Aprovizionarea - cumpărarea

1.1. Abordarea modernă a cumpărării

Mult timp privită ca o arie secundară, aprovizionarea a dobândit un nou statut în cadrul organizaţiei, din punct de vedere conceptual şi practic. Mutaţiile produse afectează în profunzime domeniul aprovizionării. Considerată anterior doar un ansamblu de activităţi necesare, totuşi generatoare de cheltuieli, cumpărarea este asociată în present cu un centru de profit.

1.1.1. Conceptul de cumpărare

Promovarea conceptelor de lanţ de aprovizionare-livrare şi logistică sporeşte semnificaţia aprovizionării pentru orice organizaţie. Integrarea externă a firmei cu ceilalţi operatorii din filiera de producţie şi comercializare impune focalizarea atenţiei logisticienilor şi marketerilor deopotrivă asupra distribuţiei fizice şi aprovizionării cu bunuri şi servicii. Scopul acestei schimbări de perspectivă este creşterea capacităţii firmei de a satisface cerinţele şi aşteptările clienţilor potenţiali din piaţa ţintă.

Există numeroase abordări conceptuale referitoare la aprovizionare, cumpărare, achiziţionare sau procurare. Uneori aceşti termeni sunt utilizaţi ca sinonime, alteori există diferenţe mari de conţinut, care au dat naştere unor dispute aprinse.

- Cumpărarea organizaţională

Funcţia responsabilă de obţinerea prin cumpărare, închiriere sau alte mijloace legale, a echipamentelor, materialelor, furniturilor şi serviciilor necesare, în vederea utilizării în cadrul producţiei. Prin producţie se înţelege un proces economic de creare a utilităţilor.

- Aprovizionarea

Funcţia de execuţie orientată spre interiorul întreprinderii, relaţia cu furnizorii fiind limitată la un termen scurt.

- Cumpărarea

Funcţia de achiziţionare de resurse materiale a întreprinderii orientate spre exterior, relaţia cu furnizorul fiind focalizată asupra unui termen mediu.

- Marketingul cumpărărilor

Funcţia de gestiune a resurselor materiale ale întreprinderii, pe termen lung.

1.1.2. Obiectivele cumpărării

Conform perspectivei ‘clasice’, misiunea cumpărării constă în obţinerea produselor necesare, de calitatea potrivită, în cantitatea potrivită, din sursa potrivită, livrate la locul potrivit, la timpul potrivit, la preţul potrivit.

Profesioniştii aprovizionării consideră că această definiţie a misiunii cumpărării este relativ simplistă. Motivele principale se referă la:

• Utilizarea termenului “potrivit”- ceea de conferă misiunii un caracter situaţional, termenul fiind înţeles în mod diferit de fiecare organizaţie.

• Versatilitatea termenului “potrivit”- semnificaţia potrivirii se modifică în funcţie de mutaţiile care au loc în cadrul organizaţiei şi în mediul în care ea acţionează.

• Necesitatea concordanţei cu obiectivele organizaţiei- potrivirile trebuie să corespundă obiectivelor funcţionale de aprovizionare şi logistice.

• Caracterul ireconciliabil al unor potriviri- de exemplu, un nivel înalt de calitate nu poate fi obţinut la un preţ “potrivit”, ci la un preţ mai mare, ce reflectă performanţele competitive ale furnizorului în domeniul calităţii.

1.1.3 Cumpărarea- centru de profit

Adesea, aprovizionarea a jucat un rol secundar în cadrul firmei şi a fost privită ca un centru de costuri.

Mărimea costurilor implicate de activitatea de cumpărare este un puternic argument pentru considerarea sa drept centru de costuri. În raport cu valoarea vânzărilor, nivelul costurilor variază în funcţie de ramura economică şi caracteristicile fiecărei organizaţii. Pe plan mondial, un număr tot mai mare de organizaţii au reconsiderat rolul cumpărării şi îi acordă astăzi statutul de centru de profit. În prezent, cumpărarea are responsabilităţi în privinţa profiturilor şi contribuie semnificativ la rezultatele firmei. Printre factorii care au facilitat această orientare se înscriu următorii: contribuţia cumpărării la adăugarea de valoare, recunoaşterea importanţei strategice a cumpărarii şi creşterea profesionalismului în domeniul cumpărărilor.

Specialiştii care consideră cumpărarea drept un centru de profit susţin că ea îndeplineşte cerinţele specifice unui astfel de centru. În cadrul firmei, cumpărarea:

• Generează costuri ;

• Presupune capital pentru obţinerea de materiale omponente, echipamente şi servicii;

• Adaugă valoare produsului prin analiza valorii, negociere şi strategia de cumpărare;

• Generează venituri prin vânzarea surplusurilor de produse, aranjamente în contrapartidă;

1.2 Sursele de cumpărare

În cazul în care are nevoie de un anumit produs, firma evaluează oportunităţile de a-l cumpăra de la furnizori externi sau de a-l realiza cu forţe proprii. Pentru orice firmă, managementul eficient al bazei de furnizori condiţionează îndeplinirea obiectivelor activităţilor de cumpărare.

1.2.1. Cumpărarea şi realizarea cu forţele proprii

În anumite situaţii, firmele producătoare au posibilitatea fie să cumpere, fie să realizeze cu forţe proprii produsul necesar. Adoptarea deciziei potrivite presupune cooperarea directă dintre specialiştii în producţie, cercetare-dezvoltare şi cei din domeniul cumpărării. La baza deciziei “cumpărare sau producţie”, alături de cost, întâlnim şi alte criterii care se referă la: disponibilitatea capacităţilor de producţie şi a resurselor umane specializate; controlul calităţii; gradul de dependenţă faţă de furnizori; flexibilitatea firmei; cantitatea de produse necesare; evoluţia pieţei pe termen lung, etc.

1.2.2. Relaţiile dintre cumpărător si vânzător

În procesul de elaborare a strategiei de cumpărare, este necesară stabilirea tipurilor de relaţii pe care firma clientă le va avea cu furnizorii. Orientarea tradiţională spre relaţii de adversitate a fost înlocuită de preocupările de dezvoltare a relaţiilor de parteneriat. Idea pe care se bazează parteneriatul constă în faptul că, lucrând împreună ca o echipă, clienţii şi furnizorii pot reduce costul total, pot îmbunătăţii calitatea şi accelera mişcarea produselor spre piaţă, într-un mod mult mai eficace decât în cazul în care ar fi adversari.

1.2.3. Identificarea, evaluarea şi selecţia furnizorilor

Performanţele furnizorului reflectă deopotrivă modul în care clienţii îi tratează pe furnizori şi aşteptările cumpărătorilor faţă de furnizor. Selecţia furnizorilor presupune desfăşurarea prealabilă a unui process de identificare şi evaluare a candidaţilor potenţiali. În cadrul procesului de alegere a furnizorului, profesioniştii în domeniul cumpărării parcurg următoarele etape:

• Identificarea furnizorilor existenţi;

• Stabilirea criteriilor de selecţie;

• Evaluarea preliminară;

• Evaluarea detaliată;

• Selecţia furnizorilor;