Tehnologii Asistate de Calculator

Tehnologii asistate de calculator

Tipuri de date si operatii specifice acestora

Excel trateaza lista ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul obisnuita, pana cand selectati una dintre optiunile meniului Data. Prin optiunile acestui meniu el va trata lista ca pe un tabel dintr-o baza de date relationala.

Pentru ca Excel sa trateze lista ca pe un tabel dintr-o baza relationala si nu ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul, trebuie respectate urmatoarele reguli:

1. Nu se construieste intr-o foaie de calcul decat o singura lista, deoarece unele facilitati pentru administrarea listelor (cum este de exemplu operatia de filtrare) nu pot folosi la un moment dat decat o lista.

2. Daca in foaia de calcul mai exista si alte date, trebuie sa lasati liber cel putin un rand intre lista si aceste date pentru ca Excel sa poata detecta si selecta usor lista atunci cand executati operatii de sortare, filtrare si inserare de formule pentru calcule statistice sau de subtotaluri.

3. Nu inserati randuri randuri si coloane libere in interiorul listei deoarece Excel foloseste acest mecanism pentru a lista de restul foii de calcul.

4. Scrieti etichetele coloanelor in primul rand al listei astfel incat Excel sa le poata recunoaste ca nume de campuri pe care sa le le foloseasca apoi la operatiile de cautare si organizare a datelor si la crearea rapoartelor.

5. Celulele dintr-o coloana trebuie sa contina informatii de acelasi tip, la fel ca si campurile dintr-un tabel al bazei de date. De exemplu, daca aveti o coloana cu numele Data nasterii, toate celulele din acea coloana a listei trebuie sa contina o data de tip data calendaristica, in care sa se pastreze data nasterii. Pentru a avea o flexibilitate cat mai mare in exploatare (in special in operatiile de cautare si de filtrare), este bine sa descompuneti datele cat mai mult. De exemplu, daca trebuie sa inregistrati in lista respectiva o persoana dupa diferite elemente ale adresei (de exemplu numele strazii si numarul blocului) este bine sa descompuneti si adresa in mai multe campuri: strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament.

6. Folositi o formatare diferita pentru etichetele coloanelor (font, dimensiune si stil pentru caractere, bordura si model sau umbra pentru fundal) fata de cea pe care o folositi pentru datele din lista.

7. Pentru a separa etichetele coloanelor de date, folositi borduri pentru celule si nu randuri libere sau linii punctate.

8. Nu inserati spatii la inceputul celulei deoarece ele vor afecta operatia de sortare.

9. Nu puneti datele importante la dreapta sau la stanga listei, deoarece este posibil ca ele sa fie ascunse atunci cand filtrati lista.

10. Este bine sa folositi o coloana pentru numerotarea inregistrarilor din lista. Aceasta coloana va fi similara cu campul de date in care se pastreaza numarul inregistrarii dintr-un tabel baza de date care insa in cazul unui sistem de gestiune a bazelor de date este adaugat automat de acesta si folosit in exploatarea tabelului la localizarea inregistrarilor. Acest camp este foarte util in lista atunci cand in urma unei operatii de sortare nu ati obtinut ceea ce doreati. Veti folosi campul cu numarul inregistrarii pentru a reface aranjarea initiala a inregistrarilor in lista.

11. Plasati campul cel mai folosit din lista in prima coloana.

Ati vazut ca o baza de date relationala este formata din mai multe tabele. Daca vreti sa simulati o baza de date folosind produsul de calcul tabelar Excel, va trebui mai intai sa definiti tabelele sub forma de liste in mai multe foi de calcul din acelasi registru sau din registre diferite, dupa care sa stabiliti legatura dintre aceste liste, folosind referirea tridimensionala. Prin referirea tridimensionala, identificati datele dintr-o lista aflata intr-o alta foaie de calcul, precedand adresa celulelor cu identificatorul tabelului. Separarea celor doua elemente de adresare se face cu !. De exemplu Agenda!Nume se refera la coloana Nume din foaia de calcul Agenda.