Utilizarea Sistemelor Informatice în Domeniul Analizei Financiare a Firmei

1. INTRODUCERE

Investitiile în IT din anii 90 au ajutat foarte mult companiile sa se extinda si sa stabileasca retele de date prin conectarea la Internet, accelerându-si astfel substantial colectarea de date la nivel de întreprindere. Cu toate acestea capacitatea companiilor de a folosi în întregime aceste date – prelucrarea si transformarea lor în informatii – a ramas în urma; astfel, firmele au o multime de date dar foarte putina informatie la dispozitie.

Acum câtiva ani s-a estimat ca volumul de date la nivel de companie va creste cu rate între 75 si 150%, iar aceasta crestere nu s-a diminuat în prezent. Gartner arata ca în anul 2004 o afacere a trebuit sa discearna de aproximativ 30 de ori mai multa informatie decât în 1999. Mai mult, un recent studiu de la Berkley a determinat ca în urmatorii 3 ani va fi generat un volum de date mai mare decât a fost creat în ultimii 300.000 de ani [10]. Un alt studiu Gartner facut anul trecut arata ca o companie utilizeaza în medie 7% din datele stocate în propriile baze de date utilizate pentru informarea a aproximativ 5% din angajatii unei companii. Concluzia este foarte clara: cu toate ca afacerile au început sa devina mai complexe odata cu aparitia multiplelor tehnologii, companiile înca nu optimizeaza gradul de folosire a tehnologiei informatiei, punând astfel un semn de îndoiala asupra legaturii directe dintre IT si productivitatea unei companii.

Tot mai mult în ultima perioada se pune accent pe întelegerea aspectelor unei afaceri prin analiza si rafinarea datelor operatiunilor unei firme. Este un proces ce rezulta din datele colectate la nivel de firma din diverse activitati interne (marketing, vânzari, productie) si/sau externe (comportamentul clientilor sau al competitiei ca raspuns al activitatilor interne). Aceasta colectare este iterativa si ciclica, de aceea datele strânse trebuiesc organizate pentru a facilita transformarea lor în informatie (de ex. raportari, interogari, analize sau prezentari). Finalitatea acestor procese reprezinta un set de decizii ce afecteaza mersul si productivitatea oricarei afaceri.

Practic, procesul implica o rafinare a datelor – ele sunt extrase din baze de date (foarte mari în cele mai multe cazuri) si transformate în informatie utilizabila pentru obtinerea de raspunsuri variate la nivel executiv.

Aplicatiile utilizate permit agregarea si sumarizarea pe categorii specifice si detaliate în acelasi timp, specifice unui anumit proces sau analize, prezentând informatiile exacte si excluzând elementele în plus sau irelevante. Astfel, un factor de decizie poate monitoriza variabilele de performanta ale unei afaceri. Exemplu: vânzari pe o regiune, pe produs, pe trimestru, rata de returnari ale produselor din diverse motive sau analiza comportamentului clientilor pe baza unor analize de preferinte specifice unui anumit context predefinit.

Mai specific, se pune accent pe orice sistem informatic care poate micsora distanta dintre acumularea de date si folosirea lor cu un impact direct în îmbunatatirea productivitatii si/sau eficientei unei companii.

Astfel, daca înainte deciziile de afaceri erau luate mai mult pe baza de intuitie, rationament si experienta acumulata, neavând un fundament stiintific la baza (majoritatea companiilor nu au avut o modalitate de a folosi bazele de date existente la acea perioada folosind metodele sau modelele teoretice), în momentul de fata aplicatiile informatice clarifica procesul de decizie cu date si informatii generate din si fundamentate pe modele verificate empiric. Într-un fel, aceste aplicatii fac legatura între nevoia evidenta de folosire optima a informatiei la nivel de corporatie si modul de a deveni mai eficient, productiv si orientat catre anticiparea cât mai exacta a nevoii clientilor.

Aplicatia de fata are ca scop facilitarea analizei financiare, cunoasterea esentei fenomenelor si proceselor ce se desfasoara în spatiul microeconomic, în scopul descoperirii legitatilor care guverneaza activitatea unei firme. Ea mai poate constitui un instrument utilizat la nivel managerial pentru prevenirea factorilor cu actiune distructiva si pentru crearea, pe aceasta baza, a conditiilor manifestarii neîngradite a factorilor cu influenta pozitiva. Prin utilizarea acestei aplicatii, elemente ca prezenta factorilor perturbatori pentru activitatea firmei sau adoptarea unei strategii gresite sunt evidentiate permitând astfel luarea unor decizii de afaceri corecte si eficiente.

Utilizându-se documentele financiar – contabile de sinteza pe care orice firma este obligata sa le întocmeasca se asigura realizarea unei analize financiare corecte ce furnizeaza o imagine exacta a activitatii desfasurate de firma. De exemplu, eventualele probleme referitoare la lichiditate sau o crestere a riscului de faliment se pot observa foarte usor accesând partea respectiva din aplicatie, nefiind necesare multe cunostinte referitoare la modul de obtinere a acestor informatii.