Documentația Bancară în Condițiile Societății Informaționale

Cap. 1. Aspecte generale privind conceptele de documentaţie bancară şi societate informaţională

1.1. Conceptul de documentaţie bancară

Băncile, în activitatea şi operaţiunile desfăşurate, operează cu documentaţia bancară.

Totalitatea documentelor pe baza cărora unităţile bancare efectuează înregistrări în evidenţa contabilă formează documentaţia contabilă bancară.

Documentele bancare sunt tipizate, uniformizate, standardizate şi trebuie să îndeplinească o serie de condiţii cu privire la întocmirea lor:

- Să conţină elemente identificabile: denumire, număr şi dată întocmire;

- Să fie înscrise datele titularilor de cont cu privire la: denumirea lor, băncile la care au conturi curente şi numărul conturilor în care urmează să se opereze înregistrările;

- Să aibă înscrisă corect suma în cifre şi litere;

- Să fie menţionat scopul plăţii;

- Să fie autorizate de către titularii de cont prin semnături şi ştampilă.

Documentele bancare pot fi clasificate după mai multe criterii astfel:

a) După locul întocmirii pot fi:

Documente interne întocmite în cadrul unităţii bancare în legătura cu propria activitate, precum: notele contabile, balanţele de verificare, ordinele de plată şi de încasare pentru operaţiuni cu numerar,etc.

Documente externe întocmite de către titularii de conturi, precum: ordinul de plată, cecul, foaia de vărsământ, documentaţia necesară deschiderii conturilor, etc.

b) După natura operaţiunilor desfăşurate pot fi:

Documente de casă - sunt acele documente pe baza cărora au loc incasări şi plăţi cu numerar: cecuri întocmite pentru ridicarea numerarului de la bancă, ordinele de încasări si plăţi, etc;

Documente de decontare – sunt acele instrumente de evidenţiere a operaţiunilor prin virament prin care se solicită trecerea sumelor dintr-un cont în altul: ordinele de plată şi cecurile;

Documente diverse sunt actele care nu servesc direct la înregistrarea datelor în evidenţa contabilă a băncii, ci reprezintă doar suportul unor operaţiuni bancare (documentaţia necesară deschiderii conturilor).

c) După momentul întocmirii şi al volumului de operaţii pe care le conţin, distingem:

Documente primare întocmite pentru fiecare operaţiune la momentul efectuării: ordinul de plată, cecul, etc;

Documente centralizatoare care preiau datele din mai multe documente primare: jurnalele, borderourile, etc.

d) Din punct de vedere al evidenţei bancare în care se înscriu documentele, avem:

Documente utilizate în cadrul evidenţei contabile analitice: jurnalele operative;

Documente folosite de evidenţa contabilă sintetică include: notele contabile, balanţele de verificare, bilanţul contabil şi fişele centralizatoare;

Documente utilizate de evidenţa statistică cuprind acele documente referitoare la structura creditelor, modul de realizare a încasărilor şi plăţilor în numerar, structura decontărilor, etc.

Circuitul documentelor bancare presupune organizarea fluxului informaţional la nivelul întregului sistem bancar, pentru fiecare bancă în parte, precum şi pentru unităţile subordonate acesteia.

Miscarea succesivă a documentelor presupune parcurgerea mai multor etape, astfel :

- primirea documentelor la ghişeu sau întocmirea acestora de către personalul băncii şi efectuarea asupra lor a controlului bancar operativ current;

- contabilizarea documentelor;

- înregistrarea succesivă a documentelor bancare în evidenţa contabilă analitică şi sintetică;

- confruntarea datelor din contabilitatea analitică cu cele din contabilitatea sintetică pentru a controla exactitatea operaţiunilor efectuate;

- clasarea şi păstrarea documentelor, respectiv expedierea acestora titularilor de conturi

Documentele de casă se păstrează la serviciul tezaur şi casierie, în dosare, pe zile, clasate în următoarea ordine:

Documente de încasări în numerar;

Documente de plăţi în numerar;

Documente privind conturile în afara bilanţului referitoare la casa de circulaţie şi fondul de rezervă de semne monetare al Băncii Naţionale.

Documentele de decontare se clasează pe zile, în ordinea simbolurilor conturilor sintetice debitoare si pe principalele instrumente de plată:

Ordinul de plata;

Cecul;

Cambia;

Biletul la ordin.

Documentele privind operaţiunile proprii ale băncilor se clasifică anual, într-un dosar separat.

Documentele de casa pe timp de un an şi documentele de decontare pe timp de un an, de la 15 ale lunii în curs la 15 ale lunii următoare, se pastrează în arhiva curentă a băncii.