Comunicarea eficientă - dimensiune esențială a stabilității unei echipe

Scurt rezumat:

In aceasta lucrare am incercat sa evidentiem caracteristicile pe care trebuie sa le aiba o echipa eficienta; am vrut sa aratam cate tipuri de instruire se pot adopta in cadrul unei echipe.De asemenea , am vrut sa aratam cat este de importanta motivarea membrilor unei echipe.Am incercat totodata sa caracterizam doua metode de construire a unei echipe,este vorba despre exercitiile de spargere a ghetii (ice-breaking), si despre metoda construirii de echipa (team-building).

1. Caracteristicile unei echipe eficiente

Echipele eficiente de ingineri au in mod tipic urmatoarele caracteristici:

• contin nu mai mult de 10 membri¬;

• membrii aleg sa lucreze in echipa;

• membrii lucreaza de la inceputul pana la sfarsitul proiectului;

• membrii participa la lucrul in echipa cu norma intreaga;

• membrii raporteaza numai sefului echipei si seful raporteaza conducerii;

• functii cheie- marketingul, ingineria si industria manufacturiera sunt incluse in echipa;

• membrii sunt asezati la o distanta adecvata pentru conversatie.

Putine echipe includ toate aceste caracterisici ;dar echipele care lucreaza bine indeplinesc multe din acestea si stiu unde exista probleme asa ca pot compensa.O echipa mica, (mai putin de 10) face membrii sa se dedice mai mult si usureaza comunicarea.Nu numai ca e dificil sa comunici intr-un grup mare, dar este si greu sa tii cont de parerea fiecaruia si sa ajungi la un acord comun.Cerinta ca membrii sa lucreze cu norma intreaga face ca echipele sa fie mici.Daca marimea inca mai reprezinta o problema, tehnicile de implementare a inovatiei sau arhitectura produsului poate duce la impartirea muncii printre echipele mici.Este exact ceea ce a facut Boeing cand a realizat 777.Compania a impartit munca intre 238 de echipe de lucru.

Continuitatea de la un capat la altul depaseste problemele de comunicare si raspundere care apar ca urmare a transferarii proiectului " peste zid " catre grupul urmator.Implicarea cu norma intreaga clarifica de asemenea responsabilitatile, clarificand in acelasi timp problemele oamenilor astfel incat acestia sa poata concentra profund acestui subiect.

Relatiile bazate pe raportare sunt cruciale, pentru ca atunci cand trebuiesc luate decizii multifunctionale in legatura cu afacerea, echipa trebuie sa se priveasca ca o echipa cu drepturi depline, nu doar ca un grup de reprezentanti functionali sau un grup de ingineri.

Faptul ca lucreaza in acelasi loc este o alta tehnica ce contribuie la o buna accelerare si marire a sigurantei comunicarii.Aceasta imbunatateste la randul ei rezolvarea problemelor si luarea decizilor,amandoua reprezentand activitati de baza in procesul de dezvoltare.

Asa de eficienta cum este, metoda gruparii in acelasi loc, nu este usor de realizat in multe companii.Multe echipe de dezvoltare sunt dispersate in mai multe locuri, uneori chiar pe continente diferite.Aceasta face gruparea la un loc dificila,chiar imposibila.Chiar si pentru echipele din aceeasi zona metropolitana, obstacolele includ:

• lipsa de spatiu suficient;

• griji privind activitatile ce pot distrage sau lipsa intimitatii;

• directorii functionali ingrijorati sa nu piarda de su control oamenii " lor ";

• lipsa de statut;

• lipsa unui birou permanent.

Comunicarea directa ramane de departe mediul de cea mai buna calitate pentru a transmite multe tipuri de informatii si a primi raspunsuri corecte, rapide.Astfel, gruparea in acelasi loc este foarte eficienta.

1. a. Cum sa creezi o echipa

Alegerea sefului echipei este cea mai importanta in viata unui proiect.Un proiect ce vizeaza un produs nou simplu va trebui sa depaseasca multe obstacole datorita naturii inovatoare a proiectului.Un sef slab nu va fi in stare sa se ocupe de probleme, asa ca echipa mnageriala se va implica in asta, ceea ce va incetini proiectul.Progresul rapid depinde de un director/sef dispus oricand, cu o atitudine de tipul pot-sa-fac, care preia comada cand apar prbleme.

Conducatorul de echipa trebuie considerat in primul rand un director general, nu un expert functional.Adevarata aptitudine ceruta este sa integreze marketing-ul, ingineria, prelucrarea si alte departamente intr-o directie solida.

1. b. Aptitudinile conducatorilor de echipe

Sunt doua grupari esentiale de aptitudini care subliniaza aceasta capacitate generala de a conduce:aptitudinile privind viziunea asupa produsului si aptitudinile de a lucra cu oamenii.O definitie comuna a conducatorului include abilitatea de a transforma viziunea in rezultate. Pentru a avea un produs nou pe piata, conducatorul trebuie sa aiba o viziune larga , integratoare si concentrata asupra produsului si sa fie capabil sa comunice aceasta viziune celorlalti.

Nevoia de abilitati in alucra cu oamenii este probabil evidenta,dar majoritatea acestor aptitudini isi au radacinile intr-o abilitate innascuta sau dezvoltata pe termen lung;rareori pot fi instruiti in finctie de necesitati.

Astfel de aptitudini includ abilitatea de a face urmatoarele:

• sa incorporeze diverse puncte de vedere, mai ales de la persoanelemai retrase sau asupra a ceea ce priveste subiectele neplacute;

• sa rezolve conflicte;

• sa dezvolte aptitudinile membrilor si increderea acestora in ei;

• sa motiveze membrii in mod intrisec;

• sa mearga inainte fara sa fie autoritar;

• sa obtina resursele umane sau de alt tip necesare;

• sa protejeze echipa de ceea ce o poate distrage;

• sa mentina o atmosfera relaxanta in conditii de stres si sa folseasca umorul in mod eficient.

In mod clar, conducatorul are nevoie de cunostinte privind tehnologia si alte discipline profesionale implicate in proiect, dar cunostintele profunde pot fi obtinute pe parcurs prin incurajarea micromanagementului.Echipa va avea de asemenea nevoie de aptitudini conventionale de lucru pe proiect , precum abilitatea de a conduce sedinte in mod eficient, de a programa si monitoriza evolutia.