Contabilitatea elementelor de natura disponibilităților

Instituţiile publice, indiferent de sistemul de finanţare şi de subordonare, inclusiv activităţile de pe lângă unele instituţii publice, finanţate integral din venituri proprii, efectuează operaţiunile de încasări şi plaţi prin unităţile teritoriale ale trezoreriei statului in raza cărora isi au sediul si unde au deschise conturile de venituri, cheltuieli si disponibilitati. Este interzis instituţiilor publice de a efectua operaţiunile de mai sus prin băncile comerciale, cu excepţia situaţiilor prevăzute de lege.

Pentru efectuarea cheltuielilor prevăzute in buget, instituţiile publice au obligaţia de a prezenta trezoreriei statului la care au conturile deschise, bugetul de venituri si cheltuieli sau bugetul de cheltuieli aprobat.

Creditele bugetare aprobate pot fi folosite de instituţiile publice finanţate de la buget, la cererea ordonatorilor de credite, numai după deschiderea si repartizarea creditelor bugetare. Creditele bugetare aprobate in bugetul instituţiilor publice finanţate integral sau parţial din venituri proprii pot fi folosite in limita disponibilităţilor existente in cont.

Contabilitatea disponibilităţilor aflate in conturi la bănci comerciale si a miscarii acestora, ca urmare a încasărilor si plaţilor efectuate in valuta, se tine distinct in lei in valuta. De asemenea, contabilitatea disponibilităţilor aflate in casieria instituţiilor publice se tine distinct in lei si valuta.

Instituţiile publice pot ridica din contul de finanţare sau din conturile de disponibil deschise la unităţile trezoreriei statului, sume pentru efectuarea de plaţi in numerar, reprezentând drepturi de personal, precum si pentru alte cheltuieli care nu se justifica a fi efectuate prin virament. Activitatea de caserie trebuie organizată astfel încât încasările si plaţi in numerar să fie efectuate in condiţii de siguranţă, cu respectarea plafonului de casă stabilit de către trezoreria statului pentru fiecare instituţie publica. Încasările efectuate prin casieria proprie trebuie depuse in conturile bugetare respective deschise la trezoreria statului.

Asimilate trezoreriei sunt si elementele denumite „ alte valori” care includ: timbrele fiscale si poştale, biletele de tratament si odihnă, tichetele şi biletele de calatorie, bonurile valorice pentru carburanţi auto,biletele cu valoare nominala, tichetele de masa, alte valori.

Casierul instituţiei publice are obligaţia întocmirii registrului de casã pe baza documentelor justificative primite (facturi fiscale, chitanţe, bonuri fiscale, dispoziţii de plată-încasare către casierie etc.). Zilnic, casierul totalizează operaţiile din ziua respectivă şi stabileşte soldul casei, care se reportează pe fila următoare. Exemplarul al doilea al registrului de casã se detaşează şi se predă compartimentului financiar-contabil in aceea zi sau cel mai târziu a doua zi, împreuna cu documentele justificative. Predarea se efectuează sub semnătura in registrul de casă. Compartimentul financiar-contabil verifică in aceeaşi zi sau cel mai târziu a doua zi, documentele de încasări şi plăti predat de casier, precum şi corectitudinea soldului înscris in registrul de casă.

In cazul încasărilor se verifica dacă sumele înscrise in registrul de casă corespund cu cele din duplicatele chitanţelor emise, din carnetele de cecuri sau documente specifice aprobate de organele competente. Compartimentul financiar-contabil verifică şi dacă sumele încasate şi pentru care s-au emis chitanţe au fost depuse la trezorerie in termenele şi condiţiile stabilite legal. Verificarea se efectuează pe baza înregistrărilor din registrul de casã şi a foilor de vărsământ.

In cazul operaţiilor de plata, se verifică dacă sumele înscrise in registrul de casă corespund cu cele din documentele prezentate ca: state de salarii, liste de plata, deconturi.

Sistemul documentelor de plata

Dispoziţia de plată — încasare către casierie serveşte ca:

• dispoziţie pentru casierie, in vederea achitării in numerar a unor sume, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans in cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit;

• dispoziţie pentru casierie, in vederea încasării in numerar a unor sume;

• document justificativ de înregistrare in registrul de casă şi in contabilitate, in cazul plăţilor in numerar efectuate fără alt document justificativ.

Registrul de casă serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor şi plaţilor in numerar, document de stabilire la sfârşitul fiecărei zile a soldului de casă, document de înregistrare zilnică in contabilitate a operaţiunilor de casă.

Registrul de casă în valută serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor si plăţilor in valută (numerar sau cecuri de călătore), document de stabilire la sfârşitul fiecărei zile a soldului de casă, document de înregistrare zilnică in contabilitate operaţiunilor de casă in valută.

Ordinul de deplasare serveşte ca dispoziţie către persoana delegata să efectueze deplasarea, document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de către titularul de avans, precum şi document justificativ de înregistrare in contabilitate.

Decontul de cheltuieli serveşte ca document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, document necesar pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans, precum şi ca document justificativ de înregistrare in registrul de casã şi in contabilitate.

Evaluarea disponibilităţilor.

Evaluarea la intrare

La momentul intrării in patrimoniul instituţiilor publice, disponibilităţile băneşti, indiferent de tipul lor (disponibilitati in conturi, numerar in casierie, alte valori etc.) sunt evaluate la valoarea nominala. Operaţiunile privind încasările şi plăţile in valută se înregistrează in contabilitate la cursul zilei, comunicat de BNR. Operaţiunile de vânzare-cumpărare de valută se înregistrează in contabilitate la cursul utilizat de banca comercială la care efectuează schimbul valutar fără ca acestea să genereze diferenţe de curs valutar.