Contabilitatea și analiza creanțelor și datoriilor comerciale la SC Elboris Com Srl Cluj-Napoca

CAPITOLUL I. ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA S.C. ELBORIS COM S.R.L. CLUJ NAPOCA

1.1. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ ŞI FUNCŢIONALĂ A S.C. ELBORIS COM S.R.L.

Societatea a fost fondată în anul 1994 ca Societate cu Răspundere Limitată. Activitatea ca depozit en-gross a început-o în anul 1995 cu diverse produse, punând accent pe cele din gama Ursus.

În anul 1996 a preluat distribuţia produselor Ursus pe jud. Galaţi, unde a activat timp de doi ani. În anul 1998 a început să organizeze distribuţia diverselor produse, precum băuturi alcoolice, bere, vin.

Din anul 2000 sunt distribuitori a produselor Ursus pe municipiul Cluj-Napoca şi localităţile din împrejurimi. În cursul anului 2001, considerând că este necesar, a organizat divizie separată pentru produsele Ursus.

Societatea mai are şi o secţie de producţie mobilier fier forjat, în Bistriţa. Majoritatatea produselor sunt exportate în Franţa.

Capitalul societăţii este 100% privat, deţinut de asociatul unic.

Societatea este structurată în două depozite şi divizii de distribuţie:

a) divizia de bere, cu depozit pe str. Horea nr. 33 având o suprafaţă de 1100 mp, logistica depozitului fiind compusă din 5 calculatoare în reţea, centrală proprie în birouri şi depozite, centrală telefonică şi fax.

În cadrul acestei divizii îşi desfăşoară activitatea 40 de angajaţi.

b) divizia de băuturi, cu depozit pe str. Cernavodă nr. 5-9, având o suprafaţă de depozitare de 700 de mp; logistica depozitului fiind compusă din 5 calculatoare în reţea, centrală proprie pentru birouri şi depozit, centrală telefonică, fax.

În cadrul acestei divizii îşi desfăşoară activitatea 54 de angajaţi.

c) Sectorul administrativ format din departamentul de conducere şi cel contabil.

Deosebit de important în derularea afacerii este parcul auto care are are în componenţă 41 de maşini (21 autoturisme şi 20 de autoutilitare).

Capacitatea de distribuţie a firmei este de 170.000 hl/an cu posibilităţi mari de expansiune.

Spaţiul deţinut de o afacere este un element principal care determină viabilitatea şi continuitatea afacerii. În această idee, s-a considerat, că este esenţială construirea unui sediu pentru societate. Acest lucru implică costuri ridicate, dar care vor fi recuperate în timp, prin includerea eşalonată a acestora în amortizare.

Prin construirea noului sediu s-a creat o imagine pozitivă a afacerii, imagine redată atât clienţilor tradiţionali, cât şi celor ce vor deveni clienţi. Noua imagine a firmei conferă senzaţie de modern, eficient, calitate.

Structura şi locaţia depozitelor permit accesul facil al autovehiculelor de tonaj mare, în vederea aprovizionării acestora. De asemeni, depozitele sunt situate într-o zona centrală a oraşului, aceasta asigurând proximitatea faţă de clienţi, şi posibilitatea de a satisface mai rapid cerinţele lor.

Deţinerea propriului sediu, constitute un avantaj financiar important, prin faptul că cheltuielile societăţii sunt mai mici faţă de cele ale concurenţilor, iar echivalentul acestor sume poate fi investit pentru consolidarea afacerii.

1.2. PRODUSE OFERITE DE SOCIETATE ŞI PIEŢE DE DESFACERE

Produsele distribuite de societate sunt:

-divizia de bere: Ursus şi Timişoreana

-divizia de băuturi alcoolice: 55% Prodvinalco 15% Alexandrion, 10% Garrone; 20% diverse alte băuturi din gama: Dumalex, Utovalco, şampaniile Venezia, vinuri Vinarte, Jidvei Murfatlar, etc.

