Planificarea și Organizarea Evenimentului Caritabil - Pași către Viață

CAP 1. ORGANIZATORUL EVENIMENTULUI

“Paşi către viaţă” este un eveniment caritabil care doreşte să tragă un semnal de alarmă asupra unei probleme cât se poate de serioasă, aceea de a se încerca strângea de fonduri necesare operaţiilor sau tratamentelor copiilor bolnavi de cancer şi care ar putea fi salvaţi.

Primăria Braşov va susţine organizarea acestui eveniment, în scopul a ajuta copii care au nevoie de tratament sau operaţii şi a întări sentimentului de apartenenţă la o comunitate, coeziunea umană între cetăţenii oraşului.

Evenimentul “Paşi către viaţă” va fii organizat de firma „Best Events” din Braşov, înfiinţată în anul 2003, cu capital 100% românesc. Scopul primordial al firmei “Best Events” este de a oferi cele mai bune servicii, şi de a organiza evenimente memorabile. Plecând de la petrecerile tradiţionale, ca cele oferite de restaurante şi alte locale, firma îşi propune o evoluţie în sfera organizărilor de evenimente, încercând să le ofere clienţilor servicii cât mai complete, diversificate şi să îi surprindă plăcut prin originalitate, inventivitate şi bun gust.

“Best Event” organizează nunţi, botezuri, evenimente caritabile, petreceri de lansări, evenimente speciale, mese festive, baluri studenţeşti, petreceri ale companiilor, conferinţe, petreceri private, aniversări, reuniuni de clasă, petreceri pentru burlaci, servicii de prestatii pirotehnice, petreceri cu ocazia unor sărbători şi ocazii speciale sau alte evenimente ce merită sărbatorite.

Membrii echipei şi responsabilităţile acestora:

Echipa este formată din 9 membrii :

- 2 persoane se ocupă cu trimiterea invitaţiilor

- 2 persoane contactează presa şi redactează materialele informative;

- 1 persoană se ocupă de sală: închiriere, decorare şi de firma de catering: stabilirea meniului, alegerea băuturilor;

- 1 persoană care să se ocupe de organizarea momentelor artistice;

- 2 persoane se ocupă de materialele pentru eveniment: afişe etc.

- managerul de proiect, care se va ocupa şi de primirea oaspeţilor în ziua evenimentului.

CAP 2. ETAPELE ORGANIZĂRII EVENIMENTULUI

1. Întrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaţiile iniţiatoare- data întrunirii: 15 februarie

La această primă intâlnire se vor stabili data când va avea loc evenimentul şi locaţia, precum şi targetul, acesta reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a organizării evenimentului. Data se va stabili calculând timpul necesar parcurgerii etapelor premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole, sau chiar cu perioada de post. Locaţia trebuie să corespundă ca dimensiune, posibilităţi de amenajare şi sonorizare, singura sala care îndeplineşte aceste criterii fiind AULA UNIVERSITĂŢII TRANSILVANIA BRAŞOV. Reprezentantul firmei “Best Events” va urmări obţinerea aprobărilor necesare.

Suma minimă care trebuie obţinută va avea două surse: vânzarea de bilete şi donaţii directe sau prin telefon. Organizatorii desemnează o persoană care va răspunde de calcularea şi urmărirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculează costul minim estimat al evenimentului şi propun modalităţi de acoperire a acestuia.

Întrunirea se încheie prin stabilirea datei întâlnirii următoare, 22 februarie, cât şi a temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi, recalcularea costului în funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

2. La a doua întrunire organizatorii vor stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii şi mass-media din judeţul Braşov, precum şi diferite firme care acţionează pe piaţa braşoveană.

- programul evenimentului, pe ore.

- invitarea directorului televiziunii locale TVS pentru a discuta posibilitatea transmiterii în direct a evenimentului şi de a asigura o legătură telefonică pentru donaţii, precum şi difuzarea unui spot pentru promovare. În acest sens, se alcătuieşte textul, propunându-se vizionarea lui în cadrul întâlnirii din data de 28 februarie. O altă propunere constă în realizarea unui interviu cu primarul în care să fie abordat acest subiect, în scopul de a face cunoscut evenimentul şi de a sublinia importanţa care se acordă acestuia chiar de către primar, de a face cunoscut scopul caritabil al Balului în rândul cetăţenilor oraşului.