Software pentru gestiunea electronică a documentelor

GED-ul a devenit o componentă importantă a sistemelor informaţionale ale firmelor în care ea introduce funcţii de gestiune sau de prelucrare a documentelor “vii” , menite să secondeze aplicaţiile şi programele birotice.

În cele ce urmează este prezentată una din soluţiile GED de pe piaţa internaţională, şi anume “Immagina 2”, care este un produs program ce serveşte la arhivarea, organizarea şi căutarea documentelor, fiind realizat de firma italiană Generazione Informatica S.R.L..

Caracteristicele promovate de această soluţie de gestiune a documentelor sunt multiple, dintre care enumerăm:

- suportă tipuri de documente fără limite predefinite ca număr sau structură;

- permite prin intemediul unor proceduri speciale recuperarea selectivă şi conversia documentelor deja arhivate cu alte sisteme de gestiune electronică a documentelor;

- permite achiziţia şi prelucrarea imaginilor în culorile alb şi negru;

- este în măsură să gestioneze un volum mare de documente, de ordinul milioanelor (chiar şi în formate diferite de formatul clasicul A4, conţinând text şi imagini)

- suportă imagini în diferite formate;

- permite găsirea documentelor simple sau multiple. Pentru a se adapta exigenţei diverselor tipologii de utilzatori, permite interogarea intuitivă pentru cei mai puţin experimentaţi, dar şi interogări SQL avansate pentru experţi. În sprijinul căutării există filtre dinamice, care permit şi sortarea rezultatelor obţinute;

- este integrată cu aplicaţii Microsoft Office şi aplicaţii în arhitectura standard Microsoft OLE şi COM;

- suportă şi e integrată cu sisteme de poştă electronică: Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Lotus Notes, etc.

- permite consultarea şi schimbul de informaţii şi imagini între diferite sisteme cu ajutorul protocoalelor pentru Internet, asigurând în acelaşi timp un control asupra accesului;

- permite vizualizarea şi tipărirea documentelor arhivate şi în alte locuri decât local;

- permite fiecărui client să se conecteze la diferite servere distrribuite în reţea;

- permite migrarea documentelor memorate, de la un tip de suport la altul (transferul pe CD a documentelor de pe hard);

- permite arhivarea optică ce substituie arhivarea în formatul tradiţional pe hârtie;

- permite căutarea/vizualizarea şi tipărirea documentelor arhivate pe Internet/Intranet prin intermediul browsere-lor standard (IE, Netscape, Opera, etc).