Tratarea Textelor cu Procesorul Word XP

INTRODUCERE ÎN BIROTICĂ

Definirea Biroticii

Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară pe atât de dificilă, în contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, când producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţile acestui proces de înnoire, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială.

Deşi vizează automatizarea activităţilor administrative în care birotica depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative în care tratarea textelor ocupă un loc important. Prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică a informaţiei, cu noile mijloace de stocare şi transmitere a informaţiei audio-vizuale, birotica oferă noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului şi imaginii valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

Răspândirea sistemelor multimedia a determinat creşterea gradului de îmbinare a domenilor concurente: informatica, telecomunicaţiile, audiovizualul, tehnica de calcul.

Astfel, informatizarea muncii de birou cunoaşte noi sensuri, se prefigurează „birou al viitorului”, obiect de studiu pentru disciplina Birotică.

În literatura de specialitate se spune că „Birotica desemnează ansamblul de tehnici şi procedee care urmăresc ca sarcinile de birou să fie executate de echipamente, automatizarea activităţilor administrative şi de birou”

Într-o formulare mai lejeră se poate spune că birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, distibuţie şi exploatare a informaţiei în cadrul muncii de birou. Birotica acoperă echipamente de tratare a textelor, imaginii şi cuvintelor şi apelează la mijloace de telecomunicaţii foarte variate. O componentă foarte importantă a biroticii o constituie factorul uman, care nu trebuie neglijat în nici un proiect din birotică.

Birotica-concept, structură, avantaje

Termenul de birotică a fost introdus în Franţa cu ocazia Convenţiei din anul 1976 şi provine de la sintagma BUREAU AUTOMATIQUE din care a provenit termenul BUREAUTIQE.

Birotica reprezintă, după Philippe Vuitton şi Michel Desaigne, un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informaţiei şi a comunicaţiilor între organizaţii. Odată cu răspândirea pe scară largă a micro-calculatoarelor, datorită costului lor redus şi accesibilităţii utilizării lor, acestea au putut ajunge în orice birou, lucru care a sporit considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Pentru ca termenul de birotică să fie mai bine înţeles, este necesară precizarea câtorva caracteristici ale muncii de birou.

Astfel, obiectul muncii de birou îl constituie fenomenele şi procesele informaţionale şi decizionale ale unei societăţi, unităţi, organizaţii. De o deosebită importanţă este procesul de comunicare a informaţilor şi deciziilor. Materia primă a oricărei activităţi de birou este informaţia.

Biroul reprezintă o celulă suficient de autonomă pentru a-şi impune singur ritmul de lucru, pentru a-şi defini calitatea lucrărilor. Într-un birou pot să lucreze oameni cu profesiuni diferite, integrarea şi unitatea sa fiind asigurată de activitatea biroului.

Două funcţii esenţiale ale biroului sunt:

- Funcţia de stocare şi regăsire a informaţiei;

- Funcţia de pilotare a acţiunilor, de asistare a managerului.

Comunicarea poate fi clasificată în:

a) Comunicare orală cuprinde:

- Dialogul direct;

- Convorbiri în grupuri;

- Convorbiri la distanţă;

b) Comunicarea scrisă depinde de tipul documentelor care constituie obiectul comunicării: adrese, invitaţii, decizii, contracte, circulare, etc.

c) Comunicarea informaţiei se realizează cu ajutorul dischetelor sau al compact-discurilor, care se înregistrează şi se citesc cu ajutorul calculatorului personal.

Principalele domenii de aplicaţie ale biroticii

Birotica ţine cont de diversele tipuri de informaţii care circulă în birouri şi care se pot clasa în patru categori:

- Texte (documente redacţionate de toate formele)

- Date (informaţii numerice şi alfanumerice)

- Imagini (grafice, desene, fotografii monocolore sau multicolore, informaţii vizuale fixe sau animate)

- Sunete (informaţii vocale sau sonore ce servesc comunicării între persoane şi maşini).

Birotica se aplică în:

- Pregătirea documentelor, domeniul tratării textelor şi imaginilor,

- Schimbul de informaţii sub diverse forme, domeniul telecomunicaţiilor de birou,

- Difuzarea documentelor, domeniul reproducerii electronice sau reprografiei,

- Clasarea, arhivarea şi accesul la dosare, domeniul micrografiei automatizate sau a bazelor de date numerice,

- Planificarea activităţilor de birou, domeniul sarcinilor şi timpului,

- Manipularea datelor numerice, domeniul programării informatice,

- Securitatea şi controlul activităţilor de birou, domeniul procedurilor de organizare administrativă

- Creşterea posturilor de lucru şi amenajarea lor, domeniul ergonomiei şi al arhitecturii interioare a birourilor.

În ultima vreme, calculatoarele au fost introduse masiv în edituri şi tipografi. În scurt timp tehnoredactarea computerizată va înlocui în totalitate vechile procedee bazate pe prelucrarea plumbului. Avantajele noului mod de lucru sunt enorme.

Dacă în tipografiile tradiţionale orice schimbare ulterioară presupune un efort subsatnţial din partea tipogarfului, în vremea noastră, editoarele de text pot face orice modificare în text cu un efort minim şi cu o rapiditate uluitoare.