Proiectarea unui sistem informatic pentru un depozit de materiale de construcții

1. Situatia existenta privind managementul firmei

Societatea comerciala S.C. Varga Construct S.R.L. are ca obiect principal de activitate comertul cu ridicata al materialului lemnos si de constructii. Ea fost infiintata in anul 2004 avand un capital social initial de 50.000.000 ROL.

Societatea a avut ca asociati initiali pe domnii F.M., G.V. si P.C., fiecare avand o proportie de 33,33% din capitalul social, urmand ca mai apoi Dl. F.M. sa detina o pondere de 50%, iar G.V. si P.C. sa detina fiecare o parte de 25% din capitalul social.

Forma jurídica a firmei este S.R.L., avand ca numar de inregistrare la Registrul Comertului: J12/2332/2004, codul CAEN fiind de 5153, societatea fiind declarata la Registrul Comertului ca platitoare de T.V.A., cu codul unic de inregistrare de RO13329383.

Societatea comerciala S.C. Varga Construct S.R.L prezinta urmatoarele unitati:

- sediul central: Str. Pasteur nr. 73, Cluj-Napoca, jud Cluj;

- punct de lucru: Str. Traian nr. 89, Cluj-Napoca, jud Cluj;

- depozit: Str. Oasului nr. 102, Cluj-Napoca, jud Cluj;

- depozit: Str. Dorobantilor nr. 122, Cluj-Napoca, jud Cluj;

In ceea ce priveste numarul de angajati, firma are 3 administratori, care sunt chiar cei 3 asociati. In sediile de care dispune societatea sunt angajati cu contract de munca nelimitat un numar de 12 persoane, pe langa cei 3 asociati.

Din punct de vedere al evolutiei financiare, aceasta este in continua crestere, rata de crestere a profitului fiind progresiva, firma neinregistrand pierderi in perioada luata in calcul si anume 2004-2007.

Societatea comerciala S.C. Varga Construct S.R.L are ca principal obiectiv de activitate achizitionarea, confectionarea si vanzarea cu ridicata a urmatoarelor produse:

- materiale de constructii

- adezivi, parchet si faianta, adezivi si lianti;

- baterii sanitare, betoane, sape si mortare;

- cabine de dus, ceramica decorativa si ciment, cofraje;

- constructii alei, trotuare si platforme,corpuri de iluminat si cosuri de fum;

- echipamente si accesoriii pentru igiena in toalete;

- elemente de fixare si organe de asamblare;

- fantani arteziene si garduri metalice, gresie si faianta;

- hidroizolanti, instalatii si echipamente pentru epurarea apei;

- izolatii anticorozive, izolatii fonice si termice,linoleum, lucrari de alimentare cu apa;

- marmura, granit si materiale izolatoare;

- parchet, pardoseli din PVC,pavele, dale, grile iarba si bordure;

- perdele si galerii, pigmenti, placari gips-carton;

-etc

2. Sistemul informational – decizional, gradul de aplicare a noilor tehnologii informationale si de comunicare

Sistemul informatic utilizat in cadrul firmei este destul de complex deoarece reprezinta o combinatie de mai multe programe de specialitate in domeniul financiar-contabil, care este folosit atat la nivelul directorului general cat si la nivelul agentilor de vanzari.

In ceea ce priveste repartizarea sistemului informational, aceasta poate fi realizata daca se iau in considerare compartimentele presente in firma. Astfel: directorul general, directorul economic, precum si fiecare agent de vanzari dispun de cate un laptop, iar in ceea ce priveste persoanele aflate in subordinea directorului economic si directorului de resurse umane, fiecare dispune de cate un calculator.

In cadrul sistemului, se creaza pivoti penru a pastra legatura cu cei care lucreaza pe teren si anume agentii de vanzari.Prin aceasta legatura existenta intre cele doua subunitati, agentii de vanzari extrag documente cu privire la existenta stocurilor din depozit, precum si o lista cu preturi de vanzare aferenta ofertelor prezentate. De exmplu depozitul de pe strada Oasului este legat prin wireless cu depozitul de pe strada Dorobantilor, ceea ce inseamna ca operatiunile effectuate in acea subunitate vor fi percepute imediat de toate sediile secundare.

Toate calculatoarele sunt legate in retea, dar nu toate compartimentele au acces nelimitat la datele din retea ci fiecare compartiment are un domeniu restrictionat. In total, in cadrul sistemului, exista 10 de calculatoare dispersate astfel:

- directorul general – 1 calculator

- directorul economic – 1 calculator

- directorul de resurse umane – 1 calculator

- sectorul contabilitate – 1 calculator

- sectorul facturare – 1 calculator

- sectorul de gestionare – 1 calculator

- sectorul casierie – 1 calculator

- fiecare agent de vanzari – cate un calculator (2)

- server – 1 calculator

Accesul la internet este deasemenea restrictionat deoarece doar directorul general, directorul economic, directorul de resurse umane si toti agentii au acces nelimitat, restul avand acces limitat la internet.

3. Pachetele de programe utilizate

Pe toate calculatoarele din firma ruleaza ca sistem de operare Windows XP, cu exceptia serverului, pe care ruleaza Windows 2000 Server.