Managementul prin Proiecte

Creşterea rolului produselor şi tehnologiilor noi în asigurarea unor profitabile activităţi economice, reflectata în amplificarea activităţilor de cercetare dezvoltare din întreprinderi, în multiplicarea institutelor de cercetări şi proecrări, impune o serie de cerinţe noi în fata mangementului acestora. Ca urmare, în conceperea ci realizarea procesului de management intervin o serie de modificări menite sa asigure conceperea şi asimilarea rapida şi eficienta de noi produse, tehnologii etc. În elementele nou apărute se detaşează sistemul managementului pe baza de proiect, modalitatea specifica de adaptarea a conducerii la amploarea şi ritmul actual de manifestare a progresului ştiinţifico-tehnic.

În mod firesc definirea managementului prin proiecte – prescurtat MPP – implica stabilirea în acest context a conţinutului noţiunii de proiect.

Proiectele sunt activităţi unice orientate spre un obiectiv, cu un grad ridicat de noutate şi cu o sarcina de lucru complexa. Ele sunt limitate în timp şi din punct de vedere al resurselor materiale şi umane, necesitând, de obicei, o colaborare inter-disciplinara în cadrul unei structuri organizatorice speciale, precum şi metodologii speciale, implicând şi riscuri specifice. Obiectivul urmărit îl reprezintă crearea unei valori noi (produs, serviciu, structura etc.). Altfel spus proiectul presupune o efectuarea unei activităţi temporare în scopul creării unui serviciu sau produs nou.

1.1. Caracteristicile esenţiale ale unui proiect

Caracteristicile esenţiale ale unui proiect sunt următoarele:

- rezultatul final al unui proiect este o unitate sau un număr mic de unităţi, în opoziţie cu producţia de masa sau de serie mare caracterizate prin cantităţi apreciabile din fiecare produs al gamei sortimentale;

- in general nu exista decât un comparator şi un beneficiar final pentru produsul al cărei realizare se urmăreşte prin proiect, situaţie radical deosebita de cea existenta în cazul producţiei de masa serie mare, mijlocie sau mica;

- materialele şi produsele utilizate sunt foarte diversificate de unde rezulta necesitatea ca frecvent, pe parcursul proiectului sa se efectueze cercetări aplicative ale căror rezultate se integrează în ansamblul proiectului în curs de realizare;

- diversificarea şi complexitatea problemelor implica unui număr de cadre de diferite specialităţi care, în mod obişnuit, îşi desfăşoară munca în mai multe compartimente;

- spre deosebire de producţia curenta, dezvoltarea unui proiect este temporara, un obiectiv major reprezentându-l însăşi reducerea la maximum a duratei realizate;

- dat fiind importanta resurselor umane, materiale şi financiare implicate de realizarea proiectului este necesara stabilirea în avans cat mai detaliata, a operaţiunilor şi termenelor de executare; noutatea şi diversitatea problemelor, dificultăţile tehnice şi restricţiile temporare fac extrem de dificila întocmirea de planuri realiste detaliate pe termen lung, mediu şi chiar scurt, ceea ce se reflecta şi în necesitatea adaptărilor în funcţie de evoluţia realizării proiectelor;

- constituirea unor forme organizatorice temporare ce funcţionează paralel cu structura organizatorica de baza a întreprinderii.

Având în vedere elementele prezentate, managementul prin proiecte poate fi definit ca un sistem de conducere aplicabil pe o perioada limitata, de regula câţiva ani, în vederea realizării unei probleme complexe de mari dimensiuni şi definite precis, care presupune desfăşurarea unui ansamblu de activităţi de natura foarte diferita şi necesita, implicit, participarea unei game mari de specialişti din diferite subdiviziuni organizatorice ale unei organizaţii, integraţi temporar intr-o structura autonoma a proiectului respectiv.

Proiectele apar la toate nivelurile de organizare. Ele pot implica o singura persoana sau o echipa de persoane.

Exemple de proiecte:

- dezvoltarea şi lansarea unui produs nou;

- reorganizarea sau restructurarea unei firme;

- proiectarea, achiziţionarea şi implementarea unui sistem informatic;

- construirea unei noi hale de producţie;

- introducerea unui sistem nou de evaluare a performantelor angajaţilor etc.

1.2. Etapele managementului prin proiecte

Etapele managementului prin proiecte sunt urmatoarele:

- Definirea proiectului;

- Desemnarea conducătorului de proiect;

- Stabilirea echipei de proiect;

- Alegerea variantei organizatorice;

- Elaborarea bugetului proiectului;

- Precizarea modalităţilor de control;

- Realizarea proiectului;

- Finalizarea proiectului;

- Dizolvarea echipei de proiect.

2. Elaborarea bugetului proiectului

Atingerea obiectivelor proiectului implică cheltuirea unor sume importante de bani. De aceea trebuie să se cunoască cum se estimează şi se elaborează bugetul unui proiect şi să se identifice principalii factori ce trebuie luaţi în considerare la elaborarea bugetului.

2.1. Costurile proiectului

Costul ia naştere când se cheltuieşte o sumă de bani (se cumpără materiale, se plătesc salariile angajaţilor, se închiriază utilaje). Aceste costuri în cadrul proiectului se împart:

- După natura lor: costuri materiale, costuri cu resurse umane, costuri cu echipamente.

- După modul în care se regăsesc în rezultatele activităţii: cheltuieli directe (cheltuieli adresate direct unei anumite activităţi din cadrul proiectului); cheltuieli indirecte (legate indirect de activităţile proiectului: personal de administraţie, chirii, iluminat)

Termenul de cost standard reprezintă costul predeterminat al proiectului. Acest cost standard iniţial are valoarea unei estimări (la început apare ca o estimare, pentru ca ulterior pe timpul execuţiei proiectului este utilizată ca reper pentru urmărirea şi controlul performanţelor proiectului). Se stabileşte pe baza datelor istorice şi este calculat pentru fiecare activitate şi tip de resurse utilizate în parte. De ex. se poate calcula costul standard al manoperei în activitatea de zidărie şi separat costul standard al altor materiale de construcţii.

Costul standard al proiectului este unul dintre parametrii de bază ai acestuia şi are o importanţă hotărâtoare în decizia de implementare a proiectului. În plus are un rol major în procesul de urmărire şi control a costurilor efective.