Documente electronice în guvernarea electronică

1.Documentul electronic

1.1. Noţiuni introductive ale documentului electronic

Noţiunea de document electronic se utilizează pentru a exprima modul în care este prezentată informaţia ce alcătuieste documentul respectiv: informaţia digitală. Noţiunea de document electronic este sensibil mai largă noţiunii de înscris. Pe suport informatic se poate alcătui orice reproducere, constând în date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, înregistrări sonore sau de voce.

Documentul este un “ansamblu coerent şi finit de informaţii structurate şi cu destinaţie precisă aflat pe un anumit suport” (definiţia ISO) Mijloc de comunicare, prin excelenţă, el este omniprezent în întreprinderi. Mesajele, facturile, devizele şi alte documente repetitive şi complexe antrenează soluţii de imprimare diverse şi variate, adesea neuniforme şi întotdeauna costisitoare. Limitele biroticii, pe de o parte, şi formarea de echipe de dezvoltare specializate pentru fiecare aplicaţie, pe de altă parte, obligă întreprinderile să investească în instrumente capabile să acopere circuitul complet al documentelor şi compatibilitatea cu platformele deja existente.

Marea evoluţie a documentului constă în capacitatea sa de a deveni inteligent şi de a fi administrat corespunzător, fără a contribui la creşterea costurilor ansamblului circuitului de producţie documentară. Timpii de reacţie tind să se scurteze, cultura întreprinderii poate fi mai reactivă şi pro-activă.

Documentul electronic a fost definit ca orice reprezentare sub formă electronică a unor fapte, lucruri sau situaţii relevante din punct de vedere juridic, susceptibile de a fi redate într-o formă inteligibilă. Documentul electronic este o realitate socială de necontestat. Pentru a deveni o realitate juridică el trebuie să posede aceleaşi însuşiri care sunt specifice şi documentelor scrise. Astfel documentul electronic atestă în cuprinsul său acte şi fapte relevante juridic, iar redarea lor se face într-o formă inteligibilă. Această însuşire se realizează mai greu decât în cazul documentelor clasice, datorită particularităţilor specifice mediului electronic.

Documentul electronic poate fi utilizat de către persoanele fizice şi juridice în toate domeniile de activitate în care este posibilă utilizarea dispozitivelor electronice şi a mijloacelor tehnice şi de program ce permit crearea, prelucrarea, păstrarea, transmiterea şi primirea informaţiei în formă electronică El poate fi utilizat pentru transmiterea datelor şi comunicărilor, ţinerea corespondenţei, întocmirea actelor juridice, precum şi în calitate de document de plată.

Documentul electronic trebuie să corespundă următoarelor cerinţe principale:

a) să fie creat, prelucrat, păstrat şi transmis cu ajutorul mijloacelor tehnice şi de program;

b) să conţină atribute ce permit confirmarea autenticităţii lui, adică una sau mai multe semnături digitale ce corespund condiţiilor şi cerinţelor stabilite de prezenta lege;

c) să fie creat şi utilizat prin metode şi într-o formă ce ar permite identificarea alcătuitorului documentului electronic;

d) să fie prezentat (redat) într-o formă perceptibilă;

e) să fie accesibil pentru utilizare repetată.

Documentul electronic poate fi expediat, transmis şi primit cu ajutorul sistemelor informaţionale automatizate, de telecomunicaţii, al sistemelor informaţionale de telecomunicaţii, al mijloacelor de telecomunicaţii, al reţelelor şi purtătorilor materiali, dacă legea nu prevede altfel. Acesta va fi expediat şi transmis într-o formă ce permite adresantului acestuia să-l păstreze şi să-l reproducă.

Mediul electronic impune în mod evident o modalitate de a putea semna în formă electronică. Semnătura electronică nu mai este o reprezentare grafică a numelui semnatarului, ci o colecţie de date în format electronic, ce respectă însuşirile de mai sus, respectiv încorporarea, ataşarea sau asocierea cu un document electronic, cu intenţia de a produce efecte juridice şi care permit identificarea semnatarului.