Dezvoltarea și evidența colecțiilor

Managementul dezvoltarii colectiilor are ca scop promovarea institutiei bibliotecare prin valoarea colectiilor de documente, prin calitatea resurselor informationale puse la dispozitia utilizatorilor.

Informarea asupra cerintelor si necesitatilor utilizatorilor.

Nu se poate vorbi de o politica de dezvoltare a colectiilor fara a se lua in considerare structura procesului didactic, la nivelul cercetarii stiintifice din mediul univesitar. In mod implicit colectiile Bibliotecii Facultatii de Geografie si Geologie trebuie sa asigure informatiile necesare si obligatorii, suplimentare dar si interdisciplinare referitoare la toate disciplinele si materiile de studiu incluse in programele de invatamant si cercetare.

Colectiile bibliotecii trebuie analizate amanuntit pentru a se efectua o evaluare clara, profunda a circulatiei documentelor, rezultanta directa a cerintelor si necesitatilor de informare ale utilizatorilor.

De foarte mare importanta sunt planurile de cercetare stiintifica, bibliografiile facultative si obligatorii pentru fiecare disciplina. Astfel, in ceea ce priveste informarea privind activitatea de dezvoltare a colectiilor, in salile de lectura trebuie sa existe un caiet de sugestii pentru documentele de interes pe care biblioteca nu le-a achizitionat sau file volante cu deziderate privind lectura.

Trebuie desemnati patru bibliotecari: trei custozi de la salile de lectura si unul de la Centrul de Imprumut informatizat care sa urmareasca si sa elaboreze periodic statistici privind circulatia documentelor de interes si tendintele de lectura curente. Aceste analize au ca scop colaborarea stransa si interactiva, informarea recenta si continua a Serviciului de Dezvoltarea Colectiilor privind eventualele sugestii referitoare la achizitia de documente.

Editurile care publica documente in domeniul bibliotecii pot fi cooptate pentru a efectua impreuna cu aceste expozitii de carte noua sau de carte de stoc, in urma carora este posibil de a obtine si beneficia de rabaturi sau chiar donatii pentru publicatiile de profil.

Expozitiile pot avea o periodicitate bine definita, se pot desfasura in spatiul larg si luminos din sala destinata custozilor, loc unde respectivele colectii sunt si protejate.

Pentru a mentine o gestiune a acestor parteneri se poate realiza o baza de date locala cu editurile care publica documente ce trateaza subiecte de interes in activitatea de cercetare tematica efectuata de cadrele didactice, cercetatorii si studentii facultatii.

Baza de date locala ar cuprinde inregistrari simple cu numele editurilor, adresele, persoanele de contact, numerele de telefon si data ultimei convorbiri/ oferte.

Furnizarea de catre Serviciul de Dezvoltarea Colectiilor a unor cataloage de edituri straine, a unor liste de noutati ale bibliotecilor straine sau ale unor expozitii de carte straina, cercetarea bazelor de date ale unor mari biblioteci trebuie sa devina un punct de plecare pentru achizitia de carte straina. Intrucat produsul la care se face reclama se cumpara, achizitia de carte straina poate fi obtinuta prin indreptarea granturilor, a resurselor financiare ale facultatii catre biblioteca.

Selectia privind continutul colectiilor si utilitatea acestora.

Activitatea de selectie a documentelor este imediat urmatoare informarii. Ea se realizeaza in cadrul Serviciului de Dezvoltarea Colectiilor dar depinde major de profilul bibliotecii filiale si de corelarea cu planurile de invatamant si cercetare. Desigur este foarte greu de tinut pasul cu aspectele cantitative, respectiv cu satisfacerea dorintelor de informare a unui numar tot mai mare de utilizatori in conditiile unor resurse financiare limitate.

Achizitia documentelor.

Achizitia documentelor la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie este realizata in cea mai mare parte in mod centralizat fiind sustinuta de catre Unitatea Centrala. Facultatea de Geografie si Geologie achizitioneaza doar periodicele straine si sustine financiar continuitatea abonamentelor celor 16 titluri de publicatii seriale.

Activitatea de dezvoltare a colectiilor trebuie sa fie planificata, constanta si continua astfel incat "cerintele de informare ale utilizatorilor sa fie satisfacute la timp si in mod economic"*7.

Resursele financiare.

Trebuie dezvoltate si planificate resurse complementare, surse gratuite, sponsorizari si donatii de documente. Donatiile pot fi sursa importanta de completare curenta dar si retrospectiva daca este nevoie. Cadrele didactice - autori ai unor cursuri universitare si manuale - pot si trebuie sa doneze bibliotecii documente de interes pentru utilizatori. Documentele obtinute prin donatii trebuie sa sufere procese de control si selectie riguroase ale caror criterii trebuie sa fie: spatiile existente de crestere, starea documentelor oferite spre donare, analiza factorilor de interes/ dezinteres ai utilizatorilor fata de informatia pe care o poarta"8.

Donatiile pot fi efectuate si sub forma unor sume de bani cu destinatie precisa spre cumpararea publicatiilor de profil.