Utilizarea SGBD-urilor în instituțiile publice

1.DATE,INFORMATII,CUNOSTINTE

1.1 Rolul si locul datelor in sistemul informatic.

Preluarea datelor in sistemul informatic poate incepe din momentul si de la locul generarii lor si este conditionata direct de cerintele de informare a sistemului deservir de sistemul informatic ,de necesitatile de valorificare a informatiei preluate din mediul extern sistemului informatic.Datele preluate in sistemul informatic din mediul extern trebuie sa fie :reprezentative ,reale,complete si actuale.În utilizarea unui sistem informatic se aplica regula GIGO (Garbage In Garbage Out),care este echivalenta cu enuntul :pentru a furniza informatii utile,sistemul informatic trebuie alimentat cu date de buna calitate.

Sistemul informatic se definete in raport cu sistemul informational al organizaiei care cuprinde totalitatea informatiilor vehiculate în intreprindere, la un moment dat ,alaturi de suporii de informatie corespunzatori,circuitul informaional I prelucrarile efectuate asupra informatiilor .Atunci cand gestionarea informatiilor in sistemul informational se face utilizand tehnologia informatica, sistemul se numeste sistem informatic.

Într-un sistem informatic datele au dublu rol :În primul rand ele sunt obiect al prelucrarii (materie prima).Prelucrarea datelor într-un sistem informatic este un proces creator de valoare ,care cuprinde:

- Preluarea datelor din mediul exterior si memorarea lor in memoria externa a sistemului de calcul ;

- Manevrarea si reorganizarea datelor , prin ordonare, grupare ,interclasare , selectie (filtrare),modificarea suportului de memorare, etc.

- Procesarea datelor, ce poate avea ca rezultat generarea de noi date, cu noi semnificatii informationale;

- Analiza si evaluarea coninutului informaional al datelor ;

- Prezentarea datelor intr-o forma care sa satisfaca necesitaile informaionale ale utilizatorului .

Din acest punct de vedere, datele se caracterizeaza prin volum si prin dinamica ;atât volumul datelor cât si volumul modificarilor asupra lor sunt factori determinani pentru alegerea modului de organizare a datelor .

În al doilea rând,datele sunt principala resursa a sistemului informatic,alaturi de celelalte resurse,personalul specializat,echipamentele electronice de calcul si instrumentele logice(programele utilizate,metodele de analiza si proiectare,metodele si tehnicile de organizare si prelucrare a datelor).Altfel spus,principalele resurse sunt reprezentate de,hardware,software si dataware.

Valorificarea resursei de date se realizeaza prin prelucrarile efectuate cu ajutorul programelor si cu sprijinul factorului uman si al componentei hardware.Este recunoscut ca celelalte trei resurse ale sistemului informatic nu au valoare efectiva,în lipsa resursei de date.

Prelucrarea electronica a datelor nu trebuie sa constituie un scop în sine.Înlocuirea sau,uneori,dublarea activitatii de înregistrare manuala a datelor prin înregistrarea lor folosind tehnologia informatica este inutila daca,in urma prelucrarii electronice a datelor,nu se obtin efecte suplimentare,cum ar fi,

- Înlaturarea unor operatii manuale de prelucrare;

- Realizarea de prelucrari complexe în timp mai scurt sau pentru volume de date atât de mari încât nu pot fi prelucrate manual;

- Creterea gradului de accesibilitate i de acuratee;

- Reducerea volumului suporilor de arhivare a datelor si cresterea siguranei in stocarea si prelucrarea lor,etc.

Introducearea prelucrarii automata a datelor adauga timpi noi necesari operatiilor specifice de prelucrare :proiectarea si intretinerea sistemului informatic,preluarea datelor,validarea si corectarea erorilor aparute la preluare,prelucrari suplimentare pentru intreinerea si asigurarea datelor.

Un sistem informatic este eficient atunci cand asigura, in aceste conditii.

- Diminuarea timpilor necesari operarii asupra datelor ;

- Diminuarea semnificativa a operaiilor manuale , slab productive;

- Un nivel de prelucrare a datelor performat;

- Inlaturarea barierelor generate de distanele fizice,in cadrul sistemului;

- Reducerea costurilor implicate de gestionarea datelor;

- O mai buna valorificare a datelor,in sprijinul activitaii intregii organizatii.

1.2 Notiuni fundamentale utilizate în organizarea datelor

Datele sunt stocate în memoria interna i memoria externa a oricarui sistem de calcul.Organizarea datelor se refera la procesul de definire i structurare a datelor în coleciile de date,precum i la realizarea legaturilor între elementele unei colecii i între coleciile de date.Organizarea datelor se proiecteaza în scopul regasirii automate a acestora dupa diverse criterii .

Obiectivele organizarii datelor sunt, în principal, urmatoarele:

- Timp de acces minim la date;

- Apariia o singura data a datelor în sistem;

- Spaiu de memorie interna i externa pentru date cât mai mic;

- Reflectarea prin organizarea tuturor legaturilor dintre procesele economice pe care aceste date le reprezinta;

- Posibilitatea modificarii structurii datelor i a relaiilor dintre date fara a produce schimbari în programele care le gestioneaza.

Tehnicile de organizare a datelor în colecii date sunt : fisierul de date i baza de date.

Fisierul de date reprezinta o colecie de date memorata pe un suport tehnic într-o succesiune de înregistrari.Accesul la o înregistrare din fiierul de date se obine prin parcurgerea înregistrarilor fiierului în secvena în care au fost stocate (acces secvenial) sau pe baza unei chei de identificare care sa permita regasirea rapida a înregistrarii (acces direct). Accesul direct se obine prin indexarea fiierelor, adica prin crearea unor tabele de indeci care pentru fiecare valoare a atributului cheie primara (atribut care permite identicarea în mod unic a unei înregistrari din fiier) sa conina adresa coespunzatoare (în cadrul fiierului) a fiecarei înregistrari .

Sistemele informatice motenite foloseau cu preponderena organizarea a datelor în fiiere de date.Aceasta organizare a datelor în fiiere de date prezinta urmatoarle dezavantaje :

- Redundana mare (stocarea acelori date în mai multe fiiere);

- Acces dificil la date ;exploatarea multiutilizator a datelor necesita operaii suplimentare de sortare,fuziune,ventilare etc.;

- Izolarea datelor,adica nu pot fi realizate programe pe calculator care sa acceseze datele într-o maniera globala;