Implementare - Managementul Documentelor

Introducere

Managementul documentelor reprezinta un sistem informatic care permite circularea,stocarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic,cu facilitate de conectare la alte sisteme sau dispozitive electronice.

Caracteristici ale sistemului de management al documentelor

Un sistem performant de management al documentelor:

- Implementeaza rapid fluxuri de documente

- Este flexibil la orice structura organizationala

- Este adaptabil la orice tip de document

- Este conectabil la alte aplicatii

- Prezinta usurinta in exploatare

- Este scalabil la dezvoltari ulterioare

Functiile sistemului de management al documentelor

Sistemele de management al documentelor asigura:

- Alocarea unui numar unic de inregistrare fiecarui document

- Stabilirea locului unde se afla documentul active

- Urmarirea intregului ciclu de viata al unui document:

-personalul insarcinat cu receptia acestuia

-momentul la care a fost receptionat

-persoana care raspunde de raspunsul formulat

Avantaje ale sistemelor de management al documentelor:

- Stocheaza informatiile legate de docu,emt

- Permit accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie

- Informeaza privind stadiul de avizare in care se afla un document

- Vizualizeaza numarul de documente intrate zilnic,saptamanal si lunar

Generarea documentelor in formate standardizate

Fiecare dintre organizatii utilizeaza diverse formate standard pentru realizarea anumitor documente. Crearea documentelor bazate pe aceste formate standard devine foarte simpla, prin utilizarea mecanismului de generare automata a documentelor. Astfel, in sistem sunt incarcate sabloane de documente care corespund anumitor tipuri de documente create in cadrul activitatilor desfasurate.

In momentul in care un utilizator va dori sa creeze un nou document care sa respecte un anumit format standard, nu va trebui decat sa selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, sa completeze cateva informatii, dupa care sistemul va genera automat noul document respectand formatul stabilit anterior prin sablonul corespunzator.

De exemplu, pentru emiterea unei cereri de concediu, se va specifica faptul ca se doreste crearea unui nou document de acest tip. Sistemul va solicita utilizatorului introducerea numelui solicitantului, a perioadei dorite si a numelui persoanei ce va prelua atributiile pe perioada concediului.

Dupa furnizarea acestor informatii, sistemul va genera un nou document ce respecta sablonul de cerere de concediu, in care completeaza automat informatiile specificate de catre utilizator. Acest document va putea fi ulterior transmis, prin apasarea unui singur buton, pe fluxul de aprobare corespunzator.

Coordonatorii vor putea superviza desfasurarea activitatilor pentru care sunt responsabili si vor primi notificari in momentul in care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depaseste un termen limita ce a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat sa fi nalizeze instructiunea de lucru primita).

Mecanismul de securitate a accesului este unul complex si asigura:

- accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente, fi e ca acesta este sertar, dosar sau document;

- accesul controlat la functionalitatile sistemului, in functie de rolul utilizatorului in cadrul organizatiei (de exemplu un utilizator simplu nu va putea modifica flxurile de prelucrare prestabilite);

- utilizarea mecanismelor de semnatura electronica;

- gestionarea utilizatorilor sistemului, gruparea acestora in functie de rolul in organizatie si stabilirea nivelurilor de acces corespunzatoare;

- transmiterea in mod securizat a informatiilor daca se doreste accesarea aplicatiei din afara companiei sau din locatii distribuite;

- integrarea cu sistemul de utilizatori existent in organizatie, prin utilizarea tandardului LDAP.

Manipularea si gestionarea documentelor se întrepãtrund cu activitatea zilnicã din cadrul unei organizaþii. De la actele constitutive, la cele de naturã financiarã, juridicã ºi pânã la corespondenþa zilnicã, toate trebuie gestionate într-un mod care sã eficientizeze procesul de afaceri.