Politici și Tehnici de Control Documentar

Procedeele folosite pentru realizarea în bune condiţii a obiectivelor specifice controlului financiar, alcătuiesc metoda controlului, ce constă în modul sistematic de efectuare a unei lucrări, altfel spus, modalitatea de a acţiona în vederea realizării verificărilor obiectivelor propuse.

Ca un procedeu specific controlului financiar, ne-am oprit asupra controlului documentar, ce este un procedeu de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiunilor economice şi financiare prin verificarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţă tehnic-operativă şi în cea contabilă.

Controlul documentar se exercită atât sub aspectul formei, cât şi asupra conţinutului.

Din punctul de vedere al formei, controlul documentar se manifestă prin următoarele obiective: autenticitatea, exactitatea întocmirii şi valabilitatea, efectuarea corectă a calculelor.

Prin autenticitate, controlul documentar se referă la modul de folosire a documentelor tipizate, completarea corectă a datelor şi existenţa eventualelor ştersături, falsificări, corecturi nesemnate, cât şi existenţa semnăturilor originale, inclusiv concordanţă cu specimenele de semnături.

Controlul exactităţii întocmirii şi valabilitaţii documentelor se realizează în raport cu momentul şi condiţiile producerii operaţiunilor economice şi financiare pe care le consemnează.

Prin efectuarea corectă a calculelor se urmăreşte verificarea din punct de vedere aritmetic a documentelor ce vizează constatarea şi înlăturarea erorilor de calcul care pot greşi conţinutul operaţiunilor economice şi financiare.

Din punctul de vedere al conţinutului, controlul documentar are ca obiective, următoarele: legalitatea, realitatea şi eficienţa.

Controlul asupra legalităţii documentelor, urmăreşte ca acestea să fie întocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiară a operaţiunilor pe care le reflectă. Baza juridică a controlului financiar sub aspectul legalităţii, o constituie legile, ordinele şi instrucţiunile.

Controlul realităţii operaţiunilor economice şi financiare are ca scop, stabilirea realizării acestora în limitele, condiţiile şi locul indicat în documentele justificative.

Controlul eficienţei operaţiunilor economice şi financiare, are în vedere aspecte mai complexe ce ţin de necesitatea, economicitatea şi oportunitatea acestora.

Controlul documentar se manifestă prin modalităţi care se utilizează selectiv, în funcţie de situaţia verificată, cum ar fi în cele ce urmează.

Controlul cronologic presupune verificarea documentelor în ordinea întocmirii înregistrării şi îndosarierii documentelor fără o grupare sau o sistematizare prealabilă.

Controlul invers cronologic presupune exercitarea controlului pornind de la sfârşitul perioadei până la începutul perioadei supusă controlului. Verificarea invers cronologică este folosită la stabilirea momentului ce a generat o anumită abatere sau atunci când au fost efectuate omisiuni de înregistrări sau greşeli de înregistrare.

Controlul sistematic sau pe probleme presupune mai întâi gruparea documentelor pe anumite probleme ( operaţiuni de casă, salarizări, decontări ) şi verificarea cronologică a documentelor care au legătură cu problema supusă controlului.

Controlul reciproc constă în corectarea şi confruntarea la aceeaşi unitate a unor documente cu conţinut identic, însă diferite ca formă pentru aceleaşi operaţii, sau diferite, însă legate reciproc.

Controlul încrucişat constă în verificarea şi confruntarea tuturor documentelor existente la unitatea controlată, la alte unităţi cu care s-au făcut decontări sau de la care s-au primit şi s-au livrat produse, mărfuri, materiale şi alte valori materiale.

Alte tehnici de efectuare a controlului documentar, sunt: investigaţia de control, calculul de control, examenul critic, analiza contabilă, comparaţia contabilă şi balanţele sintetice şi analitice de control.

Prin investigaţia de control înţelegem modalitatea prin care se obţin informaţii din partea personalului a cărei activitate se verifică, prin studierea unor probleme ce nu reies clar din documentele şi evidenţele puse la dispoziţie.

O altă tehnică de efectuare a controlului documentar, este calculul de control, ce reprezintă reproducerea unor secvenţe ale muncii îndeplinite de contabili, prin care se obţin probe asupra realităţii înregistrării contabilităţii.

Prin comparaţia contabilă, înţelegem examinarea comparativă a diferitelor şolduri din evidenţele analitice cu cele din conturile sintetice supuse controlului documentar.

Mai este prezentată şi o altă metodă, examenul critic, ce implică verificarea documentelor şi evidenţelor tehnic-operative, contabile şi financiare. Eficienţa acestei metode depinde de experienţa şi pregătirea profesională a persoanelor care efectuează controlul financiar.