Analiza și Descrierea Posturilor

Introducere

Analiza, proiectarea sau reproiectarea posturilor reprezintă unele dintre cele mai importante si, totodată, deosebit de complexe activităti ale managementului resurselor umane. Aplicarea principiului “omul potrivit la locul potrivit” presupune, în primul rând, cunoasterea cerintelor sau exigentelor fiecărui post, pentru ca acesta, la rândul său, să poata fi comparat cu posibilitatile, capacitatile sau trăsăturile multidimensionale ale omului.

Desi în general necesită mult timp si un efort însemnat, activitătile de analiză si proiectare a posturilor trebuie realizate cu multă grijă si profesionalism, deoarece de rezultatele obtinute depinde, în primul rând, evaluarea corespunzătoare a performantelor organizationale în general si a celor individuale în special.

De asemenea, fara o cunoastere cât mai exactă a cerintelor sau exigentelor fiecărui post, nu pot fi dezvoltate eficient nici celelalte activităti din domeniul managementului resurselor umane. Se mai poate constata ca posturile sunt deosebit de importante atât pentru indivizi sau angajati, cât si pentru organizatie. Pentru indivizi, posturile permit determinarea statutului acestora, a standardului de viată sau a experientei lor profesionale, pot aduce venituri sau chiar sensul unor valori, ca, de exemplu : sentimentul realizării, respectul de sine, stima etc.

Pentru organizatie, posturile sunt, dupa cum mentionează si G.A.Cole, elemente fundamentale ale organizatiei, reprezentând principalele instrumente pentru repartizarea sarcinilor, obligatiilor si rolurilor care revin diverselor categorii de personal. Posturile sunt componente primare ale structurii organizatorice, iar atentia sporita care li se acordă se explică prin multiplele implicatii pe care le au, în primul rând, asupra functionalitătii si eficientei structurii organizatorice, precum si asupra realizării obiectivelor organizationale. Din acest punct de vedere, fiecare organizatie trebuie să ofere angajatilor săi posturi cât mai adecvate si să se asigure că posturile respective sunt astfel definite sau proiectate, încât nu permite îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Prin urmare, modul în care este definit postul, ca element de bază al structurii organizatorice, are consecinte directe nu numai asupra nivelului realizării obiectivelor individuale si organizationale, cit si asupra satisfactiei individului si a calitătii vietii profesionale.

I. Analiza si descrierea posturilor. Aspecte teoretice

1.1. Definirea postului

Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a firmei, ce poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care, în mod regulat, revin spre exercitare unui salariat al firmei.

De multe ori, termenii ″post″, ″funcţie″ şi ″serviciu″ sunt folosiţi unul în locul celuilalt. Totuşi, între ele există unele diferenţe.

Funcţia poate fi definită ca totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici principale. De exemplu, funcţiei de economist, în departamentul de RU, îi pot corespunde 4-5 posturi.

Serviciul se poate defini ca îndatorire/ocupaţie pe care o persoană o are în calitate de salariat.

Definirea unui post cuprinde analiza, descrierea şi evaluarea acestuia.

Analiza postului este un proces de culegere a informaţiilor referitoare la sarcinile, îndatoririle şi responsabilităţile din cadrul acestuia, la condiţiile psiho-fizice de efectuare a muncii, la îndemânările, cunoştinţele şi abilităţile necesare ocupantului postului.

Descrierea postului reprezintă un document în formă scrisă sau păstrată în memoria calculatorului, care cuprinde informaţii referitoare la toate elementele ce caracterizează postul respectiv.Descrierea postului se bazează pe concluziile rezultate în urma analizei postului.

1.2. Analiza postului

Analiza postului se referă la conţinutul şi cerinţele postului existent, şi nu la analiza persoanelor care îl ocupă.

Analiza postului se face de către o persoană însărcinată special să îndeplinească rolul de analist. În întreprinderile mari, cu multe posturi, analiştii trebuie, ca pe lângă pregătirea lor de bază (psiholog, sociolog,economist, inginer, etc.) să aibă şi o pregătire specială în domeniul analizei posturilor. În întreprinderile mici, unde nu există un compartiment de RU, analiza postului poate fi efectuată de patron sau de către un ajutor al său.

Una dintre condiţiile esenţiale ale înfăptuirii unei analize de calitate a postului, care să ofere informaţii valide, este instruirea corespunzătoare a analiştilor. Informaţiile obţinute în urma analizei joacă un rol hotărâtor, deoarece ele influenţează majoritatea activităţilor din domeniul R.U. Astfel, recrutarea şi selecţia personalului are în vedere atragerea şi alegerea acelor candidaţi care deţin cunoştinţele, deprinderile şi abilităţile necesare îndeplinirii sarcinilor şi îndatoririlor identificate în urma analizei posturilor. În mod similar, specialiştii în sistemele de recompensare nu pot determina corect salariile cuvenite diferitelor posturi fără a avea cunoştinţele detaliate despre acele posturi. Evaluarea performanţelor, de asemenea, se bazează pe informaţiile oferite de analiza posturilor. Prin compararea a ceea ce trebuie să facă un angajat, conform descrierii postului, cu ceea ce face el efectiv se poate determina nivelul performanţelor şi competenţei angajatului.

Procesul analizei posturilor se realizează în următoarele 3 etape:

1. Pregătirea analizei posturilor;

2. Colectarea informaţiilor;

3. Prelucrarea datelor şi elaborarea descrierii posturilor;