Pregătirea negocierilor

Complexitatea realitatilor contemporane în care se desfasoara negocierile în afacerile economice internationale are un impact deosebit asupra comportamentului negociatorilor si a performantei în tratative. Astfel, având în vedere mobilitatea considerabila a economiei de piata contemporane, diversificarea politicilor economice nationale si internationale, precum si a tehnicilor manageriale specifice acestor afaceri, concurenta accentuata care caracterizeaza piata mondiala, cât si diferentele mari care exista între natiuni si deci între negociatori, în domeniul cultural, religios si al traditiilor, nu este de mirare ca pregatirea minutioasa a negocierilor conditioneaza într-o mare masura performanta afacerilor economice. Situându-se la polul opus al îndeplinirii acestei cerinte, putem sa afirmam ca un negociator mai putin pregatit demonstreaza, mai devreme sau mai târziu ca nu stie în mod practic despre ce vorbeste.

Organizarea în bune conditii a negocierii presupune stabilirea cu claritate a scopului negocierii, a obiectivelor si a finalitatii acestora. De la început trebuie sa se precizeze ce se doreste, ce se face, cu cine se face, cum se face, prin ce mijloace.

Înainte de a fi facuta propunerea de începere a negocierilor, e necesara o intensa activitate de documentare, de culegere de informatii, de analiza, de elaborare de documente, proiecte si propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine rezultatele scontate.

În aceasta perioada au loc o serie de sondaje si de tatonari la niveluri diferite cu persoanele si grupurile interesate, se fac informari si comunicari colaterale, se primesc sau se cauta semnale referitoare la obiectul negocierii. Este evident ca în aceasta faza, informatiile au mai ales un caracter informal, colateral.

Daca e vorba de relatiile economice internationale, o buna pregatire a procesului de negociere consta, în principal, în urmatoarele actiuni:

a) cunoasterea pietei exterioare, a climatului general de afaceri si identificarea partenerilor potentiali. Acest lucru presupune o buna cunoastere a legislatiei si a uzantelor comerciale, a celor financir-valutare, incidentele acestora, a capacitatii pietei, a posibilitatilor de transport etc. De asemenea se vor culege date privind starea economico-financiara a partenerului, reputatia acestuia, precum si religia, traditiile populare.

b) fixarea celui mai potrivit moment de apartie pe piata si în acest scop, folosirea adecvata a conjuncturii economice internationale, determinata de raportul cerere-oferta, de sezonalitatea productiei si a consumului, de obiceiurile de consum,precum si de religie si de obiceiurile populare.

c) definirea obiectivelor proprii în cadrul negocierii si raporatarea acestora la obiectivele partenerului, anticiparea pe cât posibil a acestora. În acest sens, se recomanda simularea negocierii, mai ales în cadrul operatiunilor cu un grad ridicat de complexitate.

d) stabilirea legaturilor de afaceri prin corespondenta, prin agenti intermediari sau prin contacte directe. Un rol important îl are acum cererea de oferta a carei principala functie este aceea de a initia tratativele cu partenerii în vederea încheierii unor tranzactii comerciale.

În ceea ce priveste negocierile sindicat-patronat, pregatirea acestora trebuie sa aiba în vedere obtinerea de informatii referitoare la revendicarile salariatilor si respectiv, la posibilitatile reale ale patronatului precum si la rezervele existente.

Desi are un rol primordial în reusita negocierilor, nu exista însa practic posibilitatea de a împinge pregatirea acestora pâna acolo încât sa se poata anticipa, în detaliu, intentiile partenerului.

Asigurarea unor conditii corespunzatoare de desfasurare a negocierilor, trebuie sa fie în atentia celor ce se ocupa de prgatirea si mai ales, de desfasurarea negocierilor. În acest sens, locul unde se vor desfasura negocierile prezinta o mare importanta. Acesta poate fi atât sediul uneia din parti, cât si un teren neutru (ex: târguri, expozitii) caz în care cei doi parteneri au de facut fata unor probleme similare. De asemenea, când se vorbeste despre locul de desfasurare a negocierii, trebuie sa se aiba în vedere atât sala în care se vor desfasura tratativele (suficient de încapatoare, bine luminata, încalzita corespunzator), cât si alte elemente: mobila (trebuie sa asigure confort), sonorizarea, linistea ce trebuie asigurata, unele servicii ce trebuie prestate (o sala pentru pauze, pentru discutii particulare sau pentru o eventuala retragere a membrilor echipei de negociere, pentru punerea de acord a parerilor acestora; un bufet pentru gustari etc.).

În timpul negocierilor va fi interzis accesul unor persoane straine în sala, cu exceptia colectivului de redactare a acordului care trebuie sa stenografieze punctele asupra carora s-a cazut de acord si sa redacteze forma finala a acordului.