Organizarea informatizată a contabilității privind evidența analitică a stocurilor

CAPITOLUL 1. PREZENTAREA SOCIETĂŢII

SC PROFILMET SA

1.1. PREZENTARE GENERALĂ

SC Profilmet SA a fost înfiinţată în anul 1990, fiind o societate cu capital integral privat.

Sediul societăţii este în oraşul Negreşti-Oaş, judeţul Satu Mare. Obiectul principal de activitate al societăţii este de prelucrări mecanice la rece şi la cald.

Din anul 1990 şi până în prezent, personalul a crescut continuu, ajungând astăzi la aproximativ 850 de angajaţi.

Principalul obiect de activitate al societăţii este producerea prin trefilare a unei game mari de sârmă şi cuie din oţel, produse care se desfac în proporţie de 80% la export. Alte activităţi ale societăţii sunt:

- producerea de piese prin turnare din fontă şi oţel;

- producerea de obiecte gospodăreşti: lopeţi, bazine metalice, roabe, găleţi;

- desfacerea prin magazinul propriu a materialelor de construcţii şi a obiectelor de uz gospodăresc

Produsele societăţii Profilmet SA sunt exportate în ţări ca Italia, Franţa, Ungaria, Austria, etc.

1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ ŞI FUNCŢIONALĂ

Conducerea societăţii este asigurată de către Consiliul de Administraţie, ales de Adunarea Generală a Acţionarilor pe o perioadă de 4 ani. Consiliul de Administraţie desemnează conducerea operativă a societăţii în persoana directorului general. Activitatea comercială a societăţii este condusă de directorul comercial, persoană aflată în subordinea directă a directorului general. Structura organizatorică a societăţii este prezentată în anexa nr. 1.

În subordinea directorului comercial sunt organizate birouri pe activităţi specifice, şi anume:

-biroul aprovizionare, are ca principală sarcină asigurarea cu materii prime şi materiale a societăţii în vederea desfăşurării optime a activităţii. Şeful acestui birou este în directă legătură cu directorul de producţie, împreună cu care, lunar, stabileşte necesarul de materiale şi materii prime pentru desfăşurarea în condiţii optime a producţiei. Pe baza necesarului de materiale stabilit împreună cu compartimentul marketing, se caută furnizorii de materii prime şi materiale şi în funcţie de ofertele acestora se încheie contractele de aprovizionare, precum şi graficele de livrare a mărfurilor.

După cum se poate observa, în cadrul biroului aprovizionare sunt constituite compartimente specializate, cum sunt:

-depozit materii prime. Se primesc materiile prime contractate pe baza următoarelor documente: aviz de însoţire a mărfii şi factură. Marfa este recepţionată de o comisie din cadrul compartimentului şi se întocmeşte nota de recepţie a mărfii. Pe baza notei de recepţie, bunurile intrate în magazie sunt introduse în sistemul informatic şi sunt întocmite fişele de magazie în care sunt reflectate, atât cantitativ, cât şi valoric bunurile intrate. Ieşirea materialelor din magazie se face pe baza bonurilor de consum întocmite automat de către sectorul de producţie care, după ce sunt semnate de factorii responsabili sunt prezentate la depozitul de materii prime şi pe baza lor sunt eliberate materialele înscrise şi totodată se operează în fişele de magazie ieşirile respective.

Fişele de magazie se întocmesc pe fiecare material în parte, soldul de pe fişă reprezină stocul de materiale aflate în magazie. Gestionarul răspunde de realitatea înregistrărilor în fişele de magazie şi de existentul din magazie.

Echipa de merceologi, împreună cu compartimentul transport asigură aprovizionarea ritmică de la furnizori a materialelor şi le predă la magazia de materiale.

-biroul desfacere împreună cu compartimentul marketing, are principala sarcină de a prospecta piaţa internă şi externă, de a observa evoluţia în timp a produselor fabricate de societăţi. În funcţie de evoluţia (scăderea sau creşterea necesarului de produse) informează factorii de răspundere în vederea reglării producţiei în funcţie de necesarul pieţii.

Directorul comercial încheie contracte de livrare la intern şi la export şi totodată grafice de livrare a produsului

Produsele finite sunt predate de către compartimentul de producţie către depozitul de produse finite pe baza bonului de predare întocmit automat de sistemul informatic.

Pe baza notelor de predare gestionarul de produse finite înregistrează marfa în fişa de magazie. Aceste stocuri înregistrate în fişele de magazie sunt transferate prin sistemul informatic. În baza stocului de mărfuri şi în funcţie de graficul de livrare mărfii compartimentul facturare întocmeşte factura internă sau externă pe care o prezintă compartimentului desfacere. Pe baza facturii, marfa este încărcată şi livrată. Tot pe baza facturii este descărcată marfa din fişele de magazie, soldul din fişa reprezintă stocul de marfă existent în depozit. Menţionez că fişele de magazie se întocmesc pe fiecare produs în parte.

În cadrul sectorului de producţie sunt organizate două gestiuni de stocuri:

-gestionarea stocurilor de produse în curs de fabricaţie şi

-gestionarea stocurilor de scule şi dispozitive.

Producţia în curs de fabricaţie reprezintă produsele aflate în diferite faze de fabricaţie şi care nu au fost livrate ca şi produse finite. Evaluarea corectă a producţiei în curs de fabricaţie are o mare importanţă în stabilirea corectă a rezultatelor financiare ale unităţii. Aceasta se stabileşte ca diferenţă între cantitatea de materiale şi alte servicii intrate în fluxul de fabricaţie şi volumul produselor finite expediate la depozitul de produse finite. Valoarea producţiei în curs de fabricaţie este obţinută de pe calculator pe baza comenzii de fabricaţie de pe fiecare produs în parte. Pentru fiecare comandă de fabricaţie este ţinută pe calculator o fişă a comenzii în care sunt înscrise toate materialelel, energie şi forţa de muncă consumate ca intrări şi ca ieşiri, predarea pe baza bonului de predare la magazie a produsului finit. Diferenţa dintre materialele şi forţa de muncă şi produsul finit livrat reprezintă producţia în curs de fabricaţie.

1.3. DOTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

Societatea dispune de o reţea de calcul Pentium la nivelul fiecărui compartiment şi un server central. În cadrul compartimentului comercial, fiecare gestiune este dotată cu calculatoare cu ajutorul cărora sunt realizate fişele de magazie, sunt efectuate înregistrările acestora, precum şi facturile pentru bunurile livrate.

La nivel de producţie în curs de fabricaţie, pe bază de comenzi, intrările de materiale, energie, forţă de muncă, precum şi bunurile ieşite sunt realizate pe calculator.