Sisteme de Management al Documentelor Electronice

Introducere

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS, de la engleză Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicații software) care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regasire rapidă a documentelor.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

- trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizației;

- stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizație;

- backup unitar pentru toate documentele organizației;

- modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizației;

- arhivarea electronică a documentelor.

Documentele electronice se impart in următoarele clase:

• documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office);

• copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte);

• fișiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activității acestuia (exemple: fisiere program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). In această categorie intră orice alt tip de fișier.

Manipularea şi gestionarea documentelor se întrepătrund cu activitatea zilnică din cadrul unei instituţii. De la actele constitutive, la cele de naturã financiară, juridicăşi pânăla corespondenţa zilnică, toate trebuie gestionate într-un mod care să eficientizeze procesul. Managementul documentelor sau gestionarea documente lor este procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare şi utilizare a documentelor unei organizaţii pentru a servi intereselor acesteia.

Capitolul 1. Sistem de management al documentelor

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizației si managementul inregistrărilor.

1.1 Componentele unui DMS

Metadate sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului și utilizatorul care a creat documentul.

Metadatele se impart in două categorii:

1. metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificări, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numărul intern - unic, numarul de inregistrare, registrul de documente;

2. metadate specifice - in funcție de categoria de documente in care a fost incadrat fișierul;

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadată, legat de imagine sau separat ca o sursă pentru mecanismul de căutare.

Exemplu: O factură furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal, numărul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate.

Integrarea multe dintre sistemele de management al documentelor se integrează cu alte sisteme software (ERP, CRM, sisteme specifice) astfel incât utilizatorii să iși poata regăsi documentele direct din containerul de documente. Astfel de integrări sunt disponibile și pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde ca ODMA, LDAP, WebDAV sau SOAP. Sistemele DMS ofera și interfete programabile si [API] cu ajutorul cărora se pot scrie secvente de cod specifice cerințelor companiei ce il utilizează (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui