Bază de date pentru evidența cantităților vândute și încasărilor în societatea Electa SA

Introducere

Utilizarea unei soluţii informatice integrate performante şi mai ales perfect adaptate nevoilor specifice unei unităţi economice reprezintă un avantaj competitiv important.

Soluţia folosirii unui sistem informatic sub formă de pachet informatic integrat a apărut în economia românească din următoarele motive :

- cantitatea mare de informaţii necesare pentru actul decizional,

- cantitatea mare de date pentru prelucrare ,

- intervalul de timp foarte scurt pentru luarea unei decizii,

- creşterea competiţiei pe pieţele interne şi externe ,

- modificarea legislaţiei foarte des şi un mare volum de documente legislative,

- necesitatea adaptabilităţii la mediul economic actual

Prin utilizarea unui Sistem Informatic Integrat se obţin beneficii determinate de :

-productivitatea sporită a muncii depuse,

-controlul şi alocarea optima a resurselor ( acestea putând fi grupate în beneficii cuantificabile şi beneficii generale ).

Intre beneficiile cuantificabile pot fi mentionate:

- Reducere a stocurilor ( din oferta de pe piaţă a cestor sisteme reducerea se face până la 20%), prin îmbunătăţirea planificării şi programării acestora;

- Reducere cu minim 5% a costurilor cu materialele, prin îmbunătăţirea procedurilor de aprovizionare, de negociere cu furnizorii;

- Reducere cu 10% a costurilor cu manopera directa şi indirecta, prin îmbunătăţirea proceselor de producţie

- Îmbunătăţirea coordonării dintre vânzări şi producţie conduce la creşterea vânzărilor cu minim 10% şi îmbunătăţirea relaţiei cu clientul;

- Îmbunătăţirea controlului financiar conduce la micşorarea cu minimum 18% a termenelor de încasare a facturilor.

(Procentele oferite sunt obţinute făcând o medie a aplicaţiilor de acest gen de pe piaţă ).

Dintre beneficiile generale, o atenţie deosebita se poate acorda celor care includ:

- Efecte asupra proiectării produselor (control mai bun al modificărilor);

- Efecte asupra managementului producţiei şi materialelor (simulare a programelor de producţie, etc);

- Efecte asupra vânzărilor (îmbunătăţire a respectării termenelor de livrare);

- Efecte asupra Sistemului de Management (concentrare pe managementul de îmbunătăţire a structurii organizaţionale, pe cerinţele clienţilor, etc).

In general aceste sisteme integrate cuprind pachete de soft specializat pe sectoare de activitate

Cap 1 Sisteme informaţionale şi sisteme informatice

Supravieţuirea societăţilor comerciale într-un mediu concurenţial atât de puternic (la care trebuie să se adapteze continuu) este condiţionată şi de obţinerea de informaţii vitale cu privire la piaţă (dinamică, dimensiuni, structură), la competiţie, surse de aprovizionare, pieţe de desfacere, public ţintă. Acest lucru este posibil doar prin intermediul unui sistem informaţional bine organizat care să permită obţinerea de informaţii reale în timp util.

1.1. Sistemul informaţional şi rolul său în cadrul organismelor economice

Sistemul informaţional al unei întreprinderi suferă modificări în timpul ciclului său de viaţă, modificări legate de schimbările ce se petrec în interiorul ei, cât şi în mediul extern. Sistemele tind să se extindă şi să se formalizeze pe măsură ce organizaţia devine tot mai complexă.

Sistemul informaţional reprezintă un cadru organizat format dintr-un ansamblu de resurse care asigură colectarea, controlul şi gestionarea datelor prin parcurgerea unor etape succesive în scopul furnizării informaţiilor, printr-o reţea de comunicaţii, diferiţilor utilizatori pentru ca aceştia să îşi realizeze obiectivele propuse.

O altă definiţie prezintă sistemul informaţional ca fiind totalitatea metodelor, procedeelor şi mijloacelor utilizate în culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza şi transmiterea datelor pentru fundamentarea şi urmărirea deciziilor la toate nivelurile unei entităţi economico-sociale.

Sistemul informaţional poate fi asemănat unei reţele de comunicaţii deoarece asigură căile prin care informaţia ajunge în orice punct al întreprinderii şi chiar din exteriorul ei. Sistemul ca reţea de comunicaţii are două aspecte :

• unul informal (conversaţiile, discuţiile dintre salariaţi şi manageri), dând naştere la sistemul informaţional informal;

• unul formal (activităţi ce se desfăşoară pe baza unor proceduri prestabilite), rezultând sistemul informaţional formal.

Deseori, sistemul informaţional al unei întreprinderi este denumit şi sistem de prelucrare a datelor. În acest context, este necesară stabilirea diferenţei între noţiunea de dată şi cea de informaţie. Astfel, datele sunt concepute ca un set de caractere care sunt memorate şi prelucrate şi care constituie intrări în sistemul informaţional, iar informaţiile se referă la ieşirile proceselor de prelucrare a datelor, procese concepute să satisfacă din punct de vedere informaţional persoanele ce le vor folosi pentru luarea deciziilor.

Sistemul informaţional este cel care transformă intrările (input-uri) în ieşiri (output-uri), trei etape fiind implicate în procesul de transformare :

• etapa intrării în sistem sau colectarea datelor;

• etapa prelucrării sau procesarea datelor;

• etapa ieşirilor din sistem sau generarea informaţiilor.

Finalitatea sistemului informaţional este furnizarea de informaţii sub o formă direct utilizabilă, la momentul oportun, în scopul asigurării unei bune funcţionări a sistemului operaţional, precum şi a luării deciziilor la diferite niveluri.

Utilizatorii informaţiilor generate de sistemul informaţional se împart în două categorii :

• utilizatori interni – managerii şi salariaţii.