Controlul de Gestiune prin Inventar

CONTROLUL FINANCIAR DE GESTIUNE

Controlul financiar de gestiune (CFG) este control financiar ulterior care urmareste respectarea dispozitiilor legale cu privire la gestionarea si gospodarirea mijloacelor materiale si banesti pe baza documentelor înregistrate în evidenta tehnico-operativa si în contabilitate.

CFG are ca obiectiv principal respectarea normelor legale cu privire la:

- existenta, integritatea, pastrarea si paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute sub orice titlu

- utilizarea valorilor materiale

- efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasarilor si platilor, în lei si valuta, de orice natura, inclusiv a salariilor si a retinerilor din acestea si a altor obligatii fata de salariati

- întocmirea si circulatia documentelor primare si de evidenta tehnic-operativa si contabila

CFG se exercita cel putin o data pe an. Acesta se efectueaza în totalitate sau prin sondaj în raport de volumul, valoarea si natura bunurilor, tentatiile si posibilitatile de sustrageri, conditiile de pastrare si gestionare, precum si de frecventa abaterilor constatate anterior, cuprinzandu-se un numar reprezentativ de repere si documente care sa permita tragerea unor concluzii temeinice asupra respectarii actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar.

În cazul constatarii de pagube, controlul se extinde asupra întregii perioade în care, legal, pot fi luate masuri de recuperare a acestora si de tragere la raspundere a persoanelor vinovate.

Persoanele împuternicite sa exercite CFG trebuie sa îndeplineasca aceleasi conditii cerute de lege pentru cele împuternicite sa exercite CFP.

Activitatea de CFG se urmareste de catre seful compartimentului de control financiar de gestiune pe baza programului de lucru semestrial. În acest scop, se organizeaza o evidenta simpla actelor de control încheiate, a altor actiuni efectuate în afara programului aprobat, precum si a principalelor rezultate obtinute (plusuri în gestiune, pagube constatate, sanctiuni aplicate, etc).

Controlul prin inventar este o parte componenta a controlului financiar de gestiune. Se apeleaza la procedura de inventariere din diverse motive:

- In cazul în care se constata ca la un moment dat anumite produse aflate în stoc nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune si deci nu exista un stoc corect al acestor produse.Acest lucru se observa când exista cantitati mici în stocul scriptic si în realitate sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantitati mari în stocul scriptic iar în depozit si la raft exista cantitati mici la produsul în cauza) si deci iese în evidenta faptul ca exista erori în baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc corectate.

- În momentul în care se decide ca prin sondaj sa se verifica stocurile, pe furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci nu se stie în momentul începerii actiunii daca stocurile sunt sau nu corecte.

- În momentul în care se constata ca ceva nu este în regula în datele contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauza si se constata documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune si deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).

- O data cu începerea unui nou an se efectueaza inventar la totalul magazinelor incusiv la depozitul central de marfa. Legea îi obliga pe comercianti sa efectueze cel putin o data pe an un inventar total.

În cadrul inventarierii se vor compara stocurile si soldurile faptice cu cele scriptice si se stabilesc eventualele diferente.În cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt dupa cum urmeaza:

- dupa momentul în care se executa controlul, raportat la momentul desfasurarii activitatii operatiilor ce se controleaza, acesta este un control financiar – contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercita dupa desfasurarea activitatilor sau operatiilor economico-financiare si contabile cu privire la gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectueaza dupa înregistrarea documentelor de intrare a marii atât în gestiune, cât si în contabilitate.În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate preturile de vânzare, a fost asezata marfa la raft, diferenta de marfa a fost depozitata în depozitul central de marfa etc. În contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se refera la transferul din contul de avize în contul de facturi, au fost eventual platite o parte din facturile scadente la plata de la furnizorii de marfa cu produse cosmetice etc.

- dupa modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este organizat si exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al agentilor economici si urmareste respectarea dispozitiilor legale cu privire la gestionarea si gospodarirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor înregistrate în evidenta tehnic-operativa si contabilitate.

Acest control este efectuat cel putin o data pe an si se efectueaza în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul, valoarea si natura bunurilor, tentatiile si posibilitatile de sustrageri, conditiile de pastrare si de gestionare precum si frecventa abaterilor constatate anterior.

Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de stabilire a realitatii, existentei si miscarii mijloacelor materiale si a desfasurarii activitatilor economico-financiare. Aceasta forma de control are ca obiectiv determinarea exacta a cantitatilor existente (stocul real de marfa, cel faptic), a starii în care se gasesc, a stadiului si modului de folosire,a respectarii legalitatii în utilizarea lor.

În cazul inventarierii procedura de lucru a fost urmatoarea:

- în prima faza a fost luata o declaratie de la gestionar cu privire la bunurile din gestiune.În declaratie acesta trebuie sa completeze daca are cunostiinta de eventuale minusuri sau plusuri în gestiune si sa explice cauza care a dus la aceste diferente de stoc.

- apoi se listeaza stocul scriptic al produselor.Pentru a fi siguri ca în lista respectiva vor fi incluse toate produsele existente în baza de date, produse care au intrare de la furnizori diferiti,se va printa un raport pe departamentul.Nu se va lista la imprimanta fiecare furnizor care aduce produse deoarece este posibil ca unii furnizori sa contina în lista lor de produse nu numai produse ale unitatii ci si alte produse.Deci pentru a se usura volumul de lucru se va lista un singur raport si anume cel pe departament. În acest fel vom fi siguri ca în acel raport au intrat toate produsele, indiferent de furnizorul care le aduce.