Controlul Faptic

Multitudinea activităţilor din economie, intercondiţionarea acestora impune folosirea mai multor procedee de control financiar. Stabilirea procedeului de control este îndeosebi determinată în funcţie de natura şi volumul activităţii ce urmează a fi controlate. Metodologic, controlul este un proces de cunoaştere şi perfecţionare prezentând atât o latură obiectivă determinată de specificul obiectului, cât şi o latură subiectivă, prin aceea că în anumite momente obiectul este simplificat. Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente, metodologic organic structurate, se utilizează selectiv, diferenţiat în funcţie de natura activităţilor sau operaţiunilor controlate, formele de control fianaciar, sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente şi a posibilităţilor de perfecţionare a activităţii controlate. Metodologia de control utilizează atât modalităţi proprii de cercetare şi acţiune cât şi ale altor discipline, putând fi folosite o serie de metode tehnice ca: controlul financiar faptic, controlul financiar documentar, controlul financiar tematic, controlul financiar total, controlul financiar parţial, controlul financiar complex, controlul financiar încrucişat, controlul financiar mixt, controlul financiar repetat, etc. Aceste metode se utilizează în mod selectiv şi combinat în raport cu circumstanţele.

Controlul faptic este procedeul de stabilire a realităţii, existenţei şi mişcării mijloacelor materiale şi băneşti şi a desfăşurării activităţilor economico-financiare. Controlul faptic se execută la locul de existenţă a mijloacelor materiale şi băneşti şi are ca obiectiv determinarea exactă a cantităţilor şi valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului şi modului de prelucrare, a respectării legalităţii în utilizarea lor.

Principalele modalităţi sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnică şi analiza de laborator, observarea directă, inspecţia fizică, etc.

Inventarierea ca modalitate principală de control faptic are ca obiectiv constatarea la un moment dat, a existenţei cantitative şi calitative a elementelor de activ şi de pasiv ale unei unităţi gestionare, precum şi a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. Pe lângă constatarea stocurilor şi a soldurilor faptice, inventarierea include şi compararea acestora cu cele scriptice şi stabilirea eventualelor diferenţe.

Inventarierea este o modalitate specifică de control contabil. Contabilitatea se caracterizează prin realitatea şi exactitatea datelor înregistrate. Din cauze subiective sau obiective, în timpul gestionării bunurilor, este posibil ca unele operaţii să nu fie consemnate în documente în momentul producerii lor şi ca atare să nu fie înregistrate în conturi. De exemplu ca rezultat al influenţei agenţilor naturali, unele bunuri pierd din greutatea sau calitatea lor, neglijenţa sau intenţia gestionarilor poate duce la dispariţia unor bunuri, fără ca acestea să fie consemnate în documente şi înregistrate în conturi. Datele înregistrate în conturi pot să nu concorde cu cu realitatea ca urmare a greşelilor de calcul şi înregistrare sau întocmirea defectuoasă a documentelor privind unele operaţii economice. Datorită acestor cauze este necesar să se controleze existenţa tuturor valorilor materiale şi băneşti, în scopul descoperirii neconcordanţelor dintre datele înregistrate în evidenţă şi realitate. Prin inventariere se controlează şi modul de conservare a mijloacelor economice, ceea ce contribuie la întărirea spiritului gospodăresc în gestiunile respective.

Inventarierea de control, ca tehnică a controlului financiar, coincide numai parţial cu activitatea mult mai largă de inventariere periodică a întregului patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a elementelor de control faptic cu cele documentare şi prin efectuarea unor operaţiuni specifice de regularizare a rezultatelor. În funcţie de specificul activităţii şi de natura mijloacelor materiale este indicată declanşarea simultană a inventarierii de control la aceleaşi repere, pe întreaga unitate, îndeosebi în cazul materialelor de masă, ceea ce are drept consecinţă creşterea eficienţei controlului faptic, deoarece se înlătură unele posibilităţi de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii. Din aceleaşi considerente, o condiţie esenţială pentru surprinderea realităţilor efective e ca inventarul de control să se efectueze inopinat. Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea implică şi controlul exactităţii soldurilor scriptice la reperele inventariate. Aceasta presupune controlul şi asupra documentelor şi evidenţei privind intrările şi ieşirile de bunuri pe perioada anterioară.

Expertiza tehnică şi analiza de laborator sunt modalităţi de control care se utilizează în munca de control financiar, atunci când complexitatea unor probleme depăşeşte nivelul de pregătire, aparatura de care dispune sau competenţa legală atribuită organului de control. În aceste cazuri se recurge la serviciile, metodele şi aparatele unor specialişti din domeniul chimic, tehnic, sanitar.

Expertizele tehnice sunt necesare pentrau stabilirea integrităţii valorilor materiale, realităţii unei operaţii, cunoaşterea parametrilor de funcţionare a utilajelor, rezistenţei unor materiale sau construcţii, randamentelor energetice şi termice, consumului de materiale şi a volumului de manoperă pentru o lucrare sau produs.