Documentația sistemului de management al calității

Documentaţia SMC – definire, scop şi importantă

Unul dintre punctele de plecare în cursa pentru implementarea sistemului de management al calităţii îl constituie întocmirea documentaţiei sistemului. În practică se spune că ”întâi scriem aşa cum dorim şi trebuie să facem, apoi facem aşa cum am scris”.

Componentele documentaţiei unui sistem de management al calităţii include:

• politica şi obiectivele în domeniul calităţii, care sunt realizate de către managementul de vârf căruia îi revine şi sarcina de a se asigura de comunicarea şi înţelegerea lo în cadrul organizaţiei;

• procedurile documentate cerute de standardul SR EN ISO 9001 şi anume: controlul documentelor, controlul înregistrărilor, auditul intern, controlul produsului neconform, acţiuni corrective şi acţiuni preventive; aceste procedure prezintă interes pentru toate compartimentele firmei, motiv pentru care se va solicita colaborarea tuturor responsabilităţilor de departamente la elaborarea lor;

• alte documente necesare organizaţiei pentru a se asigura de deţinerea controlului asupra tuturor proceselor pe care le derulează (procedure operaţionale, instrucţiuni tehnologice, instrucţiuni de lucru etc);

• înregistrările calităţii care constituie dovada îndeplinirii tuturor acţiunilor unei organizaţii orientate spre calitate (procese verbale de la diverse tipuri de şedinţe, certificate de calitate, rapoarte de instruire etc).

Documentaţia SMC are ca obiective principale următoarele aspect:

• furnizarea de informaţii adecvate şi utile pentru realizarea şi coordonarea diverselor procese din firmă;

• demonstrarea conformităţii activităţii desfăşurate cu cerinţele diferitelor norme şi referenţiale;

• împărtăşirea cunoştinţelor, păstrarea şi transmiterea experentei accumulate.

Utilizarea acestei documentaţii poate contribuii la :

• obţinerea conformităţii cu cerinţele clientului şi a îmbunătăţirii calităţii;

• asigurarea unei instruiri adecvate;

• asigurarea repetabilităţii şi a trasabilităţii;

• furnizarea de dovezi obiective, referitoare la activităţile desfăşurate în cadrul organizaţiei;

• evaluarea eficacităţii şi a adecvării continue a sistemului de management al calităţii în concordanţă cu schimbările care pot surveni în structură şi orientarea organizaţiei.

2. Politica si obiectivele referitoare la calitate

Juran este unul dintre primii specialist care a acordat atenţia cuvenită politicii în domeniul calităţii. El a delimitat patru teorii pe baza cărora poate fi formulată politica firmei în deomeniul calităţii:

- teoria capabilităţii, în care atenţia este concentrate asupra desfăşurării corespunzătoare a procesului de producţie;

- teoria competitivităţii, care pune accentul pe atragerea clienţilor, astfel încât aceştia să rămână fideli întreprinderii;

- teoria utilizării, potrivit căreia se acordă importanţă diversificării produselor şi serviciilor, pentru satisfacerea cerinţelor diferite ăla clienţilor;

- teoria performanţei maxime, potrivit căreia întreprinderea urmăreşte să devină lider prin calitatea produselor şi serviciilor pe care le oferă.

Potrivit standardului ISO 9000:2006, politica referitoare la calitate reprezinta “intentii si orientari generale ale unei organizatii referitoare la calitate asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai inalt nivel”.

Politica in domeniul calitatii trebuie sa fie in deplina concordanta cu ralitatile economice si sociale ale organizatiei, cu disponibilitatile sale reale de dezvoltare si de expansiune pe piata. O politica formala, lipsita de aceste fundamente , nu va putea fi concretizata prin obiective realizabile si deci va fi neoperabila la nivelul firmei, paralizand practice SMC.

Politica în domeniul calităţii trebuie difuzată, înţeleasă şi implementată. Această politică reprezintă una dintre sursele de îmbunătăţire continuă a SMC, fiind reactualizată ori de câte ori se consideră necesar pentru atingerea unor obiective de nivel superior. Procesul de elaborare şi implemenatare a politicii în domeniul calităţii este prezentat în figură 1.