Organizarea Evenimentelor

Organizarea evenimentelor

În DEX, găsim următoarele definiţii: „eveniment = întâmplare importantă (din viaţa socială sau particulară), fapt de mare însemnătate, întâmplare remarcabilă”. Evenimentele tipice, organizate cu un anumit prilej sunt: Jubileul şi aniversările, Inaugurarea, reinaugurarea, Recepţia, Adunarea generală anuală, Târgurile/evenimentele expoziţionale, Demarările proiectelor, campaniilor etc.

Evenimente care urmăresc un anumit obiectiv, scop, o sarcină fixată în prealabil:

OBIECTIVUL COMUNICĂRII TIPUL EVENIMENTULUI

FORMAREA AUTOPERCEPŢIEI • Manifestaţie în scopul informării

• Manifestaţie cu prilejul începutului de campanie

EMOŢIONAREA ŞI ACTIVAREA • Toate formele de eveniment, în special petreceri

• Manifestaţii în scopul motivării

• Evenimente în scopul stimulării

INFORMAREA ŞI COMUNICAREA • Congrese

• Forumuri

• Manifestaţii

• Simpozioane

• Conferinţe

• Workshopuri

COMUNICAREA CU PRIVIRE LA PRODUS • prezentarea produsului

• evenimente, tururi promoţionale

• evenimente la locurile de vânzare

• expoziţii

• târguri

COMUNICAREA CU PRIVIRE LA ÎNTREPRINDERE • ziua porţilor deschise

• prezentarea întreprinderii

• adunarea generală anuală

• târguri

CONTACTUL CU DIFUZORII MESAJULUI • evenimente dedicate presei

• evenimente PR

• evenimente VIP

• întâlniri cu comercianţii

FORMAREA IMAGINII • Toate formele de eveniment

OBIECTIVE INDIRECTE • Sponsorizarea

• Cooperarea

Procesul de conştientizare: În întreprinderi este uneori necesară schimbarea modului de percepţie, de gândire

Sensibilizarea şi activarea: Pentru realizarea acestor obiective pot fi folosite următoarele evenimente: Toate formele de eveniment, în special petreceri, Manifestaţii în scopul motivării, Evenimente în scopul stimulării

Informarea şi comunicare: Informaţiile pot fi aduse la cunoştinţă prin: Congrese, Forumuri, Manifestaţii, Simpozioane, Conferinţe,Workshopuri

Comunicarea cu privire la produs Informaţiile se pot transmite prin: prezentarea produsului, evenimente, tururi promoţionale, evenimente la locurile de vânzare, expoziţii, târguri.

Comunicarea cu privire la întreprindere: ziua porţilor deschise, prezentarea întreprinderii, adunarea generală anuală, târguri.

Formarea imaginii Evenimentele oferă posibilitatea ca imaginea organizaţiei să se: Profileze, Întreţină, Îmbunătăţească, Să fie pusă în evidenţă

Abordarea difuzorilor de mesaje: Acestui scop îi slujesc: evenimente dedicate presei, evenimente PR, evenimente VIP, întâlniri cu comercianţii

Obiective indirecte Pe lângă rolul nemijlocit al unei întreprinderi sau al unei instituţii ca organizator de evenimente, există posibilitatea ca aceasta să participe ca Sponsor, În cadrul cooperării la evenimentul unui alt organizator.

2. După amploare (mărime, dimensiune) evenimentele se clasifică în:

• Evenimente majore: campionate sportive

• Mega-evenimente: Jocurile Olimpice, FIFA World Cup.

• Evenimente „Hallmark”: Carnavalul de la Rio, Turul Franţei, Oktoberfest in Munchen

• Evenimente locale

După formă sau conţinut Evenimentele pot fi clasificate în:

• Evenimente culturale: Festivalul de Teatru de la Sibiu

• Evenimente de afaceri: conferinţe, expoziţii, tururi promoţionale

• Evenimente sportive

Conceptul unui eveniment: conţinut şi formă exterioară

Conceptul este o parte esenţială a unui eveniment. De aceea, el trebuie să fie plătit adecvat, chiar dacă, din păcate, acest lucru nu este de la sine înţeles. În general, se face distincţie între onorariile pentru prezentare şi onorariile pentru concept. Onorariul pentru prezentare se plăteşte agenţiei pentru întocmirea şi prezentarea conceptului. Drepturile de folosinţă rămân la autor, dacă nu s-a convenit altceva. Onorariul pentru concept se plăteşte în cazul în care agenţia este delegată să lucreze în continuare

Briefing-ul: În cadrul briefing-ului trebuie găsite răspunsuri la următoarele întrebări: Care este grupul-ţintă? Care este prilejul pentru care se organizează evenimentul? Unde trebuie să aibă loc evenimentul? Care este momentul planificat pentru desfăşurarea evenimentului? Cât trebuie să dureze evenimentul? Cât de mare este bugetul? Ce rezultate trebuie să aibă evenimentul?

Elemente mai puţin importante ale briefing-ului sunt: Care este misiunea evenimentului? Care sunt obiectivele evenimentului? Cum se încadrează în comunicarea globală? Ce probleme există? Ce ajutoare există? Ce mai trebuie avut în vedere?

Elemente ce alcătuiesc conţinutul conceptului:

Grupul-ţintă sau cine?

Pentru a ne defini corect grupul-ţintă trebuie să răspundem la următoarele întrebări:Cine sunt participanţii?Cât de mulţi sunt?De unde vin?Ce doresc ei?Ce limbi vorbesc?Cărei culturi, cărui domeniu de activitate îi aparţin?