Balanța de verificare

INTRODUCERE

Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi. In orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.

Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate. Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.

Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente. Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.

In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor.

Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de ”balanta”. Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfirsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva. Legea contabilitatii prevede ca ”pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor se intocmeste, lunar, balanta de verificare”.

Gruparea si centralizarea datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obtinute in urma activitatilor desfasurate etc..

Desi in conditiiile utilizarii calculatoarelor electronice in munca de contabilitate creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza, servesc la prevederea unor chei de control in programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.

1. Notiunea, continutul si functiile balantei de verificare

In categoria procedeelor specifice metodei contabilitatii se curpinde si balanta de verificare. Ea asigura respectarea in contabilitate a echilibrului permanent impus de dubla inregistrare a elementelor patrimoniale, atat cu ocazia inregistrarii operatiilor cu elementele respective in ordine cronologica si sistematica, cat si cu ocazia calculelor aritmetice in formulele contabile compuse sau in conturi pentru stabilirea rulajelor, sumelor totale si a soldului, oferind prin aceasta garantia exactitatii inregistrarilor efectuate in contabilitatea curenta si a intocmirii unor bilanturi contabile reale si complete.

Balanta de verificare se prezinta ca un tablou enumerativ al tuturor conturilor din cartea-mare, care furnizeaza informatii in legatura cu soldurile initiale, miscarile sau rulajele intervenite intr-o anumita perioada de gestiune (luna, trimestru, semestru, an) si soldurile finale, la data intocmirii ei. Prin insumarea pe categorii a informatiilor respective se obtine punctul de plecare al controlului aritmetic oferit de contabilitate asupra inregistrarilor efectuate, in scopul mentinerii egalitatii bilantiere.

In procesul muncii practice de contabilitate, balanta de verificare indeplineste mai multe functii, dintre care:

a) Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi.

Aceasta functie consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei. Inregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari, trecerea eronata a sumelor din Registrul Jurnal in Registrul Cartea Mare si de aici in balanta, efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe, stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor, determina inegalitati intre totalurile balantei, care se semnalizeaza cu ajutorul ei, fapt ce ii confera caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalitati valorice sau a unor corelatii constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate.

b) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant

Balanta de verificare concentreaza informatiile din toate conturile folosite in contabilitatea curenta a unitatii. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilantul anual reprezinta soldurile finale ale conturilor, preluate din balanta de verificare prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului. Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul anual, potrivit principiului intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent.

c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si cele analitice

Aceasta functie consta in intocmirea unor balante de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balante se controleaza concordanta care trebuie sa existe intre datele inregistrate in contul sintetic si conturile sale analitice.

d) Functia de centralizare a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale

Cuprinzind, sub forma centralizata, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor patrimoniale inregistrate in conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfirsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbarile produse in marimea si structura patrimoniului economic, eficienta plasarii resurselor etc..

e) Functia de analiza a activitatii economice

Balanta de verificare are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico - financiare pe perioade scurte de timp, si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind astfel, singurul instrument care furnizeaza informatiile necesare conducerii operative a unitatilor patrimoniale. Aceasta analiza are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilantului contabil, cu ajutorul balantelor de verificare obtinandu-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.