Proiectarea sistemului informatic privind evidența cheltuielilor generale la o societate comercială

CAPITOLUL1. ELEMENTE PRIVIND PROIECTAREA ŞI REALIZAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE

1.1. Definirea şi clasificarea sistemelor informatice

În viaţa de zi cu zi, calculatoarele sunt ceva obisnuit, ba chiar indispensabil în unele cazuri. Se poate spune cǎ trǎim într-o societate informatizatǎ în care un calculator este de fapt o “maşinarie” care prelucreazǎ o serie de informaţii pe care i le dǎm. Informaţia, este elementul esenţial din acest întreg lanţ. De fapt, în practicǎ întalnim, printre altele, doua concepte legate de aceasta si anume sistemul informaţional si sistemul informatic.

Sistemul informaţional este ansamblul de elemente implicate în procesul de colectare, transmisie, prelucrare de informaţii.

Rolul sistemului informaţional este de a transmite informaţia între diferite elemente. De exemplu, în cadrul unei unitaţi economice, rolul sistemului informaţional este de a asigura persoanele din conducere cu informaţii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altǎ naturǎ.

În cadrul sistemului informaţional se regasesc: informaţia vehiculatǎ, documentele purtatoare de informaţii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informaţiei, etc.

Printre posibile activitaţi desfaşurate în cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achiziţionarea de informaţii din sistemul de bazǎ, completarea documentelor si transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

În cadrul sistemului informaţional, majoritatea activitaţilor se pot desfǎsura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare şi apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, cǎtre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face şi el pe cale electronicǎ, prin intermediul unei reţele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare şi transmitere a datelor pe cale electronicǎ alcatuiesc un sistem informatic.

Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateazǎ tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc.

Se poate spune deci, cǎ sistemul informaţional este inclus în sistemul informatic, acesta din urmǎ fiind o componentǎ esentialǎ a primului.

Sistemele informatice acoperǎ cele mai diverse domenii. În funcţie de specializare, avem:

• Sisteme specializate, adicǎ sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problemǎ dintr-un anume domeniu;

• Sisteme de uz general, cu ajutorul cǎrora se poate rezolva o gama largǎ de probleme din mai multe domenii;

• Sisteme locale, programele necesare prelucrǎrilor de date si datele se afla pe un singur sistem de calcul;

• Sisteme pe reţea, sistemul funcţioneazǎ într-o reţea de calculatoare, caz în care, datele şi programele pot fi distribuite mai multor staţii de lucru ce fac parte din acea reţea.

În ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru în reţea, avantajele fiind evidente: transfer de date între staţii foarte rapid, costuri minime, etc.

În funcţie de localizarea datelor şi de locul în care sunt efectuate prelucrǎrile, putem avea sisteme informatice:

- Cu date centralizate, datele se aflǎ pe un singur sistem de calcul;

- Cu date distribuite, datele se aflǎ distribuite pe mai multe calculatoare în reţea;

- Cu prelucrǎri centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singurǎ staţie de lucru, indiferent de numarul staţiilor pe care sunt informaţiile de prelucrat;

- Cu prelucrǎri distribuite, mai multe calculatoare prelucreazǎ datele provenite de la unul sau mai multe calculatoare din reţea;

Dupǎ domeniul în care funcţioneazǎ, sistemele pot fi clasificate:

- Pentru baze de date, specializate în gestiunea unor cantitaţi mari de date;

- Pentru prelucrǎri ştiinţifice, specializate pe anumite domenii ştiinţifice;

- Pentru conducerea proceselor tehnologice,

- Pentru conducerea unor maşini, scule, unelte computerizate;

Dupǎ nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice în structura organizatoricǎ a societǎţii, putem avea:

- Sisteme informatice pentru conducerea activitǎţilor la nivelul unitǎţilor economice;

- Sisteme la nivelul organizaţiilor cu structurǎ de grup;

- Sisteme informatice teritoriale;

- Sisteme informatice la nivel de ramurǎ si subramurǎ şi la nivel economic naţional;

- Sisteme de uz general.

Dupǎ activitatea ce o automatizeazǎ, sistemele pot fi:

- Pentru conducerea producţiei;

- Pentru activitatea comercialǎ;

- Pentru evidenţa contabilǎ;

- Pentru evidenţa materialelor şi mǎrfurilor;

- Pentru evidenţa personalului şi salarizare;

- Pentru evidenţa mijloacelor fixe.

Aceste sisteme au o aplicare imediatǎ în cadrul rezolvǎrii unor probleme de naturǎ economicǎ..

1.2. Etape în crearea unui sistem informatic

Organizarea datelor în vederea prelucrării pe calculator este o activitate tot aşa de importantă ca şi realizarea programelor. Componentele principale ale unui sistem informatic: datele şi programele, se găsesc într-o stânsă interdependenţă.

La proiectarea unui sistem informatic trebuie avute în vedere mai multe obiective şi anume:

Centralizarea datelor,

Independenţa între date şi prelucrări,

Realizarea de legături între entităţile de date,

Integritatea datelor,

Securitatea datelor,

Confidenţialitatea,

Partajarea datelor.

Procesul de creare a unui proiect bun implică următoarele etape:

Analiza

Design-ul

Codarea

Testarea

Documentarea

Acceptarea

Feedback-ul

În practică, însă, aceste etape nu sunt rigide. Pot exista întrepătrunderi importante şi proiectul poate repeta unele etape înainte de a trece la altele. Nu ţine de obiectivele acestei cărţi să intre în detalii despre diferitele planuri ale procesului de formare a proiectului. Însă, nu se poate nega faptul că viteza cu care rapoartele şi formularele Access pot fi create face din Access un instrument excelent pentru utilizarea unui model iterativ de creare. În acest caz, procesul de creare ar arăta în felul următor: