Gestiunea Electronică a Documentelor

Capitalul intelectual al unei organizatii, reprezentând informatii si date despre produsele si serviciile sale, clientii si mediul ei de afaceri este depozitat sub forma de documente.

Cu multi ani în urma, aceste documente reprezentau “bucati de hârtie” de tipul scrisori, rapoarte, planuri de afaceri, facturi, comenzi, etc. Astazi, documentele au început sa fie tot mai mult percepute ca “documente electronice”, de la un simplu fisier pe calculator sau câteva fisiere interconectate, la documente multimedia formate din numeroase tipuri de informatie: text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene, secvente audio si video.

Cresterea exploziva a documentelor în ultimul deceniu, ca urmare a proliferarii documentelor, a creat mutatii profunde în managementul documentelor, indiferent de dimensiunea organizatiei.

Daca în 1985, conform datelor publicate de Data International Corporation, numarul documentelor s-a dublat la fiecare 5 ani, catre anul 2005 acestea se dubleaza la fiecare 6 luni. De asemenea, s-a estimat ca 10-15% din profitul unei organizatii este cheltuit pentru crearea, gestiunea si distribuirea documentelor în timp ce 60% din timpul unui individ se consuma în lucrul cu documente.

În perioada societatii industriale, resursa strategica a unei organizatii era capitalul; în societatea informationala, resursa ei strategica este informatia. În societatea informationala, cunoasterea înseamna putere iar informatia este singura cale de obtinere a cunoasterii.

În concluzie, informatia si tehnologia informationala devin:

Gestiunea Electronica a Documentelor

- agenti ai schimbarilor structurale prin reducerea nivelor ierarhice organizationale (trecerea de la structura pe verticala la structura pe orizontala);

- suport de realizare eficienta a obiectivelor de afaceri ceaa ce înseamna implicarea acesteia în fundamentarea proceselor de luare a deciziei.

Gestiunea Electronica a Documentelor

TEMA 1 De la arhivarea documentara la inteligenta colectiva

În arta razboiului, un avantaj decisiv era fara îndoiala detinerea cunostintelor (despre teren, despre arme, despre planurile sau intentiile adversarului). Inventarea informatiilor, dezinformarea, disiparea informatiilor sunt arme însa la fel de puternice ca cele de otel sau muschii. Câmpul de lupta virtual este mult mai subtil si mai complex: este cel al informatiei si mediatizarii acesteia.

Într-un mediu economic puternic concurential, întreprinderea care nu se preocupa de tendintele evolutiei pietii sale, de noile produse si de principalii concurenti, de emergenta noilor tehnologii informationale, de stocarea a ceea ce stie si de rezolvarea a ceea ce nu stie risca sa “moara” subit.

- Ce cunostinte precise conduc la avantaje competitive precise?

- Cum sa cuantificam ce stim si ce nu stim?

- Ce cunostinte sa capitalizam?

- Cum putem masura valoarea a ceea ce stim? Dar a ceea ce nu stim?

- Ce dispozitive sociale si tehnice permit facilitarea crearii si partajarii cunostintelor?

- Putem sa stim ce “stie” intreprinderea pentru a putea actiona, nu reactiona (“Knowledge Management”)?

Întrebari dificile, cu atât mai mult cu cât trebuie sa recunoastem ca în întreprinderea actuala cunostintele colective sufera de numeroase limitari:

- afectate de jocurile de putere;

- sensibile la situatia economica mondiala;

- tendinta naturala spre hiperspecializare;

- supuse rutinei;

- capitalizare laborioasa.

Chiar si în situatia în care o întreprindere devine interesata de capitalul sau de cunostinte, acceptiunea este în sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa sa elaboreze stocuri mari de norme si concepte, proceduri si brevete, gata sa fie