Aprovizionare cu mărfuri

Aprovizionarea este una din activităţile componente ale funcţiei comerciale prin

intermediul căreia întreprinderea intră în relaţii economice cu alte societăţi comerciale.

Prin aprovizionare, activitate foarte complexă care presupune un laborios proces

decizional, înţelegem orice acţiune care are drept scop procurarea de bunuri şi

servicii necesare desfăşurării proceselor producţiei culinare, prestării serviciilor şi

desfacerii mărfurilor către populaţie.

Conducerea ştiinţifică a aprovizionării se bazează în primul rând pe cunoaşterea

căilor şi mijloacelor prin care se pot optimiza acele activităţi care determină un consum

mare de muncă vie şi materializată şi contribuie nemijlocit la asigurarea întreprinderii cu

mijloacele materiale necesare realizării obiectivelor stabilite în plan. În al doilea rând,

conducerea ştiinţifică a aprovizionării presupune orientarea logică, în cadrul unui

program anual, a următoarelor procese:

- cercetarea cererii de mărfuri şi servicii a populaţiei;

- stabilirea necesarului de produse în volum şi structură;

- identificarea principalilor furnizori şi contactarea acestora pentru cunoaşterea

posibilităţilor de acoperire a necesarului stabilit;

- determinarea căilor optime de aprovizionat;

- încheierea contractelor;

- stabilirea necesarului de mijloace de transport şi contractarea acestuia;

- calcularea lotului optim de aprovizionat pe produs sau grupă de produse;

- recepţia calitativă şi cantitativă.

Nu ne propunem să analizăm toate fazele din care este compusă activitatea de

aprovizionare pentru că unele au fost deja studiate (la drept – încheierea contractelor), iar

altele vor constitui obiect de studiu al unor capitole din acest curs (determinarea căilor

optime de aprovizionare – la transporturi, calculul lotului optim – la gestiunea stocurilor).

În aceste condiţii, vom supune aici atenţiei celelalte etape ale activităţii de aprovizionare.

1.1. CERCETAREA CERERII DE BUNURI ŞI SERVICII A POPULAŢIEI

Modificarea continuă a mediului de afaceri, schimbările tehnologice rapide, creşterea

interrelaţiei întreprindere - mediu reclamă necesitatea utilizării de către orice

întreprindere a previziunilor, ca bază în luarea deciziilor operaţionale. Aceste previziuni

sunt utile în determinarea necesarului de resurse (de aprovizionat), în programarea

resurselor disponibile (băneşti, în special) şi în achiziţionarea resurselor necesare

desfăşurării proceselor operative (materii prime, materiale, mărfuri, personal etc.).

De exemplu, pentru un restaurant fast-food, managerul trebuie să previzioneze

numărul clienţilor pe zi şi tranşe orare, astfel încât să poată să se aprovizioneze cu materii

prime suficiente, să programeze corect numărul bucătarilor şi casierilor pe ore, în scopul

de a asigura un flux normal de servire şi de gestiona eficient stocurile.

Pentru activitatea de aprovizionare, previziunile sunt necesare deci în asigurarea

stocurilor la un nivel optim din punct de vedere cantitativ şi calitativ.

În general, cererea de mărfuri şi servicii a populaţiei suferă anumite modificări în

timp (dar şi în spaţiu), sub influenţa a numeroşi factori. A previziona cererea pentru un

anumit bun sau serviciu poate însemna luarea în calcul a numeroase elemente: tendinţa de

evoluţie a cererii din perioada anterioară, sezonalitatea ei, anticiparea schimbărilor

economice, sociale, politice, ecologice etc. ce pot modifica cererea ş.a.m.d. - deci foarte

multe informaţii. Şi totuşi, pot exista şi elemente care nu pot fi anticipate (factorii

conjuncturali).

Pe de altă parte, alături de factorii externi firmei, care influenţează cererea, pot fi

amintite şi acţiunile întreprinderii care pot “dirija” cererea, în sensul creşterii,

redistribuirii etc. De exemplu, fixarea unor tarife diferenţiate pe zile ale săptămânii (la un

hotel), sau pe sezoane (într-o staţiune), practicarea unor reduceri la preţul excursiei pentru

grupuri mai mari (de către o agenţie de turism) sunt de natură să determine reducerea

sezonalităţii şi chiar creşterea cererii. Asemenea măsuri ale întreprinderii menite să

influenţeze cererea poartă denumirea de “managementul cererii”.

Acţiunea conjugată a factorilor care influenţează cererea are drept rezultat o anumită

evoluţie a acesteia; modelele de bază care cacterizează această evoluţie sunt1:

• modelul orizontal, caracteristic unei evoluţii cu fluctuaţii reduse, în jurul unei

valori constante;

• trendul, care caracterizează o tendinţă de creştere sau scădere în timp a cererii;

• modelul evoluţiei sezoniere, când se manifestă o anumită repetabilitate în timp a

creşterii sau descreşterii cererii (zilnic, săptămînal, lunar, trimestrial); în funcţie de

tendinţa manifestată de la un an la altul, modelul sezonier poate fi orizontal sau cu

tendinţă;

• modelul ciclic, când tendinţa cererii este repetabilă pe o perioadă mai mare de

timp (ani, decade); acest tip de evoluţie poate depinde de ciclurile economice sau

chiar de ciclul de viaţă al produsului ori serviciului;

• modelul evoluţiei aleatoare sau imprevizibile, atunci când nu există nici un fel de

tendinţă în evoluţia cererii.

Evoluţia reală a cererii unui bun sau serviciu poate fi o combinaţie din două sau

mai multe modele de bază.

Ce previzionăm? Există două categorii majore de indicatori care pot fi

previzionaţi, pentru a oferi informaţii absolut necesare în managementul operaţional:

• indicatori valorici – valoarea cheltuielilor de consum turistic, valoarea

desfacerilor, valoarea încasărilor din turism sau pe diferite categorii de servicii,

valoarea totală a costurilor sau pe elemente de cheltuieli etc.

1 A se vedea şi Radu Emilian (coord.), Managementul serviciilor, Editura Expert, Bucureşti, 2000

• indicatori cantitativi – număr turişti, număr clienţi în restaurant, număr clienţi în

spaţiile de cazare, număr preparate culinare vândute, pe grupe şi sortimente etc.