Protocol și relații cu publicul

Reguli de Conduita si Protocol in Organizarea Conferintelor

Relatiile publice reprezinta un tip de activitate la care recurg organizatii sau institutii publice ori private. Relatiile publice au rolul de a promova imaginea organizatiei sau institutiei sau de a informa organizatia in privinta reactiilor opiniei publice. Relatiile publice reprezinta un fenomen de interactiune, deci ele vor implica in mod necesar doi factori: organizatia sau institutia si publicul ei. Pentru promovarea imaginii organizatiei, cat si pentru corecta ei informare, departamentul de relatii publice va recurge la procese de comunicare. La limita se poate spune ca relatiile publice sunt un caz particular al comunicarii.

Relatiile publice reprezinta functia manageriala distincta care ajuta la stabilirea si mentinerea unor limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciproca si la cooperarea dintre o organizatie sau institutie si publicul ei. Activitatile de relatii publice sunt practicate in si pentru institutii guvernamentale si non-guvernamentale, pentru firme care urmaresc profitul, dar si pentru asociatii civice, ecologice, filantropice, pentru institutii bancare, pentru institutii internationale. Ele au obiective diferite, de la persuadarea publicului in favoarea unei organizatii, pana la determinarea organizatiei de a-si schimba atitudinea fata de publicul sau, de la sprijinirea functionarii democratice a unei societati, pana la promovarea intereselor unei firme sau unei personalitati.

Specialistii in relatii publice lucreaza fie in firme de consultanta autonome, fie in departamente de profil ale guvernelor, institutiilor, asociatiilor.

Relatiile publice implica numeroase tipuri de activitate: scrierea si editarea de mesaje, relatia cu presa, cercetarea, activtatea de management, consilierea. Un tip de activitate a relatiilor publice este conferinta de presa. Aceasta, alaturi de stirile de presa, de scrisori, anunturi, rapoarte, face parte din mesajele transmise de catre anumite organizatii sau institutii, publicului.

Conferintele de presa sun un caz particular de intervievare. La conferinta participa mai multi jurnalisti, iar timpul pus la dispozitie este limitat. In acest caz si mai ales cand jurnalistii prezenti trebuie sa transmita un articol imidiat dupa incheierea conferintei, acestia trebuie sa puna intrebarile da care au nevoie. Aceasta poate insemna ca jurnalistii sa fie agresivi uneori, sa strige intrebarile, sau sa se ridice in picioare pentru a le formula astfel incat sa fie siguri ca sunt auziti. In aceasta situatie, persoana sau persoanele care au organizat conferintele de presa, trebuie sa foloseasca un ton calm, un limbaj adecvat evenimentului prezentat.

Multi din cei ce organizeaza conferinte de presa, par sa isi imagineze ca in cadrul acestui eveniment pot manevra un grup de stenografi docili. Nici un reporter nu are voie sa lase ca aceasta idee sa prinda radacini. Poate ca aceste evenimente sunt organizate exclusiv cu scopul de a genera publicitate, dar aceasta nu inseamna ca jurnalistii trebuie sa intre in jocul organizatorilor.

Conferinta de presa este o descriere scurta, destinata presei, care cuprinde informatii cu privire la un punct de vedere sau asupra unui subiect important pentru public. Conferinta de presa trebuie sa fie concisa. In desfasurarea acesteia, se citeste un comunicat de presa, care trebuie sa fie scurt si clar.

Conferinta de presa serveste la informarea asupra organizarii unei manifestari ce merita sa fie reflectata in presa, dar si la familiarizarea jurnalistilor cu activitatile institutiilor care au organizat conferinta. Institutiile, organizatiile sau persoane publice trebuie sa organizeze frecvent conferinte de presa, daca vor ca actiuniile lor sa fie cunoscute. Scopul conferintei de presa este furnizarea de informatii despre un eveniment ce merita sa intre in atentia opiniei publice.