Controlul public intern la instituțiile publice

1. Introducere

Controlul intern este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în vederea organizării administrării fondurilor, conform reglementărilor legale, în mod economic, eficient şi eficace, şi include structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Controlul intern s-a confruntat în permanenţă cu lărgirea sistematică a ariei de aplicare. În prezent controlul intern se referă la toate activităţile, programele şi procedurile, la întreg patrimoniul, la toţi membrii organizaţiei şi în acelaşi timp acţionează permanent.

Începând din 1999, în sistemul de control românesc este introdus prin lege, conceptul de control intern şi audit intern numai pentru entităţile publice, ceea ce a impus necesitatea unor clarificări ale conceptelor şi practicilor în domeniu. Prin această lege, controlul intern este propus într-o manieră europeană, în sensul că se prevăd atribuţiile generale şi specifice ale controlului intern iar modalităţile de organizare şi exercitare al acestuia rămânând la dispoziţia managementului entităţii publice.

2 .Definiţii ale controlului intern

Definiţiile controlului intern cele mai autorizate sunt cele care au fost formulate de către organizaţiile profesionale ale auditorilor şi experţilor contabili. Ni se pare ca util de a lua ca subiect de reflexie cele care au fost date în Franţa, în Anglia, în SUA şi de către auditorii interni. Le vom cita în ordine:

a) „ Controlul intern este ansamblul de securităţi care contribuie la gestionarea întreprinderii. El are drept obiectiv, de a asigura protecţia, salvgardarea patrimoniului şi a calităţii patrimoniului, aplicarea instrucţiunilor conducerii şi de a favoriza ameliorarea performanţelor. El se manifestă prin organizare, metode şi proceduri ale fiecărei dintre activităţile întreprinderii pentru a menţine perenitatea acesteia. ”

(Ordinul Experţilor Contabili şi Contabililor Agreaţi, 1977)

b) „ Controlul intern cuprinde ansamblul sistemelor de control, financiar şi altele, pus în operă de către conducere, în scopul de a putea orienta afacerile întreprinderii într-un mod ordonat şi eficace, de a asigura respectarea politicilor de gestiune, salvgardare a activelor şi garantare atât cât este posibil a exactităţii şi a stării complete a informaţiilor înregistrate. ” (Proiect al Consultative Committee of Accountancy Bodies de Grande Bretagne, iunie 1978)

c) „ Controlul intern este format din planuri de organizare şi din toate metodele şi procedurile adoptate în interiorul unei întreprinderi pentru a proteja activele sale, a controla exactitatea informaţiilor furnizate de către contabilitate, pentru a creşte randamentul şi de a asigura aplicarea instrucţiunilor conducerii. ”

(American Institute of Certified Public Accountants)

d) „ Obiectivele principale ale sistemului de control intern sunt de a asigura:

- fiabilitatea şi integritatea informaţiei;

- respectarea politicilor, planurilor, procedurilor, legilor şi reglementărilor;

- salvgardarea bunurilor;

- utilizarea economică şi eficace a resurselor;

- realizarea obiectivelor şi a scopurilor atribuite unei activităţi sau unui program. ” (Institute of Internal Auditors, iunie 1978)

Controlul intern presupune:

- o structură organizatorică ierarhizată şi delimitată care să asigure separarea sarcinilor si supervizarea activităţilor;

- un manual de proceduri interne (instrucţiuni şi norme interne de lucru);

- un sistem informaţional corespunzător.

În mod concret, managementul stabileşte pentru fiecare domeniu, compartiment, activitate, programe, formele de control intern cele mai adecvate, menite să limiteze sau să elimine riscurile asociate activităţilor sub forma:

1. Autocontrolului propriilor activităţi eficiente prin respectarea de către fiecare salariat a procedurilor de lucru instituite.

Activităţile desfăşurate într-o organizaţie cuprind lanţuri de procesare de-a lungul cărora sunt repartizate locuri de muncă. Fiecărui loc de muncă îi sunt ataşate una sau mai multe sarcini.

Dacă ne referim la un proces financiar, aceste sarcini pot fi clasificate in mod sintetic astfel:

- execuţia unor operaţiuni (recepţia unor bunuri achiziţionate, elaborarea unui ştat de salarii). Operaţiunea se execută pe baza unei proceduri clare şi precise care cuprinde pe lângă descrierea propriu-zisă a conţinutului operaţiunii şi diferitele puncte de control prin care salariatul poate aprecia că a executat operaţiunea in mod concret, cheile de control ataşate operaţiunii. Spre exemplu, sumele de plată cuprinse în ştatul de salarii sunt egale cu salariul brut mai putin reţinerile, etc.;

- decizie (autorizare sau aprobare) referitoare la execuţia unor operaţii;

- administrarea sau păstrarea patrimoniului;

- înregistrarea contabilă a operaţiunilor

Din punct de vedere material aceste sarcini corespund elaborării, autentificării (sub aspectul controlului de conformitate), avizării documentelor ce au valoare de documente justificative.

2. Controlului mutual sau reciproc, realizat între fazele unui lanţ procedural, exercitat de fiecare post de lucru asupra modului de efectuare a prelucrărilor în cadrul postului de lucru anterior, pentru a putea adăuga propriile prelucrări şi de a pregăti controlul pe care îl va efectua postul de lucru următor.