Este esenţial să menţionăm faptul că S.C. Elboris COM S.R.L. este distribuitor exclusive în judeţul Cluj, atât pentru societatea URSUS, cât şi pentru alte companii de prestigiu de pe piaţă.

Pentru a avea o gamă cât mai variată de produse şi implicit pentru a răspunde cât mai bine nevoilor clienţilor distribuie, şi alte produse cum ar fi cele din gama Stalinskaya, Hermannstadt, Perfect, vinuri Jidvei, Murfatlar, Pietroase, Recaş, etc.

Prin urmare, societatea deţine o importantă poziţie pe piaţă. Ea se adresează unui număr mare de clienţi, lucru care reprezintă un punct forte vis-a-vis de concurenţă.

Portofoliul de clienţi este între 2000 şi 2800. Acest portofoliu este repartizat pe 16 agenţii cu zone şi zile de vizită prestabilite, pe baza unor rute prestabilite. Sistemul rutelor duce la o bună organizare a distribuţiei şi la eficientizarea costurilor la livrare.

Un agent deţine între 125-175 de unităţi pe zona arondată.

Sistemul de distribuţie este pe bază de precomandă cu livrare în următoarea zi.

Factorii principali de succes ai firmei sunt: echipa bine organizată, respectul faţă de client, permanentă prezenţă la problemele clienţilor şi seriozitatea firmei - care în orice condiţii şi la orice oră face livrarea pentru comanda ridicată de la client de către agent.

Şansele societăţii constau în performanţa pe care reuşeşte să o atingă şi in dezvoltarea continuă a logisticii în funcţie de standardele tot mai ridicate de distribuţie.

1.3. SISTEMUL INFORMAŢIONAL

Eficienţa sisitemului informaţional rezidă din faptul că:

• este simplu de folosit astfel încât proprietarul afacerii şi angajaţii îl agreează;

• este mai uşor de înţeles şi accesibil;

• are fiabilitate, exercită funcţiile pentru care a fost conceput, evidenţiază

dimensiunea afacerii;

• operează în mod corect;

• reduce durata de lucru;

• oferă informaţii într-un timp mai scurt, informaţii care sunt mai detaliate şi

mai relevante;

• asigura inventarierea permanentă, la zi, date exacte cu privire la stocurile

existente sau pentru întocmirea fişelor de magazii;

• în cadrul departamentului de facturare, asigură calculul automat al valorii

mărfurilor cumpărate de client precum şi discount-ul aferent acestora, dacă

este cazul;

• asigură posibilitatea stabilirii, limitării şi controlului plafonului maxim

al creditului comercial aferent fiecărui client;

• asigură controlul automat al întregului sistem de distribuţie, transport şi

depozitare;

• este proiectat astfel încât să poată furniza informaţiile la momentul oportun,

ceea ce face ca deciziile manageriale şi financiare să se bazeze pe

informaţia actuala.

Analizele aferente vânzărilor şi cele financiare se fac la sediul unităţii, cu toată echipa managerială condusă de administratorul firmei.

1.4. ORGANIGRAMA SALARIAŢILOR ŞI MODUL DE EVALUARE A ACESTORA

La fel ca şi mijloacele fixe şi echipamentele, oamenii sunt resurse – ei sunt cel mai important bun al unei afaceri. Forţa de muncă reprezintă singurul element creator al activităţii economice, ea include componente cu calificări, specializări şi trăsături de personalitate, presupune aspiraţii, experienţe sociale şi stări de spirit multiple.

Angaţii joacă un rol important în toate operaţiile afacerii. Conducerea societăţii se ghidează după două sloganuri: „La vremuri noi oameni noi” şi „Omul potrivit la locul potrivit”, ceea ce înseamnă că managerul este conştient că pentru a demara şi a asigura succesul afacerii, trebuie să se înconjoare de oamenii de care are nevoie. De multe ori angajaţii au idei excelente care pot duce la acoperirea unor noi segmente de piaţă, la perfecţionarea serviciilor oferite sau să îmbunătăţească laturile mai puţin competitive, de aceea ei sunt ţinuţi la curent în permanenţă cu schimbările care apar.