Platformă Deschisă pentru Specificații de Contabilitate

Capitolul 1

INTRODUCERE

1.1.Necesitate

Domeniul contabilităţii este evidenţa şi controlul operaţiilor economice, înregistrarea datelor provenite din operaţii economice şi măsurarea acestora pentru a sesiza eventualele diferenţe faţă de plan. Planificarea este o anticipare a activităţii, o proiectare a acesteia în viitor în conformitate cu anumite obiective, contabilitatea este reflectarea activităţii în timpul trecut. Între cele două imagini, cea propusă şi cea reală, există întotdeauna diferenţe mai mari sau mai mici. Cunoaşterea cât mai rapidă a acestor diferenţe, pentru a putea acţiona în timp util la redresarea activităţii în direcţia dorită este un deziderat de primă importantă pentru manageri. Contabilitatea manuala poate oferi aceste diferenţe, după eforturi considerabile, trimestrial, poate lunar. Contabilitatea informatizată sesiza aceleaşi diferenţe zilnic, analiza şi eventual chiar emite deciziile de redresare a eventualelor diferenţe. Controlul activităţii economice este o operaţiune continuă şi în principiu de rutină, principalul efort fiind supravegherea ca activitatea să se desfăşoare în parametrii planificaţi. Activitatea de control se poate defini prin trei acţiuni fundamentale :

-precizarea standardelor

-compararea performanţelor cu standardele

-corectarea devierilor de la standarde

În esenţă este vorba de o buclă de reglaj a unui sistem; sistemul implică însă factorul uman atât în producerea evenimentului măsurat cât şi în decizia de corecţie a acestuia. Managerul poate fi informat despre un eveniment deviant cel mai devreme imediat după înregistrarea lui, care înregistrare este şi ea post factum. Dar oricât de repede s-ar conştientiza devierea de la standarde, analiza problemei şi implementarea unei soluţii de corectare poate lua mult timp, mai mult timp decât este la dispoziţie , iar fenomenul se poate amplifica între timp. O buclă feedback simplă activată periodic nu poate asigura un control efectiv al activităţii economice. Spre exemplu, depăşirea stocurilor nu poate fi corectată imediat ce a fost sesizată, la fel depăşirea costului de producţie sau apariţia dificultăţilor în încasarea creanţelor.

1.2.Mod de realizare.Obiective.Cerinţe.

Aceste considerente au condus la implementarea unui nou concept în exercitarea controlului asupra activităţii economice : bucla de reglaj automat în care omul să fie înlocuit de calculator. Aceasta bucla de control automat asigura procesarea în timp util a informaţiilor contabile, chiar la cel mai ridicat grad de detaliu, scopul urmărit fiind respectarea standardelor precizate în planul de activitate pe termen scurt , a obiectivelor pe termen mediu şi lung , adaptarea comportamentului firmei la situaţii neprevăzute.

Acest mod de abordare cibernetic al controlului asupra activităţii contabile este ilustrat în figura următoare:

Efortul implementării unui produs informatic în contabilitate este justificat de următoarele beneficii :

- propagarea soluţiilor contabile corecte , în viitor , în înregistrarea situaţiilor identice

- evidenţierea soluţiilor multiple pentru o aceeaşi problemă, evidenţierea unei a doua opinii în situaţii ambigue, riscante

- tratarea cu succes a activităţilor de rutină , fără grad mare de complexitate dar implicând un volum foarte mare de date diferite (reglementarea taxelor, situaţii analitice etc.)

- eliminarea factorilor irelevanţi în luarea deciziilor, atenţionarea asupra situaţiilor la limită

Controlul automat exercitabil prin produsul informatic conduce la o activitate economică coerentă şi uniformă, fără devianţe prea mari de la linia planificată. Produsele informatice pentru contabilitate se orientează în următoarele direcţii: