitate a achizitei, in caz contrar, furnizorii sunt contactati telefonic pentru a fi instiintati de diferentele constatate, iar factura nu este inregistrata in contabilitate pana la remedierea situatiei. Dupa intocmirea notei contabile privind achizitia, in momentul ajungerii la scadenta a facturii sunt achitate debitele catre furnizori. Astfel departamentul contabil intocmente documentul de plata aferent facturilor in cauza. Documentele pe baza careia se efectueaza plata sunt Cecul, Ordinul de Plata si Biletul la Ordin .Deasemenea plata poate fi efectuata in numerar, caz in care se primeste Chitanta emisa de creditor. In situatia in care contravaloarea unei facturi emise de catre un furnizor - persoana juridica depaseste suma de 5000 RON, plata prin numerar se plafoneaza la 5000 RON. La introducerea furnizorilor in sistemul informatic, la rubrica ‘banca’ s-au trecut doar institutiile bancare cu cont corespondent pentru SC Alfa Birotica SA, si anume : BRD- Banca Romana de Dezvoltare, BCR- Banca Comerciala Romana, BTRL- Banca Transilvania, BPOS- Banc Post, RB- Raiffeisen Banc.Pentru facturile care nu au ajuns la scadenta, hotararea de plata se ia de catre seful contabil impreuna cu directorul financiar.