Contabilitatea sintetică și analitică a stocurilor

Capitolul 2.

Probleme generale privind sistemul contabil din Romania utilizat in organizarea contabilitătii stocurilor si operatiunilor

cu mărfuri

2.1 Organizarea evidentei stocurilor si operatiilor cu mărfuri

Conceptul de gestiune are semnificatii teoretice si implicatii practice distincte in functie de contextul in care sunt folosite :

a) administrarea generala cu maxima eficienta a patrimoniului sau a unor bunuri

apartinând unei persoane fizice sau juridice de către reprezentantul acesteia ;

b) totalitatea bunurilor încredintate unei persoane, denumita gestionar, in

vederea păstrării si vânzării lor ;

c) totalitatea operatiilor de primire, păstrare si eliberare a bunurilor sau valorilor

bănesti efectuate.

Ultimele 2 acceptiuni sunt avute in vedere de abordarea metodelor de evidenta operativa si analitica a stocurilor. Doctrina contabila recomanda unele criterii orientative privind înfiintarea gestiunilor, cum ar fi :

Volumul operatiilor de primire - predare dintr-o perioada de timp data. Este cel mai important criteriu de care se stabileste numărul de optiuni dintr-o unitate patrimoniala. Astfel, intr-o unitate patrimoniala de dimensiuni reduse, poate fi înfiintata o singura gestiune pentru toate stocurile pe care le detine, in timp ce intr-o unitate patrimoniala de dimensiuni mari este necesara sa se înfiinteze gestiuni specializate pe principalele categorii de produse.

Volumul, suprafata si amplasamentul depozitului care duc la înfiintarea de gestiuni distincte. In raport cu acest criteriu se pot infinita depozite centrale sau generale care deservesc întreaga unitate patrimoniala sau depozite care deservesc, de regula, unitatea operative plopii.

indiferent de criteriile adoptate pentru înfiintarea gestiunilor de produse (mărfuri) acestea trebuie organizate astfel incit pentru fiecare categorie de stoc a cărui evidenta contabila se realizează cu ajutorul unui cont distinct, aceasta sa poată fi identificata faptic si spatial.

Pentru facilitarea controlului gestionar al bunurilor, stocurilor, doctrina contabila a elaborat mai multe metode de evidenta operativa si analitica a gestiunii de mărfuri, dintre care cele mai utilizate sunt :

Metoda cantitativ valorica

Metoda operativ contabila sau pe solduri

Metoda global valorica

Metoda cantitativ valorică (pe fişe de conturi analitice)

În cazul utilizării acestei metode la locul de depozitare se ţine evidenţa cantitativă pe categorii de bunuri, iar în contabilitatea generală se ţine o evidenţă cantitativ valorică, care prezintă următoarele caracteristici:

Documentele de intrare şi ieşire se înregistrează mai întâi cantitativ în fişele de magazie, care se ţin la locurile de depozitare;

Aceleaşi documente, grupate pe operaţii de intrare şi ieşire, se imborderează separat şi împreună cu acesta se predau la biroul contabilităţii stocurilor şi materialelor;

La biroul contabilităţii materialelor aceste documente se prelucrează conform necesităţilor, sunt evaluate cantităţile la preţul de înregistrare şi se stabilesc conturile în care urmează să se înscrie operaţiile respective;

După prelucrarea datelor din documente, materialele se înregistrează cantitativ şi valoric în fişele de conturi analitice, deschise pe feluri de materiale şi pe locuri de depozitare;

O dată cu consemnarea în fişele contabile a intrărilor şi ieşirilor se obţine şi centralizatorul de materiale, zilnic pentru intrări şi lunar pentru ieşiri.

Verificarea concordanţei dintre datele înregistrate în conturile sintetice şi cele analitice de materii şi materiale se realizează la sfârşitul lunii prin compararea datelor înregistrate în fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic din contabilitate şi întocmirea balanţelor de verificare a conturilor analitice. Reprezentarea grafică este prezentată în

Metoda operativ-cantitativă (pe solduri)

În cazul utilizării acestei metode, la locul de depozitare se, ţine evidenţa cantitativă a bunurilor materiale pe categorii, în contabilitatea generală se ţine evidenţa valorică pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe şi subgrupe de bunuri. Verificarea exactităţii şi concordanţei înregistrărilor din evidenţa depozitelor cu cele din contabilitatea generală se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor.

Tehnica de lucru este următoarea:

Documentele justificative sunt înregistrate de gestionar în fişele de magazie, stabilind stocul după fiecare operaţie;

Serviciul contabil, verifică periodic înregistrările făcute în fişele de magazie şi preia documentele respective, împreună cu borderourile întocmite de gestionar, care sunt centralizate pe grupe de materiale şi pe conturi corespondente

Totalurile stabilite se înscriu în „Situaţia de mişcări”, întocmită separat pentru intrări şi pentru ieşiri.

La sfârşitul fiecărei luni se totalizează situaţiile şi se stabilesc două categorii de totaluri, pe gestionari şi pe grupe de materiale, atât la intrări cât şi la ieşiri, iar stocurile din fişele de magazie se înscriu în Registrul stocurilor şi se înmulţesc cu preţul lor. Existenţele fizice înscrise în acest registru trebuie să concorde cu stocul stabilit prin fişele de magazie, iar soldurile pe grupe şi gestiuni cu valorile din Situaţia de mişcări lunară, care trebuie să concorde cu contabilitatea sintetică. Reprezentarea grafică este prezentată în

Metoda global-valorică

În cazul utilizării acestei metode, evidenţa se ţine numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât şi în contabilitate, iar periodic se face controlul concordanţei înregistrărilor din evidenţa lor.

Potrivit acestei metode, fişele de magazie sunt înlocuite cu Registru de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate valoric intrările şi ieşirile, pe baza documentelor justificative şi se stabileşte soldul la sfârşitul zilei. Raportul de gestiune se întocmeşte zilnic, iar, împreună cu documentele justificative, sunt transmise la compartimentul de contabilitate.

La serviciul de contabilitate se verifică legalitatea şi realitatea documentelor înscris în raportul de gestiune, preţurile, precum şi evaluarea împreună cu celelalte calcule, astfel că după ce se constată corecta şi legala lor alcătuire le vizează şi le înregistrează în fişa contabilă analitică ţinută pentru fiecare gestiune în parte.

Controlul concordanţei înregistrărilor din evidenţa gestiunii, cu cea din contabilitate se face periodic, prin confruntarea soldurilor din raportul de gestiune cu soldurile din fişa contabilă analitică.