Comportamente organizaționale - comunicarea

Comunicarea – schimbul de informaţii, idei şi sentimente – a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere şi recepţie de simboluri care au ataşate înţelesuri. Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legături între oameni, între organizaţii şi între organizaţii şi oameni, legături de esenţă informaţională.

Comunicarea este vitală în fiecare dintre funcţiile managementului. Unii specialişti au ajuns la concluzia că aceasta face parte dintre elementele manageriale importante, şi anume:

• comunicarea (schimb de informaţii de natură diferită pe cale orală şi scrisă), care ocupă aproximativ o treime din timpul de lucru;

• managementul tradiţional (planificare, luare de decizii şi control), care ocupă aproximativ tot o treime din timpul de lucru;

• coordonarea (interacţiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior şi exteriorul organizaţiei), care ocupă în jur de o cincime din timp;

• managementul resurselor umane (motivare/încurajare, sfătuire/disciplinare, controlul conflictului, angajare de personal).

Toate acţiunile manageriale au ca support fundamental dintre elementele fundamentale menţionate, comunicarea.

Prin comunicare managerul poate asigura circulaţia informaţiei; iar informaţia corectă şi utilă trebuie să ajungă la locul potrivit în momentul potrivit astfel că eforturile să se interacţioneze. În general se consideră că prin comunicare se înţelege un proces de transmitere a informaţiilor, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emiţător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

Orice proces de comunicare presupune existenţa următoarelor componente:

- Emitentul, poate fi orice persoană (manager sau executant), care deţine informaţii, idei, intenţii şi obiective şi iniţiază comunicarea. Acesta formulează mesajul, alege limbajul, receptorul şi mijlocul de comunicare.

- Receptorul, poate fi orice persoană (manager sau executant) sau grup de persoane, care primeşte mesajul. Importanţa receptorului într-o comunicare nu este mai mică decât a emitentului. Reuşita comunicării depinde de adecvarea conţinutului şi a formei de exprimare a mesajului la capacitatea de percepţie sau de înţelegere a receptorului, la starea sa sufletească.

- Mesajul reprezintă forma fizică a informaţiei transmise, ce îmbracă mai multe ipostaze-verbală şi nonverbală-sau simbolul sau ansamblul de simboluri transmise de emiţător către receptor.

- Contextul situaţional sau mediul este o componentă adiacentă care poate influenţa calitatea comunicării. El se referă la spaţiu, timp, starea psihică, interferenţele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atenţia, pot provoca întreruperi, confuzii.

- Canalul de comunicare este calea de transmitere a informaţiei, strâns legată de mesaj, sau.de traseele pe care circulă mesajele. Ele pot fi: canale formale sau oficiale şi canale informale sau neoficiale.

- Mijloacele de comunicare constituie suportul tehnic al procesului de comunicare. Contribuţia mijloacelor de comunicare este vizibilă în viteza de transmitere a informaţiilor, în acurateţea mesajului, în costul comunicării.

Comunicarea influenţează sau modifică percepţiile, atitudinile, comportamentele , sentimentele, emoţiile, opiniile unei persoane (individ) sau unui grup de persoane cu impact negativ sau pozitiv asupra acţiunilor, activităţilor din cadrul organizaţiilor.

Comunicarea este un proces fundamental între persoanele unei organizaţii din interiorul sau exteriorul organizaţii care din punct operaţional este, defapt, „ stabilirea unei corespondenţe între un univers spaţial-temporar, emiţător, şi un univers spaţial-temporar, receptor, care include noţiunea de înţelegere, transfer şi care se desfăşoară de la câmpul fenomenal pâna la câmpul de simboluri într-o structură.

Atunci când se aplică în management poartă denimirea de comunicare managerială.

Comunicarea managerială este unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizaţiei. În multe dintre organizaţiile din economiile performante se constată în prezent tendinţa de descentralizare a structurii organizaţionale şi trecerea de la cea desfăşurată pe verticală la cea desfăşurată pe orizontală; există tendinţa de adoptare a principiilor TQM (Total Quality Management), a ideii împuternicirii şi implicării angajaţilor şi a lucrului în echipe. Comunicarea internă eficace devine un element cheie al strategiei organizaţiei.

Caracteristicile esenţiale ale acesteia devin astfel:

-comunicarea trebuie să aibă loc fără încetare şi prin orice mijloace;

-comunicarea trebuie să funcţioneze la nivel emoţional mai degrabă decât intelectual.

Comunicarea managerială poate fi internă şi externă. Comunicarea managerială include aspecte complexe corelate cu procesul de schimbare nu numai în comunicarea internă, cu angajaţii, ci şi în comunicarea externă, cu furnizorii, investitori, etc. Comunicarea externă, impune efortul spre dezvoltarea deprinderilor şi aptitudinilor de comunicare managerială (deprinderea poate fi formată, dezvoltată şi perfecţionată, aptitudinea este o abilitate înnăscută), între culturi organizaţionale şi naţionale diferite.

Se observă schimbări fundamentale în acest sens:a

-apariţia unor probleme extrem de complexe (cum este responsabilitatea organizaţiei faţă de mediu);

-nevoia de transparenţă a sistemului de decizii;

-nevoia de a comunica totul şi imediat;

-credibilitatea internă şi externă a conducerilor organizaţiilor;

-nevoia schimbării percepţiei investitorilor faţă de organizaţie;

-nevoia parteneriatului cu sindicatele, mass-media.

Tehnicile fundamentale de comunicare, pot fi grupate în:

-tehnici de recepţionare a mesajelor;

-tehnici de interpretare a mesajului;

-tehnici de redare a mesajelor.

Comunicare, indiferent de forma ei de exprimare, se caracterizează prin: fluxul în dublu sens al informaţiilor; emiterea şi recepţionarea mesajelor; existenţa unui cod acceptabil, bazat pe existenţa unui vocabular bine înţeles; asigurarea unei concordanţe între realitate şi sensul mesajelor; menţinerea pe tot parcursul desfăşurării fenomenelor; legătura înversă (feed-back) ca mijloc de comunicare în dublu sens între emiţător şi receptor.